Historiquement, l’assemblée générale se faisait en présentiel. La crise sanitaire COVID et son cortège de restrictions a bouleversé nos habitudes et les dirigeants associatifs se sont adaptés : ils sont nombreux à avoir introduit dans leurs statuts la possibilité de tenir leurs AG à distance avec un vote en ligne. 

Peut-on faire une assemblée générale par visioconférence ?

De nombreuses plateformes de visioconférence permettent la tenue à distance assemblée générale – comme Framatalk, Zoom, Skype ou Google Meet  – mais en ce qui concerne le vote des résolutions, mieux vaut s’équiper d’une solution de vote électronique solide qui garantira la sécurité et la validité juridique du vote de votre AG, même à distance.

L’ordonnance adoptée dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire relative à l’épidémie de COVID-19 avait assoupli les conditions de participation à distance et le vote en ligne pour les associations dont ces dispositions n’étaient pas prévues par les statuts. Cette mesure était toutefois provisoire : depuis le 1er octobre 2021, seules les associations l’ayant prévu dans leurs statuts peuvent organiser leur AG en visio ou en audioconférence et procéder à un vote en ligne.

Le vote en ligne pour l’assemblée générale de mon association est-il donc juridiquement valide ?

Si cette modalité de vote est prévue dans les statuts de votre association et que vous respectez le formalisme qui y est indiqué (délais de convocation et communication des documents liés en particulier), votre vote en ligne sera valide.

L’organisation du vote en ligne en amont

• Préparez votre réunion comme si elle était en présentiel (trame, support qui pourra être projeté sur les écrans des participant.e.s, etc.).
• Définissez les rôles en amont de la réunion : qui prend les notes, qui fait défiler la présentation, qui parle en premier, en suivant, en dernier.
• Prévoyez d’être toujours à minima 2 pour animer (si l’un rencontre un problème de connexion, l’autre pourra le ou la remplacer).
• Adaptez votre trame de réunion à ce format en visio
• Optez pour un format court : 1h – 1h30 MAX. Prévoyez 15 minutes de battement en introduction pour que tout le monde puisse se connecter.

Adaptez ensuite l’animation de votre réunion : quelques outils peuvent vous permettre d’être tout de même collaboratif comme un espace “tchat” où chacun pourra s’exprimer

Rappelez les règles de modération en début et si vous le souhaitez, n’oubliez pas de régulièrement solliciter les questions.

Les avantages d’un vote en ligne pour l’Assemblée Générale de votre association

Plus d’efficacité 

Le principal avantage du vote électronique est qu’il dématérialise et automatise presque complètement le processus de vote : de la convocation au comptage des voix. La plateforme de vote vous permet de programmer les notifications correspondant à chaque étape du vote et de joindre les documents d’aide à la décision, elle authentifie les votants, établit la liste d’émargement et certifie les résultats du vote.

Efficacité écologique également, avec la dématérialisation des convocations, des documents joints et du matériel de vote (bulletin et urne) – sans compter qu’une AG et un vote à distance permet d’économiser le coût écologique du déplacement, éventuellement motorisé, de vos membres.

Plus de transparence

Le vote électronique rend les opérations de l’association beaucoup plus transparentes : toutes les activités de vote sont enregistrées électroniquement en temps réel et elles peuvent être examinées à tout moment par des observateurs. Sur des votes importants ou pour des associations de grande taille, cela renforce la confiance entre les membres, car ils peuvent voir exactement comment leurs votes sont comptabilisés et peuvent suivre ou consulter les résultats du vote lorsqu’ils le souhaitent.

Plus démocratique 

Le vote électronique peut contribuer à renforcer la démocratie au sein de votre association car il donne la possibilité aux membres qui ne peuvent pas se rendre à l’assemblée générale de prendre part à la gouvernance de leur association en votant sur des décisions importantes telles que les nouveaux statuts et les élections des membres du bureau.

Le vote électronique fournit ainsi une plateforme où tous les membres peuvent faire entendre leur voix et s’assurer que leurs opinions sont toujours prises en compte. Cela encourage une participation active et démocratique qui, à son tour, rend l’association plus efficace et démocratique.

Alors si vous cherchez un moyen d’accroître l’efficacité de votre association, considérez les nombreux avantages qu’offre le vote électronique* !

Comment organiser un vote en ligne gratuit pour votre association ?

Les plateformes de vote électronique

Pour choisir votre outil, il faudra prendre en compte :

• Le coût de l’outil : gratuit, offre d’essai, offre payante ?
• Ses limites : combien de participant.e.s maximum ? Y-a-t-il une durée limitée ?
• Son accessibilité : faut-il avoir un compte pour y accéder ? Est-il simple d’utilisation ?

Il existe des outils coopératifs gratuits permettant de mettre en place simplement des questionnaires et des sondages : c’est le cas des plateformes Framavox et Framaforms – un projet open source français – ou des incontournables américains Google Forms et Typeform. Vous pouvez également utiliser LimeSurvey, un outil payant mais proposant une version de démonstration gratuite.

Des prestataires spécialisés dans le vote en ligne garantiront également de façon sérieuse la sécurité et la validité de votre vote électronique : Neovote, V8te, Voxaly ou encore Alphavote

Enfin, HelloAsso a noué un partenariat avec l’association Civicpower pour proposer à ses associations utilisatrices un module exclusif d’organisation de vote d’assemblée générale en ligne sécurisé et conforme au RGPD. Civicpower est une association loi 1901 française qui met à disposition des citoyens, des associations et des élus une plateforme de vote sécurisée, transparente, décentralisée, souveraine et indépendante.

Faire une assemblée générale extraordinaire d’une association loi 1901 : les étapes, les définitions

Organiser une assemblée générale extraordinaire n’est pas difficile en soi, mais cela demande une certaine rigueur et du formalisme afin que tout se déroule dans de bonnes conditions.

Convocation des autres membres

En principe, ce sont les statuts qui fixent les règles de convocation à l’assemblée générale extraordinaire. Généralement, la convocation est écrite et envoyée par courrier (simple ou recommandé avec accusé de réception) ou par mail. Ou bien affichée dans les locaux de l’association ou publiée dans un journal régional ou national.

La convocation doit comprendre :

• Le nom de l’association ;
• Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale extraordinaire ;
• L’ordre du jour ;
• Le nom de la personne ou de l’organe qui a décidé l’AGE : bureau, conseil d’administration, une partie des membres si les statuts l’autorisent…
• La signature de la personne à l’origine de la convocation.

Quel délai pour convoquer les membres à une AGE ?

La convocation doit être adressée aux intéressés (avec les documents nécessaires s’il y en a) 15 jours à 1 mois avant la date de la réunion pour qu’ils puissent avoir tous les éléments en main le jour J.

Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Les membres du bureau sont en droit d’organiser une assemblée générale extraordinaire si les conditions ci-dessus sont respectées.
Dans le cas, où les dirigeants sont récalcitrants à l’idée d’organiser une assemblée générale extraordinaire, un référé devant le tribunal permet d’y faire face.

Pourquoi faire une assemblée générale extraordinaire ?

L’assemblée générale extraordinaire peut se tenir à tout moment dès lors que des questions sur l’avenir de l’association sont en jeu.

Il peut s’agir de modification des statuts (modification des statuts, changement du bureau, des règles d’adhésion, etc.), de questions financières telles que la signature d’un prêt ou l’acquisition d’un bien immobilier, de la fusion ou de la dissolution de l’association et de toute autre décision importante impactant la vie de l’association.

Quelle différence entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire ?

Contrairement à l’assemblée générale ordinaire qui a lieu annuellement, l’assemblée générale extraordinaire ou AGE peut se tenir à tout moment dès lors que des questions sur l’avenir de l’association sont en jeu.

Obtenez votre modèle de convocation à l’assemblée générale

Votre prénom *

Email *

Votre association

En cochant cette case, j'accepte que HelloAsso utilise mon adresse email pour me faire parvenir le document ci-dessus téléchargeable de l'article. *

• J’accepte.

Envoyer

Atteignez le quorum, pensez à une alternative pour les membres non présents

Généralement, il appartient aux statuts (ou à défaut le règlement intérieur) de fixer les conditions de quorum. Pour rappel, le quorum désigne le nombre de personnes qui détiennent un droit de vote pendant l’assemblée générale extraordinaire (et ordinaire) et le nombre de voix nécessaires pour valider les décisions.

Il est conseillé de ne pas prévoir un quorum trop élevé dans les statuts

Ainsi, pour atteindre le quorum, il est nécessaire de prévoir des conditions de vote pour les membres qui ne peuvent pas venir à l’assemblée générale extraordinaire. Par exemple, une procuration à un autre membre de l’association. Si la structure en a les moyens et si les statuts l’y autorisent, il est également possible d’organiser un vote par correspondance ou par internet via un site sécurisé.

Veillez au bon déroulement de l’assemblée générale extraordinaire (AGE)

Effectivement, le but de l’assemblée générale extraordinaire est de décider de l’avenir de l’association. Ainsi, elle soit être constructive.

• L’accueil des membres : afin de mettre une ambiance formelle, mais conviviale dès le départ, chaque membre devra être accueilli personnellement ;
• La signature de la feuille de présence : ce document permettra entre autres de vérifier que le nombre de quorum est bien atteint ;
• Le discours d’introduction : il doit être bref, mais explicite sur le sujet ;
• La prise de parole des membres : afin de garder le calme durant la réunion, il faut prévoir d’emblée un moment pour les questions et les suggestions et veiller à ce qu’il soit respecté ;
• Le vote : prévoir tous les matériels nécessaires au bon déroulement du vote
• Le procès-verbal : rédigé par le secrétaire de l’association, ce compte-rendu de l’assemblée générale extraordinaire résume les points discutés pendant la réunion ainsi que les décisions prises.

Bon à savoir

Le procès-verbal doit respecter un certain formalisme sur le fond et la forme sous peine d’annulation des décisions prises lors de l’AGE. Ainsi, il doit être précis, détaillé et complet.

Diffuser le procès-verbal aux adhérents

Si les statuts le stipulent, le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire doit être porté à la connaissance de l’ensemble des adhérents. Ainsi, il convient de l’afficher dans les locaux de l’association, ou sur son site internet afin qu’il soit consultable à tout moment. Autrement, une association n’a pas d’obligation légale de diffuser le procès-verbal de son AGE.

Et après l’assemblée générale extraordinaire ?

Pour toute décision qui a modifié les statuts, tels qu’un changement de dirigeant ou de dénomination sociale, une copie certifiée conforme du procès-verbal ou un extrait du procès-verbal qui a constaté le changement doit être adressé à la préfecture dans les trois mois qui suivent la décision.

Par ailleurs, un avis doit également être publié dans le journal officiel des associations. C’est seulement après toutes ces formalités que les changements seront opposables aux tiers.

Enfin, il faut également penser à prévenir la banque en cas de changement de président ou de trésorier.

Les prérequis

En pratique, l’assemblée générale ordinaire d’une association est le plus souvent annuelle. Elle se déroule ainsi généralement au mois de mars, septembre ou décembre. Toutefois, ce sont les statuts qui fixent la date (et éventuellement le lieu) ainsi que la fréquence de la tenue d’une AG. Dans la même optique, ces documents constitutifs déterminent les personnes autorisées à y assister. Dès lors, ils peuvent restreindre valablement la participation à des membres avec des statuts particuliers ou qui remplissent certaines conditions. Autrement dit, ils peuvent parfaitement bien écarter les membres qui n’ont pas réglé leurs cotisations et ceux qui ne sont pas suffisamment actifs par exemple. Mais, en principe, tous les membres de la structure associative doivent pouvoir prendre part à cette réunion.

Une fois les participants à l’AG ordinaire connus, il convient d’identifier la personne ou l’organe responsable de son organisation. Ici encore, il est essentiel de consulter les statuts de l’association 1901 ou le cas échéant son règlement intérieur. Selon les stipulations statutaires ou règlementaires applicables, il peut alors s’agir d’un membre du bureau ou du conseil d’administration. En revanche, en l’absence de toute mention dans les statuts et le règlement intérieur, cette mission incombe au président de la structure.

Bon à savoir

Même s’il ne s’agit pas d’une obligation légale, il est vivement conseillé aux organismes associatifs concernés de faire participer leur commissaire aux comptes à l’assemblée générale ordinaire.

La convocation de l’assemblée générale ordinaire d’une association

Le responsable de l’organisation de l’assemblée générale ordinaire de l’association et les participants identifiés, il convient ensuite de préparer les convocations et de les envoyer.

Assemblée générale ordinaire d’une association : les modalités de convocation

Pour en savoir davantage sur les conditions de convocation à une AGO d’association 1901, il importe de se reporter aux statuts ou au règlement intérieur de la structure. Du délai au mode d’envoi, vous ne devez rien omettre.

Ainsi, en ce qui concerne le délai de transmission des convocations aux participants, l’idéal est de prévoir un délai de 15 jours à un mois. Cela permettra effectivement aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour et d’analyser les documents qui l’accompagnent. À l’instar du projet de budget, des rapports annuels ou bien de la présentation des nouvelles activités. Ce délai se révèle aussi nécessaire aux organisateurs de la réunion pour bien la préparer.

Pour ce qui est du mode d’envoi des convocations, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• Envoi par courrier postal (lettre simple ou recommandée)
• Transmission par voie électronique (option la plus recommandée de par sa praticité et sa rapidité)
• Annonce dans la presse
• Publication sur le site internet de l’association ou via les réseaux sociaux
• Affichage dans les locaux de l’organisme et dans les lieux adaptés

Obtenez votre modèle de convocation à l’assemblée générale

Votre prénom *

Email *

Votre association

En cochant cette case, j'accepte que HelloAsso utilise mon adresse email pour me faire parvenir le document ci-dessus téléchargeable de l'article. *

• J’accepte.

Envoyer

Comment rédiger la convocation à l’AG ordinaire ?

Vous devez par ailleurs prêter une attention particulière à la forme et au contenu de la convocation à l’AG O. Celle-ci doit en effet mentionner d’importantes informations, à savoir :

• Le nom de l’association
• La date de la convocation
• La date, l’heure et le lieu de déroulement de l’AG annuelle
• L’ordre du jour
• L’organe ou la personne responsable de l’organisation de la réunion
• L’identité et la signature de l’auteur de la convocation

La planification du déroulement de l’AG ordinaire

Pour assurer le bon déroulement de l’assemblée générale ordinaire de l’association, il est crucial de bien la planifier étape par étape :

• Accueil des participants
• Mise en place de la feuille de présence (étape essentielle pour savoir si le quorum est atteint)
• Discours d’introduction
• Organisation et répartition du temps de prise de paroles en favorisant le plus possible les interactions entre les participants et les organisateurs
• Préparation du vote, notamment dans le cas d’un scrutin à bulletin secret (prévoir les matériels indispensables à sa tenue)
• Rédaction du procès-verbal et sa diffusion

À noter que pour les membres qui ne peuvent pas se déplacer le jour de l’AG ordinaire, vous pouvez leur permettre de voter par correspondance et même par internet. Sinon, pourquoi ne pas leur proposer de donner une procuration à un autre membre pour voter en leur nom ? Bref, anticipez !

Définition et composition de l’AG constitutive d’une association

L’assemblée générale constitutive des associations loi 1901 est une réunion qui a lieu avant la création officielle et définitive d’une organisation associative. Elle se compose dès lors les personnes qui ont pris l’initiative de créer l’association à but non lucratif. Cependant, elle peut également comprendre les personnes, physiques ou morales, qui ont eu vent du projet de statuts et qui sont susceptibles d’adhérer à la structure. Dans la même optique, elle peut tout aussi bien rassembler toutes les personnes convoquées par les fondateurs et qui souhaitent contribuer à leur cause.

Assemblée générale constitutive des associations loi 1901 : une obligation légale ?

D’une manière générale, la loi n’impose la tenue d’une assemblée constitutive qu’aux associations communales et intercommunales de chasse agréées. Il n’empêche que concrètement, les associations qui désirent effectuer une déclaration en ligne sont aussi dans l’obligation de réaliser une assemblée générale constitutive. En effet, le procès-verbal d’assemblée constitutive figure parmi les pièces à joindre pour la téléprocédure de déclaration.

Par contre, pour les autres structures associatives, cette réunion est facultative. En tout cas, comme mentionné plus haut, sa réalisation est vivement recommandée. De fait, elle permet entre autres de :

• Désigner les dirigeants de l’organisme
• Fixer les règles essentielles à son bon fonctionnement
• Officialiser l’adoption des statuts

Une convocation est-elle nécessaire ?

Par rapport aux AG organisées au cours de la vie de l’association, la convocation de chacun des membres fondateurs et des futurs adhérents à l’assemblée générale constitutive n’est pas obligatoire. De même, il n’est pas impératif de prévoir un ordre du jour. Toutefois, dans la pratique, il est fortement conseillé de convoquer par écrit toutes les personnes susceptibles de devenir des membres actifs au sein de l’organisation.

Il va sans dire que la convocation doit faire mention de l’ordre du jour qui sera discuté lors de l’AG constitutive. À savoir :

• Les objectifs de l’association
• Les actions qu’elle envisage de mener
• Les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement
• Le nom de la future association
• L’adoption des statuts et éventuellement du règlement intérieur
• La détermination du montant des cotisations
• La nomination des membres du conseil d’administration et du bureau
• Etc.

Il convient en outre de joindre à la convocation écrite :

• Une copie du projet de statuts
• Une copie du projet de règlement intérieur
• Le cas échéant, une première liste de candidatures au conseil d’administration et au bureau ainsi qu’une liste des engagements pris par les porteurs de projet pour le compte de la future structure
  

Attention ! La convocation doit impérativement être signée. Il faut également que le signataire précise à quel titre il signe la convocation.

Obtenez votre modèle de convocation à l’assemblée générale

Votre prénom *

Email *

Votre association

En cochant cette case, j'accepte que HelloAsso utilise mon adresse email pour me faire parvenir le document ci-dessus téléchargeable de l'article. *

• J’accepte.

Envoyer

Comment se déroule l’AG constitutive d’une association ?

Pour assurer le succès d’une assemblée générale constitutive d’une association loi 1901, il est primordial de respecter les étapes ci-après. Mais, avant toute chose, les participants à l’AG doivent désigner un président de séance et un secrétaire de séance.

Adopter les statuts et le règlement intérieur

L’adoption des statuts est la première étape à effectuer lors de l’AG constitutive d’une association à but non lucratif. Une fois les statuts définitifs votés, ils doivent absolument être signés par l’ensemble des fondateurs. En plus, ils doivent être produits en autant d’exemplaires qu’il y a de fondateurs. Bien évidemment, il ne convient pas d’oublier les exemplaires à déposer en préfecture auprès du greffe des associations. Sans compter les exemplaires mis à la disposition des membres dans les locaux.

Pour ce qui est du règlement intérieur, son adoption n’a pas à s’opérer dès la création de l’association. D’ailleurs, sa mise en place est facultative, mais recommandée.

Bon à savoir

Lorsque le nombre de fondateurs est trop important, les initiateurs du projet associatif n’ont pas à signer les statuts. Cela peut revenir parfaitement bien aux seuls dirigeants de l’association.

Le montant des cotisations est déterminé pendant cette étape.

Nommer les membres des instances dirigeantes

L’assemblée générale procède ensuite à la nomination des dirigeants et administrateurs de l’organisme associatif. À l’instar des membres du bureau (président, secrétaire et trésorier), du conseil d’administration et le cas échéant de leurs suppléants. Si les dirigeants le souhaitent, l’AG vote aussi la désignation d’un ou de plusieurs mandataires. Ces derniers auront ainsi pour mission d’accomplir les formalités de déclaration et de publication au JOAFE à la place du représentant légal de la structure en formation.

À noter que selon les dispositions prévues dans les statuts nouvellement adoptés, les fondateurs ont deux possibilités pour la désignation des dirigeants :

• Nomination statutaire : les dirigeants sont désignés directement dans les statuts
• Vote

Procéder à la reprise des actes passés par les fondateurs

Par ailleurs, s’il y a lieu, l’AG passe à la reprise des actes passés par les initiateurs de projet pour le compte de l’association en formation. Il en est ainsi de la signature d’un contrat de bail ou d’un contrat de domiciliation qui permet à l’organisme de disposer immédiatement d’un local. L’on considère alors chaque contrat comme ayant été signé par l’association. Le fondateur ne pourra donc pas être tenu responsable en cas d’impayé pour les actes qu’il a signés.

Rédiger le procès-verbal d’assemblée générale constitutive

Une fois tous les points abordés, l’AG constitutive de l’association se clôture par la rédaction du procès-verbal. Obligatoire et devant être conservé, ce document doit être dument daté et signé par le président et le secrétaire de séance ainsi que les scrutateurs. Quant à son contenu, il doit entre autres indiquer :

• Le nom des personnes présentes à l’AG constitutive
• Les sujets soumis au vote
• La retranscription des débats
• Le résultat du scrutin
• Le nom des dirigeants nommés en cas de vote

AG d’une association : La feuille de présence est-elle indispensable ?

L’importance de la feuille de présence lors de l’assemblée générale d’une association

La feuille de présence indique le nombre de membres présents à l’assemblée générale. Elle sert donc de référence pour connaitre si le quorum est atteint. Le quorum est le nombre minimum d’adhérents à réunir pour que l’assemblée générale puisse légalement délibérer. Ce nombre est défini par les statuts. À noter que tous les adhérents représentés ainsi que ceux qui ont donné une procuration à un mandataire sont comptés. Qui plus est, dans le silence des statuts, le vote par procuration est de droit et le nombre de pouvoirs de représentation est illimité pour chaque membre.

En outre, la feuille de présence permet de vérifier que tous les votes ont été pris en compte (cette information est particulièrement utile en cas de vote par procuration). Elle permet aussi de savoir le nombre de voix dont dispose un signataire en son nom personnel et au nom d’un membre absent dont il est le représentant.

Avec le procès-verbal de l’assemblée générale, la feuille de présence est opposable à tous les membres présents à la réunion et qui l’ont signée, c’est-à-dire qu’elle engage ces derniers sur les décisions prises vis-à-vis des tiers. Ainsi, elle tient lieu de preuve de l’approbation d’un membre d’une décision prise en assemblée générale, et dans tous les litiges entre les membres ou les différends de l’association avec les personnes extérieures. À ce titre, c’est un document qui a une forte valeur juridique.

• Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée générale ne peut pas se tenir.
• Tout membre qui en fait la demande peut avoir une copie de la feuille de présence et du procès-verbal de l’assemblée générale sans avoir besoin de donner un motif.
• Les procurations, généralement jointe à la convocation, sont annexées à la feuille de présence mentionnant les absents.

Feuille de présence d’une assemblée générale : les mentions obligatoires

En effet, pour être opposable, la feuille de présence d’AG doit obéir à certaines règles. Entre autres, elle se présente sous la forme d’un tableau et doit contenir les informations suivantes :

• Le nom de l’association ;
• L’adresse du siège social ;
• Le type d’assemblée : annuelle, ordinaire ou extraordinaire ;
• La date et le lieu ;
• L’identité et les coordonnées des membres présents : nom et prénoms, adresse, numéro de téléphone ;
• L’identité des mandataires en cas de vote par procuration ;
• Les signatures des membres présents ;
• Le total des membres présents.

La feuille de présence doit être signée par le président.

Téléchargez votre modèle de feuille de présence

Prénom *

Email *

Le nom de votre association

En cochant cette case, j'accepte que HelloAsso utilise mon adresse email pour me faire parvenir le document ci-dessus téléchargeable de l'article. *

• J’accepte.

Envoyer

Participation à une assemblée par visioconférence

Les membres de l’association qui participent à l’assemblée générale par visioconférence peuvent être réputés présents et inscrits dans la feuille de présence. Mais uniquement si les statuts, ou à défaut le règlement intérieur, prévoient cette option.

Feuille de présence d’une AG : une pièce essentielle à la vérification du quorum

Les responsables de séance (le plus souvent les membres du bureau, c’est-à-dire le président de l’association loi 1901 et le secrétaire de la structure) doivent s’assurer que l’assemblée générale peut parfaitement bien se tenir. Et ce, dès le début de la réunion. Ils doivent notamment vérifier que le quorum prévu dans les statuts (ou bien le règlement intérieur) est réuni. Et pour cause, le quorum permet de garantir la représentativité et l’autorité des AG.

Dès lors, il permet d’éviter que des décisions, tout particulièrement les plus importantes, ne soient prises par une trop petite fraction des membres de l’organisme associatif. D’où l’intérêt de prévoir une feuille de présence.

Le quorum, un point important à vérifier lors d’une assemblée générale d’association

Comme mentionné plus haut, le quorum vous donne la possibilité de savoir si l’assemblée réunit le nombre d’adhérents indispensable pour effectuer une délibération dans le respect des dispositions statutaires. Effectivement, la loi du 1er juillet 1901 (et encore moins son décret d’application) n’impose aucune obligation inhérente au quorum.

Par contre, les statuts de l’organisation à but non lucratif peuvent instituer des règles de quorum. De ce fait, le respect de ces modalités constitue une condition sine qua non à la validité des délibérations adoptées. Cela signifie que toute prise de décision qui n’a pas tenu compte du quorum requis peut faire l’objet d’une annulation.

Il faut savoir qu’il est impératif de respecter le quorum pendant toute la durée de l’assemblée générale de l’association loi 1901. Par contre, il est tout à fait possible pour un membre de quitter la réunion en cours, mais seulement si, même à la suite de son départ, les conditions de quorum sont toujours remplies.

Association loi 1901 : ce que doit contenir un procès-verbal d’assemblée générale

La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale ne constitue pas en soi une obligation légale. Toutefois, les dispositions statutaires (ou le règlement intérieur) de l’organisme associatif peuvent parfaitement bien l’imposer. Dans ce cas, ces documents de référence définissent généralement les règles et les modalités de rédaction de ce PV d’association. Rapporteur, support de retranscription…, il faut dès lors s’y référer pour éviter l’annulation des décisions qu’il renferme.

Procès-verbal d’assemblée générale d’association : la forme

Selon les clauses statutaires, l’établissement d’un procès-verbal d’assemblée générale d’une association loi 1901 revient le plus souvent au président de séance ou bien au secrétaire. En version papier ou électronique, ce compte-rendu doit en tout cas être dument complété, daté, signé, classé et archivé. Il va sans dire qu’il est vivement conseillé de le formuler sans blanc, ni rature, ni surcharge sur un registre ou des feuillets numérotés. Sa retranscription doit par ailleurs être la plus compréhensible, lisible, précise et claire possible.

Dans un souci de transparence, il doit également être facilement accessible pour les membres de l’organisation associative. En effet, il convient que ceux-ci puissent le consulter librement à tout moment. Raison pour laquelle il est préférable de le conserver dans les locaux de l’association ou de le publier sur son site internet. L’archivage sous format dématérialisé se révèle du reste plus pratique et plus avantageux.

Quid de son contenu ?

Quant au contenu proprement dit de ce PV d’AG, inutile d’y retranscrire toute la réunion. Il faut tout simplement y mentionner les points essentiels en tenant compte le cas échéant de la clause statutaire applicable. Dans le silence des statuts ou du règlement intérieur, ce compte-rendu d’assemblée générale doit indiquer les informations suivantes :

• L’identité de la structure associative
• La date, le lieu et la nature de la réunion (AG constitutive ou annuelle — ordinaire — ou extraordinaire)
• Le nom du rédacteur du PV d’AG d’association
• La liste des membres présents et représentés (nom et qualité)
• L’identité du mandataire des membres absents, mais représentés
• L’ordre du jour
• Les documents exposés lors de l’AG
• Un résumé plus ou moins exhaustif de chaque sujet abordé (débats et interventions) et des incidents qui sont passés au cours de la séance
• Les résolutions qui ont l’objet d’un vote de l’AG
• Le résultat détaillé du scrutin
• L’heure de clôture de la réunion
• Le nom, la qualité et le paraphe des signataires : le président de l’association (la plupart du temps) et au moins un autre administrateur

En outre, le procès-verbal d’assemblée générale peut présenter une annexe qui comprendra un extrait ou une copie des documents ou rapports soumis à l’AG. Mais aussi les documents moins formels qui réunissent et résument les opinions divergentes ou les discussions secondaires des membres pendant la séance.

Obtenez votre modèle de procès verbal d'assemblée générale

Prénom *

E-mail *

Le nom de votre association

En cochant cette case, j'accepte que HelloAsso utilise mon adresse email pour me faire parvenir le document ci-dessus téléchargeable de l'article.

• J’accepte

Envoyer

L’intérêt de rédiger un procès-verbal d’AG d’association

Le PV d’AG est un document qui a tout son intérêt dans une association. Et ce, aussi bien auprès de ses membres, ses instances dirigeantes et éventuellement des tiers. Bien sûr, il permet de se conformer à une obligation statutaire ou règlementaire.

Le procès-verbal d’AG, une mine d’information

De toute évidence, grâce aux multiples informations qu’il renferme, le PV d’AG peut servir de référence tant pour les membres de l’association et ses dirigeants que pour les tiers. Effectivement, il permet de rassurer complètement les partenaires et donateurs de l’organisme. Et comme il est accessible à tous, il permet aux membres absents et non représentés de rester informés de la gestion de la structure.

Une preuve de la véracité et de la régularité des résolutions adoptées en AG

La spécificité et l’intérêt premier de ce PV d’association résident surtout dans sa valeur juridique. De fait, il peut faire office de preuve légale en cas de conflit ou de mésentente entre les membres et les organes de direction de la structure associative. Oui, les décisions prises en AG peuvent faire l’objet de contestations ultérieures. En plus, il peut même être opposé légalement à toute contestation par un tiers.

Bref, le procès-verbal d’assemblée générale d’association est un document qui a toute son importance. D’où l’intérêt de bien le rédiger.

Convocation à l’AG : petit point juridique

Pour rappel, l’assemblée générale représente l’organe de décision le plus élevé au sein d’une association loi 1901. Elle se compose en général de tous les membres de la structure, sauf restrictions statutaires (l’âge et l’ancienneté par exemple).

À l’instar de son organisation, la convocation à l’AG constitue également une obligation légale qui doit suivre certaines règles. Pour cela, il faut se référer aux dispositions statutaires de l’association. C’est pourquoi il est primordial de ne pas les oublier lors de la rédaction des statuts. Sinon, le règlement intérieur peut parfaitement bien détailler les éléments à prendre en compte pour l’accomplissement de cette démarche. Ces documents de référence indiquent dès lors :

• L’auteur de la convocation à l’AG
• Les destinataires
• Le mode de convocation
• Le contenu de la convocation

Obtenez votre modèle de convocation à l’assemblée générale

Votre prénom *

Email *

Votre association

En cochant cette case, j'accepte que HelloAsso utilise mon adresse email pour me faire parvenir le document ci-dessus téléchargeable de l'article. *

• J’accepte.

Envoyer

Association loi 1901 : qui peut convoquer une assemblée générale ?

Comme mentionné plus haut, ce sont les statuts (ou éventuellement le règlement intérieur) qui désignent la personne ou l’organe chargé de préparer et d’envoyer une convocation à l’AG. Et cela, qu’il s’agisse d’une AG ordinaire (annuelle) ou bien extraordinaire. Il peut s’agir du président, secrétaire, bureau, conseil d’administration ou alors des sociétaires de l’association (adhérents). Certains membres de l’organisme peuvent également convoquer une AGE en justifiant son intérêt ou son urgence. Mais uniquement si les clauses statutaires le prévoient.

Néanmoins, dans le silence des statuts ou du règlement intérieur, l’initiative de cette convocation revient au président.

Bon à savoir

Si votre association est en collaboration avec les pouvoirs publics et investie d’une mission de service public, sachez que l’autorité de tutelle ne peut en aucune façon émettre une convocation à l’AG.

Qui sont les destinataires d’une convocation à l’AG ?

En règle générale et en l’absence de toute stipulation dans les statuts (et/ou le règlement intérieur) à ce sujet, la convocation à l’AG s’adresse à l’ensemble des membres de l’association. Toutefois, les dispositions statutaires peuvent restreindre l’accès à l’AG à une catégorie de membres sous certaines conditions. Paiement d’une cotisation, âge minimum requis, ancienneté de l’adhésion…, il faut ainsi remplir certains prérequis pour faire partie des membres convoqués à l’AG.

Dans tous les cas, il se révèle indispensable de convier le commissaire aux comptes de l’association à toutes les AG. Dont, notamment celle qui statue sur l’approbation des comptes à l’exercice écoulé (en l’occurrence l’AG annuelle).

À noter que les statuts peuvent très bien envisager la convocation de certaines personnes à l’AG, et ce, même si elles ne sont pas des membres actifs. Il en est ainsi de son personnel salarié, ses anciens sociétaires ou encore ses partenaires et amis.

Les modalités d’envoi de la convocation à une assemblée générale d’association

Suivant les clauses statutaires, plusieurs options sont possibles pour convoquer les participants à une AG d’association :

• Lettre simple
• Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
• Insertion dans la presse (nationale ou régionale) ou le cas échéant dans le bulletin interne
• Courrier électronique
• Mention sur le site internet de la structure
• Affichage dans les locaux de l’organisme associatif

En tout cas, il convient d’adapter le mode de convocation à l’AG en fonction de la forme de l’association et sa taille, voire selon le souhait des membres.

Quid du contenu et du délai de convocation ?

Généralement, le contenu d’une convocation à une AG, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, doit intégrer différents éléments cruciaux. À savoir l’identité de l’association et de la personne ou de l’organe qui a pris l’initiative de la convocation. Mais également la date de la convocation, l’ordre du jour ainsi que la date, l’heure et le lieu de la réunion. Sans oublier bien évidemment la signature de l’auteur de cette missive.

Le délai de convocation doit permettre aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour et des documents joints à la convocation, s’il y en a. Il doit aussi laisser suffisamment de temps aux organisateurs pour préparer la réunion de manière adéquate. Un délai compris entre 15 jours et un mois est habituellement suffisant pour atteindre ces objectifs.

Pour une convocation envoyée par courrier postal (lettre simple ou LRAR), le délai court à partir de sa date d’expédition et non sa date de réception.