Comptabiliser les cotisations de son association : ce qu’il faut savoir

La cotisation des adhérents

Pour devenir membre d’une association ou club sportif, le futur membre paie une cotisation. Cette somme d’argent doit être prévue dans les statuts d’une association.

Le versement d’une cotisation n’est pas une disposition obligatoire des statuts sauf si cela est prévu par la loi. C’est le cas par exemple pour les adhérents d’une association agréée de pêche et de protection du milieu aquatique et des fédérations de chasseurs, départementales, régionales et nationale.

Le montant des cotisations, la périodicité et l’échéance des versements sont fixés par les statuts de l’association. Son non paiement peut entraîner la perte de la qualité de membre de l’association et le membre devra être radié du fichier des adhérents.

Cette cotisation peut ouvrir droit à une réduction d’impôt selon le statut de l’association et sous certaines conditions (adhésion sans contrepartie).

Critères pour fixer le montant de la cotisation

En règle générale, il appartient au conseil d’administration ou bureau exécutif de fixer le montant de la cotisation. Cette question doit être votée à l’assemblée générale chaque année et donc recueillir l’aval des membres de l’association.

Même s’il faut préciser dans les statuts que les adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation, il est déconseillé d’y inscrire le montant afin de pouvoir le faire évoluer sans avoir à modifier les statuts.

Quelles sont les modalités de versement ?

La cotisation au sein d’une association représente une part non négligeable du budget de fonctionnement. C’est pour cette raison que les instances dirigeantes doivent mettre en place un système garantissant le versement de ces contributions. Il faut qu’elles se penchent surtout sur les points qui suivent.

Périodicité du versement

Les associations peuvent fixer librement la périodicité des versements. Elles proposent habituellement un versement annuel en laissant la possibilité aux adhérents de s’acquitter de la somme en plusieurs fois. Il faudra toutefois veiller à garder une trace de chaque paiement effectué à travers les comptes de la structure. Il est également envisageable de verser un montant supérieur à ce qui a été demandé. Dans ce cas, la différence sera considérée comme un don d’un point de vue comptable.

Mode de paiement

Les associations peuvent opter pour un versement :

• En mains propres ;
• Par virement bancaire ;
• Par carte bancaire ;
• Via d’autres moyens de paiement (chèque, espèce)

Mettre en place un prélèvement automatique sur le compte courant des adhérents reste une solution fiable. Cela permet de se prémunir contre les :

• Imprévus ;
• Problèmes de trésorerie.

Il faudra cependant régler certaines formalités au préalable. Idéalement, un mandat de prélèvement automatique doit être signé par chaque nouveau membre lors de son adhésion.

Échéance de règlement

Le principe de liberté contractuelle permet aux associations de fixer librement cette échéance.

En temps normal, la date butoir pour le versement de ses cotisations apparaîtra les statuts ou le règlement intérieur. Si ce n’est pas le cas, les membres peuvent procéder au paiement quand ils le désirent, du moment que la structure n’envoie pas une lettre de mise en demeure.

Remboursement

Les adhérents peuvent bénéficier d’un remboursement total ou partiel dans certaines circonstances. Bien entendu, il faut que le règlement intérieur ou bien les statuts prévoient un tel dispositif. Autrement, nul ne pourra demander un remboursement.

Comptabiliser les adhésions : comptabilité de trésorerie ou d’engagement ?

Selon la taille de l’association, la source de ses financements, le statut des dirigeants ou encore son activité et l’exercice ou non d’une activité lucrative, les obligations comptables ne seront pas les mêmes. Il faudra soit tenir une comptabilité de trésorerie, soit tenir une comptabilité d’engagement.

Une comptabilité de trésorerie

Elle permettra d’enregistrer en comptabilité uniquement les recettes encaissées et les dépenses payées par l’association : suivi chronologique des encaissements et des décaissements. Il s’agit d’une comptabilité simplifiée, qui apporte un réel gain de temps aux responsables. Les engagements (créances et dettes) ne sont pas comptabilisés, c’est uniquement le flux de trésorerie qui est suivi.

La comptabilité de trésorerie, appelée également comptabilité en partie simple s’adresse aux associations qui paient leurs fournisseurs au comptant, et n’ont pas de dettes. Cette comptabilité consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » sur un simple cahier, sans ratures ni surcharges afin de distinguer les opérations de base (achats, cotisations, salaires, loyers…). Il permet de suivre chronologiquement les encaissements et les décaissements dans le but de vérifier le solde de trésorerie en fin d’année. En revanche, ce type de comptabilité ne permet pas de solliciter un prêt ou une subvention.

Vous pouvez utiliser également un tableau excel pour suivre vos dépenses et recettes ou un outil de comptabilité en ligne.

Voici comment pourront être présentées vos cotisations dans votre compte de résultats.

Une comptabilité d’engagement

Elle consiste à enregistrer à la fois les dettes et les créances, en complément des opérations de trésorerie classiques. Il s’agit d’un mode de comptabilité qui permet des projections de trésorerie, mais aussi le suivi des comptes de fournisseurs ou de clients. Un effort réel est demandé pour tenir cette comptabilité, bien plus exigeante que la simple comptabilité de trésorerie. Elle est aussi soumise au plan comptable.

Les associations qui doivent établir des comptes annuels produisent chaque année :

• Un bilan ; le bilan comptable d’une association est similaire à celui d’une société commerciale. Il contient cependant quelques comptes particuliers : le compte d’usager (compte 41), les comptes de fonds associatifs (comptes 10), les fonds dédiés (compte 19)…
• Un compte de résultat ; le compte de résultat associatif ressemble à celui prescrit par le Plan Comptable Général (PCG) à quelques exceptions près.
• Une annexe.

Comment comptabiliser les cotisations : cotisation et droit d’entrée

La cotisation est donc la somme d’argent que l’association peut demander aux personnes qui souhaitent devenir adhérentes. Depuis l’entrée du vigueur du nouveau Plan comptable associatif, les cotisations reçues par les associations doivent désormais être enregistrées. Chaque rentrée d’argent entraine l’enregistrement d’une écriture comptable. 

Distinction d’enregistrement avec et sans contrepartie

La cotisation est enregistrée dans le compte selon il y a ou pas de contreparties :

• 7561 – Cotisations sans contrepartie

Art. 142-1 :

Concernant Les cotisations sans contrepartie sont les cotisations sans autre contrepartie que la participation à l’assemblée générale, la réception de publication ou la remise de biens de faible valeur. Les autres cotisations sont appelées cotisations avec contrepartie.

Les cotisations sont comptabilisées en produit lors de leur encaissement effectif. Toutefois, si l’entité peut justifier d’un droit d’agir en recouvrement, généré par un appel de cotisation, cet appel constitue le fait générateur de la comptabilisation du produit.

L’entité précise dans l’annexe, la méthode retenue pour la comptabilisation des cotisations

• 7562 – Cotisations avec contrepartie.

Distinction droits d’entrée et cotisations

Le droit d’entrée est généralement exigé lors du versement de la première cotisation et correspond à un droit d’entrée dans l’association.

Il est enregistré dans le compte 102 – Fonds propres sans droit de reprise.

L’art 142-2 :

Les dispositions statutaires relatives au droit d’entrée versé par un membre à l’entité peuvent prévoir que ce droit poursuit un des trois objectifs suivants : – financer l’entité, il est alors assimilé à un dépôt restituable ; – renforcer les fonds propres de l’entité ; – être constitutif d’un produit.

La comptabilisation du droit d’entrée est fonction de l’objectif que lui assignent les dispositions statutaires. Son fait générateur est défini conformément à l’alinéa 2 de l’article 142-1.

Définitions selon le nouveau plan comptable

Art. 142-3 :

Une contribution financière est un soutien facultatif octroyé par une autre entité. Ces contributions ne constituent pas la rémunération de prestations ou de fourniture de biens.

Art. 142-4 :

Les contributions financières définies à l’article 142-3 sont comptabilisées à la signature de la convention d’octroi dans un compte de produits : – d’exploitation si elles correspondent à une ressource relevant de l’activité courante de l’entité ; – exceptionnels si elles ne relèvent pas de l’activité courante de l’entité.

Déduction fiscale dans le cas des associations d’intérêt général

Aux termes des articles 238 et 230 du code général des impôts, les cotisations versées à une association d’intérêt général ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l’environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises permettent une réduction d’impôt.

Pour une cotisation versée par un particulier, la réduction est de 66 % du montant de la cotisation dans la limite de 20 % du revenu imposable.

Pour une cotisation versée par une personne morale, la réduction d’impôt sur le revenu ou d’impôt sur les sociétés est de 60 % du montant de la cotisation dans la limite de 5 pour mille (0,5%) du chiffre d’affaires. Pour qu’ils puissent bénéficier de cette réduction, les cotisants doivent recevoir de la part de l’association un reçu fiscal.

Enregistrement de la cotisation en comptabilité d’association

Lors de l’enregistrement d’une cotisation, plusieurs écritures devront être enregistrées :

• Celles concernant l’engagement, liée à l’adhésion,
• Celles qui concernant le ou les paiements selon qu’il est effectué en une ou plusieurs fois.

Les adhésions, comme les dons, sont des opérations d’enrichissement appelés produits. Ils correspondent à la classe 7, dans la catégorie des « autres produits de gestion courante » (classe 75). Les adhésions sont enregistrées au compte 756.

Comme vu plus haut, le nouveau plan comptable associatif distingue les cotisations versées avec ou sans contrepartie.

Exemple concret d’écriture comptable

Votre association est un club sportif ou une association d’éducation ou d’action sociale. Le montant de votre cotisation annuelle est fixé à 25€.

Les écritures comptables et donc les adhésions devront être réparties dans les colonnes suivantes :

• Date de l’opération
• Numéro de compte mouvementé
• Référence de la pièce justificative
• Libellé de l’opération
• Montant de l’opération porté au débit
• Montant de l’opération porté au crédit

Passer une écriture en comptabilité revient à enregistrer au moins deux mouvements : un débit et un crédit.

En effet, en comptabilité, si l’on passe une écriture au crédit, il doit aussi y avoir une écriture au débit, c’est le principe de l’équilibre des écritures. Explication : si vous enregistrez un produit, le compte de Classe 7 est crédité, et celui de l’acheteur est débité. Ce dernier a un montant à payer, une dette envers votre association.

Enregistrer le règlement d’une cotisation en plusieurs fois dans la comptabilité de votre association

Le paiement en plusieurs fois consiste à étaler les échéances de paiement pour votre adhérent ou membre.

L’enregistrement comptable de l’adhésion réglée en plusieurs fois est similaire à la démarche classique. Il suffit seulement d’effectuer les écritures correspondant à chaque paiement.

En proposant le paiement en ligne de vos cotisations vous simplifierez votre comptabilité !

Quels outils pour vous accompagner dans votre comptabilité associative ?

Il existe plusieurs solutions en ligne et logiciels gratuits disponibles pour le monde associatif.

HelloAsso s’est associé avec différents prestataires pour fluidifier les démarches, créer une offre 360 et obtenir des tarifs avantageux.

Certains outils deviennent payants au delà d’un certain volume (nombre d’adhérents par exemple) et ne permettent pas toujours de s’y connecter à plusieurs comptes et à distance.

• B-Association Entièrement paramétrable, il a été adopté par des milliers d’associations différentes ; des clubs sportifs, des comités des fêtes, foyers culturels, MJC, amicales des sapeurs pompiers, … Une version entièrement gratuite, limitée à 40 adhérents mais qui dispose de l’essentiel : gestion des adhérents, des cotisations, publipostage par courrier. Le module comptable permet la gestion de deux comptes bancaires, l’édition de bilan par exercice, par catégories, par évènement, la création de budgets prévisionnels.
• AlauxSoft : Logiciel de gestion simple pour les associations et comités d’entreprise. Suivez la comptabilité, le budget, les adhérents, les salariés, les activités… Solution idéale pour les trésoriers des associations ou les élus et responsables des comités d’entreprise. Proposé en version mono-compte gratuite sans limitation de durée.
• Compta.com : outil de gestion en ligne, simple et intuitif, le logiciel de comptabilité et de facturation Compta.com qui permet au président, trésorier ou membre du bureau de suivre facilement la trésorerie de votre association. En tant que trésorier, vous éditez vos factures d’achats, de ventes de produits ou services et avez la possibilité de proposer directement à vos adhérents le règlement en ligne via HelloAsso. Les cotisations payées via HelloAsso remontent alors directement dans votre suivi et logiciel Compta.com.

• Basi Compta : logiciel de comptabilité créé par le CDOS Vienne et développé par Applications Web pour Associations. Adapté aux associations, il simplifie la fonction de trésorier. Il s’adresse aux associations et plus particulièrement aux dirigeants et trésoriers des associations n’ayant pas ou peu de connaissances dans le domaine de la comptabilité.

Bien que l’adhésion à une association n’ait pas l’obligation d’être rédigée par écrit, il est toujours préférable de donner à l’adhérent une preuve de sa qualité de membre pour lui signifier ses droits et obligations, mais aussi comme preuve de suivi administratif pour l’association.

HelloAsso vous propose un modèle de bulletin d’adhésion association gratuit à télécharger.

Les mentions à insérer dans le bulletin d’adhésion

Le formulaire d’adhésion papier ou en ligne comporte des champs obligatoires et d’autres facultatifs.

Le bulletin d’adhésion peut comporter 2 parties :

• La première partie signée par l’adhérent et conservée par l’association pour une tenue à jour de la liste des adhérents
• La deuxième signée par le président de l’association ou son représentant (le secrétaire par exemple) et remise au postulant comme justificatif du paiement de la cotisation. Ce deuxième volet peut aussi être restitué sous forme de carte de membre ou carte d’adhésion ou envoyé par mail en confirmation de la validation de l’adhésion.

La mention RGPD sur le bulletin d’adhésion à télécharger :

Le document doit contenir la mention RGPD (Règlement général sur la protection des données) de la loi du 6 janvier 1978 relative au droit de communication dans le fichier des membres de l’association des données personnelles de l’adhérent, de son droit de regard et de rectification sur les informations le concernant.

Exemple de mention RGPD à insérer :

Voici 3 exemples de mention à écrire dans votre modèle de bulletin d’adhésion pour association gratuit :

• Exemple 1 : Je déclare avoir été informé des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 qui règlemente le droit de communication dans le fichier des membres de l’association des données personnelles me concernant. 
• Exemple 2 : Droit d’accès et de rectification : vous pouvez, en vertu du Règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD), en vigueur depuis le 25/05/2018, avoir accès aux données vous concernant ; vous pouvez demander leur rectification et leur suppression. Ces démarches s’effectuent auprès de [nom prénom e-mail]
• Exemple 3 : Finalités du traitement : ces données sont recueillies en vue de tenir à jour notre fichier d’adhérents et si vous le souhaitez (c’est-à-dire si vous avez coché la case l’acceptant), recevoir notre newsletter ; en aucun cas ces données ne seront cédées ou vendues à des tiers. Responsable du traitement : [e-mail]

À noter que dans la partie à conserver par l’association, l’adhérent doit déclarer avoir pris connaissance de l’objet de l’association, des statuts et éventuellement du règlement intérieur.

Quels risques si la mention ne figure pas sur le formulaire d’adhésion ?

Si l’association fait commerce de la liste de ses adhérents, il est conseillé de prévoir un opt-in. En marketing, l’opt-in est le principe par lequel un individu donne son consentement préalable et explicite pour être la cible d’une prospection directe. L’opt-in est une obligation imposée par la loi LEN et par les recommandations d’application émises par la CNIL. Son non-respect constitue une infraction qui peut être punie d’une amende de 750 euros par message publicitaire.

Enfin n’oubliez pas d’exiger une date, et une signature pour la validité de votre bulletin d’adhésion.

Les différents formats du bulletin d’adhésion

Il n’y a aucune disposition légale quant au format du bulletin d’adhésion. Vous pouvez prévoir un formulaire sur papier libre, sur tableur excel ou à remplir en ligne.

Modèle de bulletin d’adhésion gratuit à imprimer pour les futurs adhérents :

Obtenez votre modèle de bulletin d'adhésion

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Pourquoi passer par un formulaire d’adhésion en ligne ?

Les avantages à passer par un formulaire d’adhésion en ligne sont nombreux:

• Vous pouvez le paramétrer vous-même via des formulaires en ligne qui vous permettront de collecter les données de vos futurs membres et adhérents et de les conserver numériquement dans un tableau Excel. Cela facilitera la vie du président, du secrétaire et du trésorier !!
• C’est aussi un gain de temps non négligeable pour vos membres qui pourront saisir les informations demandées depuis un ordinateur ou un mobile et vous les transmettre en quelques clics sans avoir à se déplacer à la poste ou au bureau de l’association.
• Vous pouvez également proposer le paiement de la cotisation en ligne comme le permet HelloAsso avec son outil d’adhésion gratuit. Collectez vos paiements sans frais ni commission et retrouvez toutes les informations liées à vos adhérents, les documents demandés, suivi des paiements en temps réel dans votre espace administrateur.

Modèle de bulletin d’inscription en ligne :

Exemple de formulaire d’adhésion gratuit pour un club de sport avec licence

Exemple de bulletin d’adhésion gratuit d’une association d’intérêt générale ouvrant droit à une réduction d’impôt

Exemple de bulletin d’adhésion gratuit demandant le chargement d’un justificatif

Exemple de bulletin d’une association avec paiement facilité (paiement en 3 fois)

Exemple de bulletin d’adhésion gratuit proposé par HelloAsso avec montant libre

Exemple de bulletin d’adhésion avec option supplémentaire

Modèle de formulaire d’adhésion gratuit avec questions supplémentaires

Vous pouvez vous inspirer des questions à intégrer dans votre modèle de bulletin d’adhésion gratuit pour votre association ou club.

Modèles de formulaire avec différents modes de remise de carte

Dans votre formulaire d’adhésion gratuit proposé par HelloAsso, vous avez la possibilité de proposer différentes cartes de remise sur place, carte dématérialisée ou carte envoyée par courrier.

Exemple de bulletin d’adhésion avec date et horaires des cours

Vous pouvez personnaliser votre modèle de bulletin d’adhésion en ligne avec les informations relatives aux cours proposés.

Exemple de Bulletin d’adhésion intégré au site internet de l’association

Notre plateforme HelloAsso propose d’intégrer vos formulaires directement à vos sites internet en marque blanche.

Afin d’adhérer à votre association, vous avez décidé avec votre bureau de créer un bulletin d’adhésion et de demander une participation financière. Vous vous demandez quel montant fixer pour l’adhésion ? Votre association est toute nouvelle et au contraire bien établie, mais avec des améliorations depuis les années précédentes ? Dans cet article, nous vous éclairons sur ce qu’est la cotisation d’adhésion et nous vous donnons nos conseils pour choisir au mieux le montant de vos cotisations.

Tarif d’adhésion pour mon association : comment le fixer ?

Qu’est-ce que la cotisation annuelle ?

Pour son bon fonctionnement, votre association a besoin de ressources financières. S’il est possible de faire des appels à la générosité collective et d’organiser des projets pour augmenter le budget de votre association, les cotisations sont un moyen fiable et sûr pour permettre à votre asso de s’assurer une certaine trésorerie permettant sa sécurité.

Les cotisations sont, par définition, la participation de vos adhérents aux frais de fonctionnement de votre association. En cotisant, un individu soutient votre association financièrement tout en obtenant le rôle de membre à part entière de votre association et bénéficie des avantages qui y sont liés. Si la cotisation ne doit pas avoir de contrepartie directe (comme c’est le cas dans la vente d’un bien ou d’un service), le paiement de celle-ci à une date clé donne le droit à une personne d’avoir les avantages d’être l’un de vos membres comme participer à des cours, avoir des tarifs préférentiels lors d’événements, etc.

Quelle est la différence entre adhésion et cotisation ?

Par abus de langage, nous parlons souvent de cotisation en sous-entendant que c’est l’action d’adhérer à un organisme associatif. Or ces deux termes ne désignent pas automatiquement la même chose :

• Prendre une adhésion dans une association revient à adhérer à celle-ci et donc à remplir toutes les conditions nécessaires : remplir un bulletin d’adhésion, signer le règlement intérieur, payer la cotisation à l’association, etc. Ces documents et actions sont définis pas l’association et les membres se doivent de tous les respecter pour pouvoir devenir adhérent.
• Le versement d’une cotisation à une association revient à participer financièrement à l’association. Cette cotisation peut être obligatoire ou non pour adhérer à une association.

La cotisation d’adhésion : gratuite ou payante ?

En tant qu’association, vous pouvez proposer une adhésion gratuite ou payante. Si l’adhésion est payante, elle passe alors par une cotisation. Le paiement d’une cotisation permet à votre association de s’assurer d’un certain budget et l’enjeu sera de booster vos adhésions pour assurer le bon fonctionnement de votre association. Cependant, selon vos actions, projets et parties prenantes, vous n’en avez peut-être pas l’utilité. Par exemple, si vous êtes une association caritative, vos adhérents préfèreront peut-être vous faire un don libre et s’engager à des missions leur prenant du temps plutôt que de payer une cotisation financière.

Mis à part l’aspect financier, la cotisation permet également d’investir vos membres : en payant une cotisation, ils s’engagent à participer activement à votre association. Le paiement, bien que symbolique, représente cet engagement.

Quel tarif choisir pour la cotisation de mon association ?

Qui fixe le montant de la cotisation ?

Toutes les associations déclarées peuvent définir le tarif de leurs cotisations de manière tout à fait libre. Ce sont alors leurs instances dirigeantes qui choisissent les montants des cotisations. Elles peuvent alors échanger, délibérer et statuer sur des tarifs lors d’assemblée générale ou de conseil d’administration. C’est ce même organe compétent qui choisit la périodicité de versement de ces cotisations.

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Définir le tarif pour la cotisation de mon association ?

La plupart des associations n’ont aucune obligation quant au montant de leur cotisation : la loi ne les oblige pas à se conformer à un tarif minimum ou maximum. Il existe cependant des exceptions : certains organismes associatifs se doivent de respecter des dispositions légales qui sont liées à leurs activités. C’est le cas par exemple pour les associations agréées de pêche et de protection du milieu aquatique et des fédérations de chasseurs.

Le montant de la cotisation à votre adhésion peut être fixe (X€ pour 1 adhésion), proportionnelle à certains critères (selon le statut professionnel, l’âge, etc.) ou un mixte des deux. Afin de fixer le ou les montants de vos cotisations, vous devez vous poser plusieurs questions, notamment celle du modèle économique de votre association : est-ce que la trésorerie de mon association repose sur les subventions des pouvoirs publics, sur les dons des particuliers ? Est-ce que les cotisations doivent servir uniquement aux frais de gestion ou est-ce qu’elles seront utiles pour les actions et projets associatifs ? etc.

Fixer un montant : nos conseils et recommandations

• Ne pas fixer un tarif trop bas Un montant trop petit peut entrainer votre association à revoir ses projets à la baisse ou à ne pas pouvoir proposer toutes les actions prévues. De plus, un montant trop bas peut engendrer un manque d’implication de membres, voir leur abandon.
• Ne pas fixer un tarif trop élevé Un montant trop élevé peut freiner l’adhésion de certaines personnes pourtant très intéressées et voulant s’investir. Elle peut également créer des frustrations quant aux attentes de vos membres (puis l’abandon de ceux-ci). Enfin, avec une cotisation trop forte, l’activité de l’association peut se voir fiscaliser (si elle fait concurrence à une entreprise par exemple).
• Proposer des tarifs différents selon vos membres Créez des montants de cotisation selon vos adhérents. Vous pouvez choisir de différencier le tarif selon des catégories se basant sur des critères précis et objectifs (mineurs, étudiants, retraitées, chômeurs, etc.), ou selon un barème variant en fonction de la situation personnelle de l’adhérent, ou encore faire un mélange de ces deux systèmes.
• Avoir une harmonie entre les tarifs Si vous choisissez de créer un tarif par catégorie, tous les membres d’une même catégorie doivent avoir un montant de cotisation identique ou alors le tarif de la cotisation doit être basé sur les mêmes barèmes. Veillez à ce que les montants n’aient pas une trop grande différence pour ne pas créer des sentiments d’injustice. De plus, sachez que vous pouvez proposer d’échelonner le paiement de la cotisation ou de payer une cotisation en nature si certains de vos membres ont peu de ressources : actions de travaux, de bénévolat, de logistique, etc.

Statuts, règlement intérieur : où inscrire le montant de la cotisation ?

Le paiement d’une cotisation afin de devenir membre d’une association, ainsi que sa périodicité, doivent être spécifiés dans les statuts de l’association ou dans son règlement intérieur. Cependant, nous vous conseillons de ne pas indiquer les tarifs des cotisations afin de ne pas avoir à modifier vos statuts et règlement intérieur à chaque changement de montant.

Bon à savoir

Le versement de la cotisation n’est pas automatiquement annuel : la périodicité choisie par l’association concerne également le moment du paiement qui peut être à une autre période que celle du début d’année scolaire (septembre) ou civile (janvier).

Cotisation à mon association : cas exceptionnel

Non-paiement de la cotisation : que faire ?

Si un de vos membres ne paie pas sa cotisation, il risque de se faire exclure de votre association. N’hésitez pas à leur faire des rappels, le non-paiement est parfois simplement un oubli : envoyez un email, passez un appel téléphonique, etc.

Nous vous recommandons sur le sujet :

Comment percevoir les cotisations des adhérents 

Quand et comment contacter un membre pour rappel de cotisation non payé ?

Si un de vos membres ne paie toujours pas sa cotisation, le risque d’exclusion est alors réel. La procédure d’exclusion peut être précisée dans vos statuts, cependant, en l’absence de disposition statutaire, voici les étapes à suivre :

• Demandez le paiement de la cotisation avec l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée à l’adhérent en question, avec accusé de réception, à votre association. Précisez un délai de paiement (avec un délai raisonnable) ainsi que les conséquences du non-paiement de cette cotisation (exclusion de l’association).
• Si l’adhérent ne paie pas dans le temps imparti : envoyez un nouveau courrier en recommandé à ce membre, avec accusé de réception à votre association, l’informant de son exclusion à l’association (précisez bien les motifs). Si vous êtes dans l’obligation de procéder à la radiation, n’oubliez pas de tenir à jour votre fichier des adhérents.

Afin de pouvoir réaliser le remboursement d’une cotisation à un adhérent, il faut que ce remboursement soit prévu dans les statuts ou le règlement intérieur de votre association. En plus de cette spécificité, votre association doit détailler les motifs qui peuvent engendrer un remboursement (déménagement, décès, etc.) et le type de remboursement possible : partiel ou total.

Carte d’adhérent à une association : ce qu’il faut savoir

Quelle est l’utilité d’une carte adhérent ?

Initialement, une carte adhérent ouvre des avantages sur les activités de l’association aux membres qui ont cotisé. Son usage permet de distinguer les membres selon leur type de cotisation et donc selon les avantages qu’il confère.

À ce titre, catégoriser les membres permet d’articuler leurs droits et obligations sur le fonctionnement de l’association : paiement d’une cotisation, participations aux assemblées générales avec un droit de vote…    

Autrement dit, délivrer des cartes de membres matérialise l’adhésion formellement et assure à l’association que l’adhérent accepte les statuts intégraux et l’ensemble de son règlement intérieur. 

La carte adhérent possède plusieurs fonctions : 

• une fonction pratique : elle permet une meilleure gestion administrative par l’attribution d’un numéro d’identification unique, elle vise à reconnaître le membre en y associant ses informations personnelles (nom, prénom, date de naissance…), de comptabiliser ses interventions aux activités, ou permettre aux adhérents de bénéficier d’un tarif avantageux auprès des partenaires de l’association.
• une fonction symbolique : elle permet d’officialiser son appartenance à l’association et de fédérer autour de son objet.
• une fonction pédagogique : elle demande une certaine discipline en obligeant par exemple l’adhérent à la présenter pour participer à des activités.

Doivent-elles être remises à tous les membres de l’association ? 

Il existe plusieurs catégories de membres comme : les membres fondateurs, les membres adhérents, les membres de droit, les membres d’honneur, les membres bienfaiteurs…

Tous n’ont pas la même fonction. Par exemple un membre adhérent de droit est une personne morale ou physique ayant, de par son autorité, aucune obligation de payer une cotisation, et parallèlement il dispose d’une voix consultative (non décisionnaire) à l’assemblée générale.

À l’inverse, un membre adhérent (usager ou actif) est une personne physique concernée par l’objet de l’association qui adhère aux statuts et à son règlement intérieur. Il s’acquitte d’une cotisation payante (mensuelle, trimestrielle, annuelle ou illimitée) fixée par les membres du bureau et détient une voix délibérative à l’assemblée générale. À savoir que cette catégorie est généralement la plus grande.   

L’association peut délivrer une carte adhérent dans les deux cas, elle n’aura juste pas la même fonction, plus symbolique pour le membre de droit et davantage pratique pour le membre adhérent. Ainsi, il faudra faire preuve d’une bonne gestion de vos adhérents pour ne pas vous emmêler les pinceaux.

Autre exemple : Un bénévole ne cotise pas à l’association, il n’est donc pas nécessaire de lui délivrer une carte adhérent.

Est-ce obligatoire de délivrer une carte à ses adhérents ? 

À ce jour, aucun texte juridique impose à une association de délivrer une carte à un adhérent qui vient de cotiser. La carte adhérent n’est donc pas obligatoire pour une association qui ne désirait pas en émettre. Si dans ses documents officiels (statuts intégraux et règlement intérieur), l’association a fait mention d’une remise de carte adhérent alors, elle se devra effectivement d’en délivrer une. 

Par ailleurs, il est d’usage de délivrer la carte d’adhérent au moment où la personne a transmis sa cotisation.

De plus, la carte adhérente ne suffit pas pour attester l’adhésion, il faut faire remplir et conserver les bulletins d’adhésion, dans le cas où l’association aurait à apporter la preuve de leur existence. 

Comment créer une carte d’adhésion personnalisée et quelles informations doivent y figurer ? 

Création d’une carte adhérent

La carte adhérent peut être fabriquée dans plusieurs matériaux : carton, papier, plastique… L’association est libre de choisir la manière de la fabriquer selon le budget qui leur est consacré.

Il existe de nombreux modèles accessibles et gratuits en ligne pour s’inspirer. D’autre part, plusieurs sites et prestataires proposent des services graphiques de la conception de votre maquette jusqu’à l’impression : Canva, Photopea…

Modèle de carte adhérent HelloAsso

Impression d’une carte adhérent en carton ou pvc (plastifiée)

Vous avez un grand choix d’options pour imprimer votre carte adhérent. Elle peut être directement numérotée ou non numérotée, en couleur ou en noir et blanc, recto-verso, et même avec un volet détachable pour en conserver la souche et comptabiliser les membres.

L’impression sera personnalisée en fonction des informations que vous nous communiquerez sur votre maquette. À savoir que certains sites proposent des maquettes gratuites et l’impression payante par exemple. Mais si vous disposez des compétences techniques, vous pouvez directement fournir votre création.

Selon la période de validité de l’adhésion, il est recommandé de prévoir pour l’impression de la carte de votre club un matériau résistant dans le temps. Par exemple, pour une carte en carton recyclé, utilisez un papier avec un grammage de 160g/m2 ou de 250g/m2. Pour une carte en pvc, favorisez les épaisseurs rigide 76/100ème (voir ultra-rigide 160/100ème).

Pour le format, il est généralement celui d’une carte bancaire standard (8.6 x 5.4 cm) lui permettant de loger dans un portefeuille sans inconvénient. Si vous prévoyez un volet détachable, votre carte en carton atteindra probablement un format de 21.5 x 5.4 com.

Informations et mentions 

La carte adhérent peut servir aussi bien à l’association qu’à l’adhérent.

Du côté de l’adhérent, la carte peut contenir des informations sur l’association et être une véritable carte de visite :

• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse postale, adresse mail…
• Horaires d’ouverture du siège, des locaux…
• Liens vers un site internet ou les réseaux sociaux…
• Les mentions sur les obligations : lecture et respect des statuts intégraux et du règlement intérieur, type d’assurance ou de licence… 
• Le logo de l’association

Du côté de l’association, la carte peut contenir des informations sur l’adhérent :

• Informations personnelles : nom, prénom, date de naissance…
• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse postale, adresse mail…
• Numéro d’adhérent unique
• La catégorie d’adhésion : adhésion famille, membre actif, membre de droit…
• Un code barre pour autoriser l’entrée dans des locaux ou contrôler sa présence…
• Une photo d’identité

Dépendamment de l’utilisation de la carte pour votre association, vous pouvez ajouter les éléments de votre choix !

La cotisation comme moyen d’adhésion

Cotisation, bulletin d’adhésion : définitions

La cotisation

Pour rappel, une cotisation est une somme d’argent que les membres d’une association versent pour contribuer au fonctionnement de la structure. Elle traduit dès lors l’implication et l’engagement des adhérents dans la démarche associative. La somme perçue à travers les cotisations est d’ailleurs le premier moyen de financement de l’association.

Le bulletin d’adhésion

Une fois la cotisation payée, il est recommandé de fournir un bulletin d’adhésion à son adhérent. Celui-ci lui conférera officiellement le statut d’adhérent et confirmera la validation du règlement intérieur.

Les statuts de l’association comme référence

La cotisation non obligatoire

En règle générale, si aucune disposition statutaire n’exige le paiement d’une cotisation aux adhérents, ces derniers ne sont pas donc pas soumis au versement. D’ailleurs, les associations n’ont pas l’obligation de demander à leurs membres de verser une cotisation.

La cotisation obligatoire

Dans le cas des structures avec des statuts types, le versement de la cotisation se révèle obligatoire. Il en est ainsi des fédérations de chasseurs et des associations agréées de pêche et de protection du milieu aquatique. Les personnes qui souhaitent adhérer à ces organismes sont donc tenues de payer la cotisation.

Le versement d’une cotisation est obligatoire lorsque les statuts le signalent (ou éventuellement le règlement intérieur). En effet, les fondateurs ou les organes de l’association peuvent juger opportun de mettre en place une cotisation pour renflouer les finances de la structure.

À noter que pour une raison ou une autre, les statuts peuvent indiquer une dispense de versement de la cotisation d’adhésion pour certaines catégories de membres. À savoir les dirigeants en fonction au sein de l’association, les membres fondateurs, les bénévoles actifs ou encore les membres honoraires. Cette dispense est en plus parfaitement bien légale.

Les modalités de versement de la cotisation à l’association

Le montant de la cotisation

Montant de cotisation libre

Généralement, les associations loi 1901 ont toute liberté pour fixer le montant de la cotisation d’adhésion à verser par les membres. La définition du montant de la cotisation incombe bien évidemment aux instances dirigeantes de la structure. Les statuts peuvent ainsi prévoir que cette démarche revient au conseil d’administration ou au bureau. L’assemblée générale s’attèlera par la suite à la validation du montant proposé. Plusieurs options s’offrent néanmoins à l’organe compétent pour la détermination de cette cotisation :

• Opter pour un montant fixe
• Établir un montant proportionnel à certains indices (revenus, situation personnelle de l’adhérent, etc.)
• Allier les deux systèmes

Dans la même optique, l’organe décisionnaire a tout à fait la possibilité d’instaurer une cotisation identique pour tous les membres. Sinon, il n’y a rien qui l’empêche d’instituer un montant variable en fonction de la catégorie de membres. Dans tous les cas, la cotisation ne doit être ni trop basse ni trop élevée.

Montant de la cotisation imposé

Certaines catégories d’associations ne peuvent pas fixer librement le montant de leur cotisation. C’est le cas notamment des fédérations départementales de chasseurs ainsi que des associations communales et intercommunales de chasse agréées. De fait, cette prérogative appartient aux pouvoirs publics. Le montant se définit dès lors suivant un barème ou un pourcentage bien déterminé.

Le règlement d’une cotisation

Là encore, ce sont les statuts de l’association qui fixent les modalités de versement de la cotisation que les adhérents doivent payer.

Le mode de règlement de la cotisation

Différentes alternatives sont possibles pour le paiement de la cotisation d’adhésion au sein d’une association 1901 :

• Règlement en espèces
• Virement bancaire
• Paiement par chèque
• Paiement en ligne
• Règlement par carte bancaire

Il est vivement conseillé de privilégier le prélèvement automatique en tant que mode de paiement des cotisations. Et pour cause, cette solution est particulièrement intéressante puisqu’elle assure à l’organisme associatif une rentrée d’argent prévisible à une date bien déterminée.

La périodicité du versement de la cotisation

Contrairement au droit d’entrée qui se règle lors de l’adhésion à la structure associative, la cotisation se verse de manière périodique. Concrètement, le paiement s’opère le plus souvent par an. Il est même d’usage de proposer aux membres la possibilité de le régler en plusieurs fois. Il va sans dire qu’il est absolument envisageable de mentionner la périodicité dans les statuts ou le cas échéant dans le règlement intérieur.

Attention ! Dans un souci de transparence en matière de comptabilité, les versements des cotisations doivent être identifiables comme tels dans les comptes de l’association.

L’échéance de règlement

Il est primordial que les statuts (ou à défaut le règlement intérieur) déterminent une date limite pour le règlement des cotisations. La date de l’échéance de versement d’une cotisation annuelle peut par exemple être fixée en début d’année civile ou scolaire. Par contre, en l’absence de précision statutaire ou règlementaire, les adhérents peuvent s’acquitter du montant de leur cotisation n’importe quand. Et ce, tant que l’association ne les met pas en demeure de payer leur cotisation à une date donnée.

Une association peut-elle refuser une adhésion ? Si votre association souhaite restreindre le type ou le nombre d’adhérents, vous devez vous plier à certaines règles et connaitre vos obligations avant de vous hasarder à refuser une adhésion.

Refus d’adhésion par l’association : les droits, obligations et modalités

Quels sont les droits des membres d’une association ?

Les avantages et services fournis aux adhérents après versement de la cotisation sont rédigés dans les statuts. Ainsi, l’adhésion à une association ouvre certains bénéfices comme : accès aux infrastructures et matériel pour des activités sportives, participation à des activités culturelles…

Les catégories de membres d’une association

Ainsi, en principe, une association ne peut pas rejeter une personne souhaitant la rejoindre. Mais après avoir spécifié les obligations de ce dernier et sa catégorie, l’association a la possibilité de décliner cette demande. Dès lors, il est bon de connaitre les différentes catégories de membres afin de pouvoir définir si votre association peut ou non refuser l’adhésion d’un nouveau membre.

Les membres fondateurs de l’association

Appartiennent à cette catégorie les membres qui ont constitué l’association. Vu qu’ils ont rédigé eux-mêmes le statut, ils se sont donc identifiés en tant que tels. Par ailleurs, ce sont également les signataires du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive. Aucun nouvel adhérent ne pourra intégrer cette catégorie de membre.

Les membres de droit

Dispensés des procédures d’admission (parrainage, etc.), ces derniers sont pourtant admis et acceptés par l’association. Les membres de droit doivent être définis selon les critères mentionnés dans les statuts. Les nouveaux adhérents ne peuvent accéder à cette catégorie s’ils ne répondent pas à ces critères.

Les membres d’honneur

Également appelés membres honoraires, ceux-ci sont choisis selon les services particuliers qu’ils ont rendus à l’association. Ils sont rarement soumis au paiement de la cotisation. Par ailleurs, ces membres privilégiés peuvent ne pas appartenir à l’association.

Les membres bienfaiteurs

Ces derniers — sur des élans de générosité — adressent des dons à l’association. Ils peuvent aussi la soutenir financièrement en versant un montant de cotisation qui est supérieur à celui des membres dits « actifs ». Avant de faire une demande d’adhésion dans cette catégorie, le membre devra comprendre qu’il s’agit d’un titre honorifique. En effet, il bénéficiera des mêmes droits réservés aux membres actifs. Un membre bienfaiteur n’aura donc pas de droits supplémentaires. Il est possible de refuser un membre bienfaiteur si les statuts expliquent clairement pourquoi.

Les membres à vie

Cette catégorie est réservée aux membres adhérents à l’association qui bénéficient de ce statut aussi longtemps qu’ils vivent. S’agissant d’une catégorie particulière, elle ne peut être transmise après la mort du membre bénéficiaire.

Les membres actifs, les poumons de votre association

Il s’agit en effet de ceux qui forment l’envergure de l’association. Tout adhérent doit être accepté du moment qu’il remplit les conditions stipulées dans les statuts. En effet, le refus d’une candidature ne peut dépendre que des clauses des statuts de l’association.

Refuser une adhésion, pourquoi et comment ?

Tout se jouera sur l’aptitude du candidat à répondre aux critères énoncés dans les statuts de l’association.

En effet, pour les membres de droit étant dispensés de la procédure d’admission imposée aux autres catégories de membres (parrainage…) doivent répondre à des critères stricts rédigés dans les statuts. Il en va de même pour les membres à vie.

De fait, si les statuts imposent des conditions d’âge, de parrainage par d’autres membres, de qualification professionnelle, etc. par exemple, l’association peut refuser l’adhésion d’un nouveau membre si ce dernier n’est pas apte à les remplir.

Par ailleurs, les statuts peuvent également exiger à l’adhérent de payer une cotisation ou un droit d’entrée. Aussi, les candidatures peuvent être soumises au conseil d’administration, au président de l’association, à l’assemblée générale… Ces derniers décideront s’il y a adhésion ou pas. Les statuts peuvent par ailleurs obliger l’adhérent à se faire parrainer par un membre. S’il ne respecte pas cette clause, son adhésion peut être déclinée.

Mention spécifique dans les statuts

Si votre association se donne la liberté de refuser un adhérent, indiquez dans les statuts que vous n’êtes pas tenu d’apporter des explications lors d’un refus d’adhésion. Cela vous permettra d’éviter les procédures judiciaires si un candidat mécontent décide de vous poursuivre.

Les limites de refus d’adhésion au sein d’une association

L’origine du refus indiquée dans les statuts ne devra en aucun cas être motivée par la discrimination. Tout refus sous le signe politique ou religieux, dû à l’origine, la nationalité, un handicap ou situation médicale, une situation familiale, l’apparence physique, dû à ses mœurs, orientation sexuelle, ou appartenance à une ethnie ou race sera considéré comme motif discriminatoire en cas de refus d’adhésion au sein d’une association. En fait, votre liberté de choisir vos adhérents se limitera à la loi et les règles de non-discrimination.

En fin de compte, en fonction de la catégorie de membre pour laquelle le candidat postule, et en fonction des statuts, une association peut refuser une adhésion. Connaissant une certaine limite, ce refus ne doit pas aller à l’encontre de la loi.

Qu’est-ce qu’un motif grave et légitime d’exclusion ?

Une association peut exclure un de ses membres pour un motif grave comme des actes ou actions ou paroles portant atteinte aux intérêts collectifs de l’association. Les membres de l’association devront prouver la ou les fautes de l’adhérent.

L’adhérent doit prendre connaissance des faits qu’ils lui sont reprochés et pouvoir en discuter. La procédure disciplinaire qui s’applique devra suivre celle indiquée par les statuts. Et en cas d’absence de celle-ci dans les statuts, l’assemblée générale se réunira pour prendre une décision.

Qui doit signer le formulaire d’adhésion ?

L’adhésion à une association confère la qualité de membre d’un adhérent. À ce titre, il doit être signé par l’adhérent — emportant ainsi pleine acceptation des statuts ainsi que du règlement intérieur — et le président de l’association.

Création du bulletin d’adhésion

Le bulletin d’adhésion également connu sous le nom de bulletin d’inscription ou fiche d’adhésion est un document qui formalise l’adhésion d’un membre à une association. En règle générale, il se présente sur une feuille A4.

Bien que l’adhésion à une association n’ait pas l’obligation d’être rédigée par écrit, il est toujours préférable de donner à l’adhérent une preuve de sa qualité de membre pour éviter les problèmes ultérieurs : c’est le bulletin d’adhésion. Ce document rempli par l’adhérent est composé de deux parties. Une première partie signée par l’adhérent et conservée par l’association pour une tenue à jour de la liste des adhérents. Une deuxième partie signée par le président de l’association ou son représentant et remise à l’adhérent comme justificatif du paiement de la cotisation.

Le bulletin d’adhésion n’a aucune valeur fiscale. Pour que l’adhérent puisse bénéficier des avantages définis par l’article 200 du Code général des Impôts, l’association doit lui remettre un reçu fiscal conforme au formulaire CERFA 11580.

Sauf dispositions statutaires, l’adhésion vaut pour toute la durée de l’association.

Les informations obligatoires à mentionner sur le bulletin d’adhésion

Le bulletin d’adhésion doit contenir les informations suivantes :

• L’identité de l’adhérent : nom, prénom et date de naissance ;
• L’adresse exacte de l’adhérent, le code postal et la ville ;
• Son adresse courriel et son numéro de téléphone
• La dénomination de l’organisme associatif ;
• Le siège de l’association ;
• Le montant de la cotisation et sa date de validité ;
• Le mode de règlement : espèces, chèque, virement, etc.
• Les modalités d’adhésion à l’association telles que les justificatifs à fournir : photo d’identité, copie de la carte d’identité, certificat médical, enveloppe timbrée au nom de l’adhérent… et les aménagements qui peuvent y être apportées, comme les réductions pour certaines catégories de personnes ;
• La mention de la loi du 6 janvier 1978 relative au droit de communication dans le fichier des membres de l’association des données personnelles de l’adhérent, de son droit de regard et de rectification sur les informations le concernant ;
• Le lieu et la date de la signature du bulletin d’adhésion ;
• Les signatures de l’adhérent et du président de l’association.

Concernant le commerce des listes de ses adhérents, si l’association en fait commerce, il est conseillé de prévoir un opt-in. Ce qui veut dire que l’association est tenue d’informer ses adhérents de l’existence de ce fichier, de leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification.

L’opt-in est une obligation imposée par la loi LEN et par les recommandations d’application émises par la CNIL. Son non-respect constitue une infraction qui peut être punie d’une amende de 750 euros par message publicitaire.

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Si l’adhérent est une entreprise : quelles informations obligatoires ?

Si le futur adhérent est une personne morale, les informations suivantes sont obligatoires :

• La raison sociale ;
• La forme juridique ;
• L’adresse mail ;
• Le site web ;
• Le numéro de téléphone ;
• Le n° SIREN.

À noter que dans la partie à conserver par l’organisme associatif, l’adhérent doit déclarer avoir pris connaissance de l’objet de l’association, des statuts et éventuellement du règlement intérieur.

En outre, si l’adhésion à l’association ne prévoit pas le versement d’une cotisation, il est possible de modifier le bulletin d’adhésion en conséquence.

Le bulletin d’adhésion en ligne, c’est quoi ?

L’association peut créer son propre bulletin d’adhésion en ligne que le postulant pourra remplir directement sur le site internet de la plateforme HelloAsso grâce à l’outil 100% gratuit d’adhésion et/ou le site internet de l’association. Le principal avantage de cette alternative est qu’elle permet de gagner du temps et de personnaliser son bulletin d’adhésion avec l’ajout d’informations pratiques (sur les conditions d’accès par exemple), de vidéo ou d’image par exemple. Il est également possible d’ajouter certains champs (obligatoires ou facultatifs) à renseigner.

Conformément à la loi « informatique et libertés », le bulletin d’adhésion en ligne (et à remplir manuellement aussi d’ailleurs) donne droit à l’adhérent d’accéder aux données qui le concernent et de les faire rectifier.

Il en est ainsi de :

• L’adresse de l’adhérent : adresse postale (avec le code postal et le nom de la ville) et adresse courriel ;
• Sa profession ;
• Ses diplômes ;
• Sa taille de tee-shirt ;
• Dans le cas d’une association professionnelle : Le nom de l’entreprise ;
• Dans le cas d’une association sportive : un certificat médical ;
• Dans le cas d’une adhésion d’une personne mineure : une autorisation parentale ;
• Etc.

Par ailleurs, d’autres informations peuvent également être demandées pour la bonne organisation de l’association, comme la qualité de membre que le postulant souhaite acquérir avec le montant de la cotisation pour chaque catégorie.

Un autre avantage consiste à la création de tarif « spéciaux » et/ou de code promotionnel, par exemple dans le cas du renouvellement de la cotisation ou d’abonnement à plusieurs : couple, famille nombreuse, etc.

Adhérer à une association loi 1901 : Tout savoir

Par principe, les conditions d’adhésion sont librement définies par les statuts (agrément ou parrainage par exemple), mais ne doivent pas se reposer sur des motifs discriminatoires tels que prévus par l’article 225-1 du Code pénal.

En outre, le consentement mutuel doit être manifeste et se traduit généralement par la remise d’un bulletin d’adhésion ou d’une carte de membre en contrepartie d’une cotisation annuelle. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les adhésions à une association.

Pourquoi adhérer à une association ?

Adhérer à une association, c’est défendre une cause qui nous tient à cœur. C’est également contribuer au développement de l’association par la prise de parole lors des assemblées générales ainsi que les participations aux manifestations extérieures : fêtes, événements sportifs…

Le formulaire d’adhésion (fiche)

La demande d’adhésion

Sauf clauses particulières dans les statuts, l’adhésion se fait par simple demande à partir d’un modèle mis à disposition des adhérents (fiche). Un examen formel des demandes est effectué par les membres habilités avant d’être acceptées.

En règle générale, l’adhésion à une association n’a pas besoin d’être formalisée par écrit. En effet, valent pour adhésion :

• La signature des statuts lors de la création de l’association ;
• Le versement de cotisations ;
• La participation aux assemblées générales et aux activités réservées aux membres ;
• Ou l’acceptation de fonctions sociales.

Toutefois, pour éviter les malentendus et les contestations ultérieures, il est conseillé de :

• Remettre au nouvel adhérent un bulletin d’adhésion, sa signature en bas du document valant pleine acceptation des statuts et du règlement intérieur ;
• Dresser un procès-verbal de la délibération du conseil d’administration ou de l’assemblée générale et envoyer une lettre informant le futur adhérent que sa candidature a été retenue.

Les statuts et le règlement

Le futur adhérent doit pouvoir prendre connaissance des statuts et éventuellement du règlement intérieur de l’association avant d’adhérer.

En cas de silence de statuts sur le renouvellement des adhésions, une personne est adhérente jusqu’à la disparition de l’association.

Modèle de la demande d’adhésion

Le bulletin d’adhésion se présente généralement sous la forme d’un papier A4. Celui-ci doit être découpé en deux parties, la première est remise au nouvel adhérent (comme preuve du paiement de la cotisation annuelle), et la deuxième conservée par l’association pour assurer la tenue à jour du registre des adhérents.

Si les statuts ne prévoient pas le versement d’une cotisation, le bulletin d’adhésion doit mentionner cette information.

Par ailleurs, un opt-in (mentions légales relatives aux droits des adhérents sur leurs données personnelles) doit être prévu sur le bulletin d’adhésion si l’association fait commerce de la liste de ses adhérents de manière habituelle. Et ce conformément à la loi de 1978 faisant référence au droit de communication et de rectification des données personnelles, conforté par le nouveau règlement européen sur la protection des données ou RGPD en vigueur depuis mai 2018.

À noter que le bulletin d’adhésion n’a aucune valeur fiscale et ne fait pas bénéficier d’avantages fiscaux tels que définis dans l’article 200 du Code général des impôts. Il faut pour cela donner à l’adhérent un reçu fiscal conforme au formulaire Cerfa 11580.

La gestion des adhésions en ligne

Avec l’avènement du numérique, son bulletin d’adhésion permet de gagner du temps. En effet, les cotisations et les paiements sont plus faciles à gérer grâce à des logiciels ou sites spécialisés. Par ailleurs, les adhérents sont regroupés dans un seul et même espace (identité, nombre, date d’entrée et de sortie, etc.).

Avec HelloAsso, la plateforme des associations, bénéficiez d’un outil de gestion d’adhésion simple et intuitif pour proposer des bulletins d’adhésion dématérialisés. Paramétrez et personnalisez vos bulletins, collectez les documents nécessaires, suivez en temps réel les adhésions et diffusez votre campagne sans aucun frais ni commission.

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La gestion des adhésions

La gestion est une tâche qui requiert de la rigueur et une bonne organisation. D’ailleurs, elle est soumise à un certain formalisme, notamment sur la protection des données personnelles des adhérents.

Le registre des adhérents

Toutes les adhésions doivent être consignées dans le registre des adhérents pour faciliter la gestion. Il s’agit d’un cahier dans lequel sont notées toutes les informations relatives aux adhérents. Ce fichier permet notamment d’éviter toute contestation quant à la qualité de membre d’une personne (paiement des cotisations), d’une part, et de gérer le renouvellement (le cas échéant), d’autre part.

Depuis la dispense d’agrément n° 8 (ancienne norme simplifiée n° 23), qui concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre par toute association à but non lucratif, régie par la loi du 1er juillet 1901 dans le cadre de la gestion administrative de ses membres et donateurs, le registre des adhérents ne nécessite plus de déclaration préalable à la CNIL. Toutefois, cette dispense stipule que seules les données relatives à l’identité, l’identité bancaire, et à la vie associative des adhérents peuvent être recueillies.

Par ailleurs, les données personnelles ne peuvent être conservées au-delà de la démission ou de la radiation du membre, sauf demande contraire.