Comment organiser une tombola ? Les règles et obligations

Bien que le monopole sur les jeux d’argent soit aux mains de l’État, les associations loi 1901 ont parfaitement bien le droit de procéder à l’organisation d’une tombola. Toutefois, l’organisation d’un tel événement associatif se plie à des obligations et des démarches administratives dont il faut se souscrire.

Quelles sont donc les obligations légales et les étapes à suivre pour organiser une tombola et en faire un succès ? Réponses tout de suite.

Qu’est-ce qu’une tombola pour une association ?

Une tombola remplit les mêmes critères qu’une loterie à une seule différence près. Le(s) gagnant(s) remporte (ent) uniquement des gains en nature. Outre cela, les critères sont identiques à ceux d’une loterie :

• Une ouverture au grand public : tout le monde a le droit d’y participer
• Les participants obtiennent un billet qui a fait l’objet d’une contrepartie financière
• Le hasard désigne les gagnants : un tirage au sort est en général organisé avec ou sans huissier.

Quelles associations peuvent organiser une tombola solidaire ?

Les associations peuvent organiser une tombola dans le cadre :

• d’une action caritative,
• d’animation sociale,
• d’une activité sportive, culturelle, scientifique ou artistique

Les tombolas et loteries sont fortement codifiés et encadrés. Ainsi, l’article L.322-3 précité du Code de la sécurité intérieure prévoit l’autorisation d’organiser des tombolas par des associations si :

• La tombola ne porte que sur des objets mobiliers (les biens immobiliers comme les gains à obtenir sont ainsi exclus).
• L’association organisatrice doit avoir pour objet statutaire, la bienfaisance, l’encouragement des arts ou la pratique d’une activité sportive. 
• Les frais destinés à l’organisation de événement, achat de lots compris, doivent être en dessous des 15 % du montant total d’émission (nombre de billets émis multiplié par le prix d’émission d’un billet).
• Les fonds recueillis doivent être utilisés à des actions de bienfaisance, encouragement des arts et d’activités sportives à but non lucratif. Les recettes obtenues à l’issue de la manifestation ne devront en aucun cas servir à combler un déficit ou une mauvaise gestion.

Si les démarches administratives ne sont pas respectées, l’association aura des sanctions à payer : à savoir le paiement d’une amende de 150 000 € ou encore la confiscation de tous les biens destinés à l’organisation de la tombola en question.

Vous pouvez télécharger la circulaire gouvernementale de 4 pages en cliquant sur ce lien.

La demande d’autorisation

Effectivement, pour pouvoir organiser une tombola, une association doit adresser une demande d’autorisation, en remplissant le formulaire « Demande d’autorisation de Loterie », à l’autorité compétente. Autrement dit, auprès de la mairie de la commune ou de la préfecture de police (pour Paris, Lyon ou Marseille) de la localité où se trouve son siège social.

A cette demande, il faudra joindre une copie des statuts et préciser l’affectation précise des sommes recueillies dans le cadre de l’opération.

Le capital d’émission d’une tombola

Le capital d’émission correspond au nombre de billets émis multiplié par le prix du billet. Ce montant des frais d’organisation est plafonné et l’autorité préfectorale voudra le connaître.

2 cas de figure :

Si le capital d’émission dépasse les 7 500 €, l’association est dans l’obligation de présenter un projet précis accompagné de son dernier bilan d’exercice financier.

Si le capital d’émission dépasse les 30 000 €, l’association doit d’abord obtenir l’accord du directeur départemental ou régional des Finances Publiques avant d’en demander autorisation au maire de la commune ou au préfet.

La rédaction du règlement de la tombola : obligatoire ?

Dans le cadre de l’organisation d’une tombola, certaines municipalités peuvent demander aux associations de rédiger un règlement qui régit cet évènement. Il convient dès lors d’y inclure les éléments suivants :

• La nature des billets (liasses, cartons, numérotations) ;
• Le prix du billet ;
• La date d’ouverture de la souscription de billets de tombola et la date de clôture ;
• La procédure de tirage au sort ;
• Les délais accordés aux gagnants pour retirer leurs lots ;
• La destination des lots retirés ;
• La destination des profits réalisés par la tombola.

Autres étapes à suivre pour l’organisation d’une tombola pour une association

Pour organiser et mener à bien une tombola, les étapes ci-après ne sont surtout pas à manquer.

Demander et obtenir les lots

Pour obtenir des lots, plusieurs possibilités s’offrent à l’association loi 1901 :

• Les commerçants ou les grossistes spécialisés : il faut veiller à bien les choisir pour obtenir des lots adéquats au public visé
• Les fournisseurs habituels, mécènes et donateurs de l’association
• La mairie : elle pourra donner une subvention pour l’achat des lots
• Les banques : celles-ci prévoient le plus souvent un budget pour les associations surtout si ces dernières font partie de leur clientèle

Les lots d’une tombola associative sont en général offerts gratuitement par les commerçants et les entreprises en échange de la mention de leur nom au cours de la remise des prix. Pour faire appel à leur générosité, il est recommandé de leur faire parvenir un courrier de demande de lots pour une tombola. Cette demande doit dès lors préciser les démarches de remise des lots à l’association, la date de la tombola, l’adresse de l’association et le but de l’évènement.

Attention, une association ne peut aucunement mandater un commerçant pour organiser sa tombola en contrepartie d’une rémunération quelconque.

Imprimer les billets

Ça y est, vous avez obtenu l’autorisation pour organiser votre tombola. Vous avez également récolté tous les lots nécessaires qui serviront de gains pour les futurs participants. Une fois que vous avez bien défini la date de déroulement de la tombola ainsi que le lieu, vous pouvez enfin imprimer les fameux billets. Cependant, il existe quelques règles de forme et de fond à respecter avant d’imprimer les billets de tombola.

• Chaque billet doit comporter une souche sur laquelle sera écrit le nom du souscripteur ou de la personne qui a acheté le billet. Dans le cas d’un carnet de billets comportant 3 parties, il faudra écrire le nom du souscripteur sur le talon du carnet et sur la partie qui servira pour le tirage au sort.
• Chaque billet doit faire mention du nom de l’association, de la date du tirage au sort, du numéro du billet ainsi que de son prix. Il faut savoir qu’il n’y a pas de plafond quant à l’établissement du prix d’un billet.
• Les billets seront agrafés par carnets de 5 ou de 10.
• Les billets sont à imprimer sur du papier couleur évitant ainsi les photocopies.

Vendre les billets

Ce sont les membres de l’association qui s’occupent de vendre les billets de tombola. Et pour les motiver à vendre le maximum de billets, il est fortement conseillé de récompenser les meilleurs par l’octroi d’un lot par exemple durant le jour de la tombola. Certes, il n’existe pas de délai légal entre la date d’ouverture et de clôture des souscriptions.

Il est cependant recommandé de clôturer la souscription au moins une demi-heure avant le tirage au sort. Cela permet en effet aux vendeurs de billets de retourner les souches ainsi que l’argent des billets à l’association et ainsi garantir une meilleure organisation de la tombola le jour J.

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Le tirage au sort

En règle générale, le tirage au sort doit être totalement aléatoire. Il existe dès lors plusieurs formules pour sa réalisation. Mais, les associations optent généralement pour une personne avec les yeux bandés qui piochera un des billets dans une urne. Pour assurer la bonne marche du tirage au sort, l’association peut engager un huissier pour le surveiller. Toutefois, cette démarche n’est pas obligatoire mais aura un effet de rassurer les participants.

Bon à savoir 

Pour les gagnants absents le jour du tirage au sort, l’association devra établir un délai de retrait des lots. Une fois ce délai passé, les lots seront réutilisés par l’association lors d’un tirage au sort ultérieur ou redistribués à d’autres organismes sociaux.

Les 6 conseils pour une tombola réussie

Clémentine de l’Association Petits Princes nous délivre ses conseils :