Bien que la loi du 1er juillet 1901 n’impose pas aux associations d’ouvrir un compte bancaire dédié, il est vivement conseillé de procéder à cette démarche. En effet, cela permet entre autres à l’organisme associatif de faciliter la gestion de ses finances et d’assurer un meilleur suivi comptable. Mais également de disposer de moyens de paiement pratiques et diversifiés, dont le chéquier.
Toutefois, ce mode de paiement est soumis à certaines règles, notamment en ce qui concerne l’encaissement. Le point dans cette rubrique.
- Encaissement des chèques dans une association
- Quand encaisser un chèque ? Le délai d’encaissement d’un chèque
- Comment encaisser un chèque ?
- 1) elle peut envoyer le chèque à sa banque qui l’encaissera pour elle.
- 2) elle peut tout simplement déposer le chèque (s’il est non barré) à la banque de l’émetteur.
- 3) elle peut passer par une plateforme de paiement en ligne qui se chargera de l’encaissement
- Utilisation de chèques : quels sont les risques ?
- Association loi 1901 : pourquoi utiliser un chéquier comme moyen de paiement ?
Encaissement des chèques dans une association
Quelle est la date limite pour encaisser un chèque ?
Pour pouvoir encaisser un chèque, il ne faut surtout pas dépasser son délai de validité. En effet, un chèque est généralement valable pour une durée de 1 an et 8 jours après sa rédaction. Cette durée passe néanmoins à 1 an et 20 jours dans les départements et territoires d’outre-mer. En tout cas, il est fortement recommandé d’encaisser votre chèque le plus tôt possible. Vous avez d’ailleurs un délai de présentation de 8 jours pour les chèques émis et payables en France. À l’international, ce délai passe à 20 jours pour les pays de l’Union européenne et 70 jours dans les autres pays.
Attention ! À l’heure actuelle, la durée de validité d’un chèque doit être réduite à six mois.
Comment encaisser un chèque ?
Pour encaisser un chèque, dont elle est la bénéficiaire (dans le cadre du paiement de cotisations, de dons, de droits d’entrée pour une manifestation…), une association a plusieurs options :
1) elle peut envoyer le chèque à sa banque qui l’encaissera pour elle.
Dans ce cas, la personne habilitée à signer les chèques au sein de l’organisme doit l’endosser (apposer sa signature au verso du chèque). En plus de la signature, le chèque doit aussi faire mention du numéro de compte de la structure et de la date d’émission. Il peut être remis à la banque directement en agence ou par courrier. À noter que :
- Pour la démarche auprès du guichetier de l’agence, le chèque doit être accompagné d’un bordereau de remise qui reprend le numéro de compte de l’association ainsi que les caractéristiques du chèque déposé.
- Avant son envoi par voie postale, il importe de noter toutes les caractéristiques du chèque. Et ce, afin de faciliter les recherches en cas de perte.
2) elle peut tout simplement déposer le chèque (s’il est non barré) à la banque de l’émetteur.
Toutefois, cette opération peut engendrer des frais à la charge de l’association. Notamment si elle n’a pas de compte dans cette banque. En outre, le dépôt et l’encaissement du chèque peuvent s’opérer à l’aide d’un smartphone. Possible seulement dans certaines banques, cette méthode consiste à photographier le chèque (recto) et à télécharger le cliché ainsi obtenu dans l’application de l’établissement bancaire. Après vérification et confirmation de certaines informations, le compte bancaire associatif sera rapidement crédité. Il n’empêche que le chèque doit être envoyé par courrier ou déposé dans une agence.
Bon à savoir : La plupart des plateformes en ligne de gestion d’associations ne proposent plus l’option des encaissements de chèque. En effet, la majorité des cas se faisant par CB, ce moyen est devenu contraignant et moins sécurisé qu’un paiement en ligne.
Bon à savoir : Pensez bien à noter dans votre plan comptable les sorties et entrées de chèque. HelloAsso s’engage auprès de BasiCompta pour connecter les logiciels de gestion et faciliter votre suivi comptable !
Utilisation de chèques : quels sont les risques ?
Gage de sécurité, le chèque est un moyen de paiement, dont l’utilisation n’est pas du tout sans risques. Perte, vol, usage frauduleux, falsification, refus d’encaissement (un chèque sans provision ou en bois par exemple), les risques liés au chèque ne manquent pas.
Le paiement du chèque peut par conséquent être soumis à une opposition. S’ensuit alors la demande d’un nouveau chèque auprès de l’émetteur (adhérent, donateur, sponsor…). Par ailleurs, la rédaction d’un chèque doit respecter des règles de forme strictes. Dès lors, si ce moyen de paiement n’est pas conforme, sa validité peut être remise en cause.
Association loi 1901 : les avantages du chéquier ?
Malgré le succès grandissant des paiements en ligne, le chèque reste un moyen de paiement très répandu auprès de nombreuses associations. De fait, son utilisation présente de multiples avantages. Tout d’abord, les chèques permettent de reconstituer la trésorerie de l’organisme associatif. Ils ont effectivement le grand avantage d’être vérifiables et peuvent constituer des pièces justificatives irrévocables. Concrètement, ils gardent une trace du paiement effectué, que ce soit en matière de dépenses (règlement des factures…) ou de recettes (dons, cotisations, etc.). Le trésorier pointe en plus les paiements sur les talons du chéquier. Il n’y a pas mieux pour assurer la transparence de sa comptabilité. En outre, les chèques conviennent parfaitement bien pour des paiements avec des montants importants.
Qui a le droit de signer les chèques d’une association ?
Bon à savoir : L’identité des personnes autorisées pour signer les chèques doit figurer dans les statuts de l’association ainsi que dans le contrat de souscription lors de l’ouverture de son compte bancaire.
En général, il est recommandé de limiter le nombre de personnes qui dispose d’un droit de signature et d’accès aux comptes bancaires. Le président doit détenir le pouvoir de signature et le trésorier également sous couvert d’aval du Président. L’émission d’un chèque d’une association doit comporter 2 signatures de personnes autorisées à le faire. Généralement, l’institution financière demande la liste des membres du bureau et les statuts pour vérification.
De plus, il est primordial de surveiller et de mettre à jour la liste des personnes ayant procuration et droit de signature à chaque nouvelle nomination et renouvellement de l’équipe dirigeante de l’association.
