Une newsletter, à ne pas confondre avec vos emailings s’inscrivant dans une démarche personnalisée de relation CRM, se caractérise par l’envoi à intervalle régulier d’un email à toute votre base de contacts, sans segmentation spécifique regroupant différentes informations. Elle sert à informer, fidéliser et convertir vos lecteurs. La difficulté de ce canal de communication est qu’il demande une réflexion sur les ressources disponibles pour limiter les efforts de rédaction (et d’être régulier) impliquant une prise en main d’un logiciel de gestion d’emailing, et surtout la qualité du contenu pour retenir vos lecteurs.
Afin de vous accompagner dans votre stratégie de mise en place de newsletter et des idées de rédaction, HelloAsso vous délivre astuces et conseils.
Comment faire une newsletter association ?
La Newsletter fait partie des canaux de communication accessible sans compétence technique particulière. Elle requiert une base de données et le consentement de vos contacts, ainsi qu’une maîtrise de la langue française. Toutefois, mettre en place une newsletter implique une réflexion en amont sur l’organisation pour évaluer et limiter les efforts de la rédaction.
La base de données
Concernant votre base de données, vous allez pouvoir compter sur:
- les contacts acquis : les membres de l’association, adhérents, donateurs…
- les prospects : sur votre site internet, dans vos communications d’emailing, sur vos réseaux sociaux, pensez à mettre un « call-to-action » autrement dit un bouton d’action proposant l’inscription à votre newsletter.
Par exemple, nous avons sur le site Helloasso.com des call-to-action sur toutes nos pages proposant l’inscription.
Vous avez ensuite l’option de compiler les contacts dans un tableau excel ou un googlesheet, ou utiliser un logiciel CRM qui permet une certaine automatisation et un gain de temps administratif.
Autre astuce pour accroitre votre communauté : proposez aux lecteurs de partager la newsletter en la transférant à leurs contacts.
Définir les objectifs de votre newsletter
Contrairement à un emailing qui porte sur une attention particulière (appel aux donc, réadhésion au club, annonce de la vente de produits ou de tickets pour un événement), la Newsletter de votre association peut (et doit) avoir 2 objectifs :
- Communiquer sur une actualité
- Promouvoir un article
- Inciter à une action
- Inviter à un événement
- Parler d’un moment fort ou d’un marronnier de votre secteur ou de l’année …
De plus, contrairement également à un emailing au message unique et personnalisé, la Newsletter peut promouvoir une actualité du monde associatif, d’une étude de votre secteur. En d’autre terme, bien que l’objectif premier soit un appel à l’action, la Newsletter peut faire un focus sur un partenaire ou un acteur extérieur à votre association.
Par exemple, dans une des newsletter de HelloAsso, nous avions proposé aux associations de télécharger notre tout dernier livre blanc. Et de lire le baromètre d’un acteur de l’écosystème qui nous semblait pertinent pour nos lecteurs.
Cela s’appelle de la curation d’articles du monde associatif : le fait de faire de la veille et de la proposer à vos lecteurs.
Qualifier vos listes de diffusion
Tenir une base de données à jour avec adresses email est essentiel ! Avant d’exploiter vos coordonnées, vérifiez que les informations soient à la bonne place : le prénom dans la colonne du prénom, le nom dans la colonne du nom…
Cela paraît peut-être « simple » mais n’avez-vous jamais reçu un email avec votre nom de famille à la place de votre prénom ?
Moi par exemple, je m’appelle Claudia … Et le temps d’un emailing, je suis devenue Laurence 👇
Lorsque vous utilisez un logiciel d’emailing, certains champs sont dynamiques (les prénoms, noms de famille et le nom de votre association par exemple). Lors de l’envoi automatisé de votre Newsletter à vos contacts, le logiciel va aller chercher automatiquement les informations des champs dynamiques demandés dans votre base de contacts google sheet ou excel. Ainsi, si le prénom et le nom sont inversés dans votre fichier excel ou googlesheet, le logiciel enverra la Newsletter avec la mauvaise information.
La RGPD et la newsletter de votre association
Avant d’envoyer une newsletter aux adresses emails de votre base de contacts, vous devez vous assurer de plusieurs éléments conformes à la nouvelle réglementation :
- L’internaute a eu accès à un formulaire mentionnant qu’il recevra des informations par email
- L’internaute a rempli un « double opt-in », autrement dit, il a coché une case et confirmé son consentement
- Il a la possibilité de se désinscrire en cliquant sur un lien ou par retour d’email si la Newsletter part de votre compte de messagerie.
A quelle fréquence envoyer ma newsletter ?
Dans votre calendrier éditorial, une attention particulière est à apporter sur l’envoi de vos emailings. Idéalement, 1 newsletter par mois c’est bien. Et si vous n’avez pas les ressources au sein de votre association, tablez sur 1 tous les 2 mois. La récurrence et la date d’envoi sont importantes. Soyez régulier. Et envoyez-la toujours à la même date.
Pour assurer le rythme, planifiez en avance la newsletter du mois prochain, identifiez un thème et essayez d’utiliser ce thème comme un fil conducteur dans vos messages.
Quel outil pour envoyer vos Newsletters
2 options :
- Utiliser votre compte de messagerie (celle créée pour votre association). Cela convient bien pour une petite quantité de destinataires, moins de 500 contacts. En revanche attention aux erreurs de nom, prénom et fausses emails. Dans Gmail par exemple, vous pouvez créer un « libellé » Newsletter et y mettre au fur et à mesure les contacts qui souhaitent la recevoir.
- Utiliser un logiciel d’emailing (sendin blue, mailchimp…) qui, connecté à votre base de données CRM, vous fera gagner du temps de par son automatisation.
La plateforme de paiement à connecter à tous vos outils de gestion
Analyser les résultats de vos Newsletters
En plus de l’automatisation, l’utilisation d’un logiciel d’emailing propose de suivre certaines actions de vos lecteurs non négligeables :
- désabonnement
- taux de clic
- taux d’ouverture
- ouvreuses et non ouvreuses
Ces données, une fois analysées sur plusieurs envois, donnent la température de vos lecteurs vis-à-vis de votre newsletter : fort désabonnement ou peu d’ouvreuses sous-entend un manque d’intérêt.
Retravaillez le contenu, les formats voire même demandez à vos lecteurs des idées et leur avis !
Porter une attention sur la structure de votre newsletter
Dans l’ordre, il faut :
- capter l’attention de vos lecteurs
- susciter l’intérêt dans vos messages
- amener vos lecteurs à l’action
Ainsi, variez les contenus et les formats de messages. Partager des dossiers, des actualités, des reportages photos, des vidéos, des webinaires … et toujours apprendre de ce qui marche.
Dans la newsletter de votre association, mettez l’emphase sur ce qu’il se passe dans votre « secteur » ou autour de votre cause, n’hésitez pas à informer le lecteur qui n’a peut-être pas le temps de lire et se tenir au courant des actualités. Toutefois, restez positif ! Une newsletter qui donne la déprime sera mal perçue sur le long terme. Ne minimisez pas les « catastrophes » mais le but n’est pas d’effrayer mais de sensibiliser et trouver des solutions ensemble.
L’objet
Conserver le même objet (en changeant le mois par exemple), cela donnera la sensation de créer un petit rituel mensuel par exemple.
Les textes
L’idée est de créer l’intérêt, pas de tout dire. Soyez le plus court possible (la perfection c’est pas quand il n’y a plus rien à ajouter, mais plus rien à enlever) et de rediriger vers le siteweb de votre association.
Partez sur 2 ou 3 phrases à chaque fois + un visuel + le fameux lien en « call-to-action », le bouton d’action principal.
Les formats
Variez-les ! Mettez à minima 2 formats différents par newsletter : un article, un visuel, une vidéo, un dossier à télécharger, un sondage à répondre…
Communiquer avec vos lecteurs
N’hésitez pas à demander si les lecteurs ont apprécié la newsletter, les sujets qu’ils aimeraient lire !
Et n’oubliez pas de mettre des boutons de partage sur les réseaux sociaux avec une formulation engageante « Et si vous aimez ce contenu, faites-en profiter vos proches ! » par exemple.
Des idées de contenu pour votre newsletter de votre association
La première chose à faire est de s’abonner vous-même à des newsletter. Lisez, consultez, notez ce que vous aimez, ce que vous trouvez pertinent et intéressant. Faites de la veille et inspirez-vous.
Un bilan régulier de vos actions et annuel
Si le lecteur s’est abonné à la newsletter de votre association c’est qu’il vous apprécie, qu’il soutient votre cause, qu’il participe à vos événements… Leur faire part de vos actions et réalisations coule de sens ! Partagez des chiffres, des photos, des projets, des partenariats qui vont faire bouger les lignes.
Des informations sur la vie de votre association et de votre secteur
La newsletter est un canal d’information. Vous ne pouvez pas autocentrer les informations sur votre association uniquement. Pour ceci, il est préférable d’utiliser un emailing classique personnalisé délivrant un message unique.
La newsletter est un moyen de donner de l’ampleur à vos actions. Pourquoi vous agissez ? Comment vous agissez ? En donnant des informations sur votre secteur ou sur les causes que vous soutenez, vos actions paraissent encore plus utiles.
Pour certaines associations ou clubs, voyez la newsletter comme un « service » rendu à votre communauté. Un club de sport peut tenir informé ses adhérents des championnats mondiaux, des nouvelles réglementations…etc.
