Comment organiser une conférence ?

Peu importe l’objet social de votre association loi 1901, il n’y a rien qui vous empêche d’organiser une conférence. Selon l’objectif que vous avez fixé, vous pouvez d’ailleurs choisir d’organiser une conférence publique ou une conférence de presse.

Bien que l’organisation d’événements associatifs requiert l’assemblage de nombreux éléments, vous avez néanmoins la possibilité de programmer une conférence en ligne, ce qui peut se révéler très intéressant. En tout cas, quelle que soit la nature de la conférence, l’association organisatrice doit s’y prendre avec minutie et longtemps à l’avance. De même, il est impératif de suivre plusieurs étapes essentielles. Tout de suite les détails.

Définir l’objectif de la conférence

En effet, il convient avant toute chose de déterminer l’objectif de la conférence :

• Pourquoi souhaitez-vous l’organiser ?
• Est-ce pour faire connaitre le lancement d’un nouveau projet, la tenue d’un évènement (concert, spectacle, etc.) ou la réalisation d’une levée de fonds ?
• Ou bien pour discuter d’un sujet précis qui entre dans le cadre de vos activités associatives ?
• Pour vous faire connaître ou fidéliser vos donateurs et membres ?

Dans tous les cas, il est vivement conseillé de proposer un thème attrayant qui pourra vous assurer un grand nombre de participants. Un thème qui intéresse ou qui surprend l’audience est la garantie de la réussite de votre conférence.

L’objectif permet en plus de définir la nature de la conférence à organiser : conférence publique ou conférence de presse. De même, toutes les étapes à franchir pour les préparatifs de cet évènement associatif en dépendent. Toutefois, quel que soit le type de conférence que vous prévoyez, elle vous permettra de mettre en lumière votre organisme à but non lucratif, ses valeurs et ses activités. Elle vous donnera aussi la possibilité d’attirer de nouveaux adhérents, bénévoles et partenaires financiers (donateurs, mécènes, sponsors…).

Fixer la date de déroulement de l’évènement

La date

Comme pour les préparatifs d’autres manifestations associatives, l’organisation d’une conférence doit également s’opérer le plus tôt possible. Effectivement, cela vous permettra de peaufiner chaque détail et de ne rien laisser au hasard. Ainsi, lorsque vous décidez d’organiser une conférence, fixez une date plusieurs mois à l’avance.

Si vous souhaitez avoir un maximum d’audience, faites en sorte que la conférence ne se déroule pas en parallèle avec des évènements importants. À savoir les évènements politiques comme des élections, les grands évènements sportifs comme les Jeux olympiques, etc. Dans le cas contraire, vous risquez tout simplement de voir une audience réduite. Et ce, peu importe le niveau d’intérêt du sujet et l’importance de la communication que vous désirez porter à la connaissance du grand public.

Le créneau horaire

Les moments de la journée selon votre cible sont fatidiques !

• Une conférence en matinée, tôt, s’adressera aux professionnels, à la cible BtoB ou la presse. Le format petit-déjeuner est intéressant pour parler d’un sujet qui demande un court moment d’attention. Généralement, vos participants ne resteront que 30 minutes voire 1h maximum avant d’aller travailler.
• Une conférence entre midi et deux s’adresse aussi aux salariés. Ce créneau permet de prendre plus de temps et donc un temps d’échange. Attention à la nourriture. Soit vous offrez un service traiteur soit vous ne proposez qu’un court créneau de 30-45minutes avec café et pâtisseries par exemple.
• La conférence afterwork est appropriée pour rassembler, présenter plus longuement, échanger et réseauter.
• La conférence en journée s’adresse quant à elle à des personnes ne travaillant pas ou plus ou à des salariés sur des thématiques considérées comme « plus values ».

Dans tous les cas, pensez à proposer la retransmission en ligne de votre conférence.

Etablir un budget prévisionnel

Il est important de réfléchir en amont sur les coûts que va engendre votre conférence et l’apport financier nécessaire pour son bon déroulement.

• Les coûts fixes : la salle, le matériel, la sécurité, les assurances…
• Les coûts variables selon le nombre de participants et le créneau choisi : le traiteur par exemple.
• Les coûts annexes et le temps consacré.

Si votre conférence est payante, vous pourrez déduire une estimation du nombre de billets. Attention toutefois à ne pas sur estimer la vente de billets dans votre budget prévissionnel.

Trouver le lieu le plus adapté à son déroulement

À moins que vous organisiez une conférence en ligne, vous devez également penser au lieu où se tiendra la conférence. Une fois encore, votre choix doit prendre en compte vos objectifs, mais aussi vos exigences et vos attentes.

Dès lors, pour une conférence en intérieur, de nombreuses possibilités s’offrent à vous : salle de fêtes, foyer de jeunes, salle communale, gymnase, maison de quartier, salle paroissiale, établissement scolaire, salle privée, etc. Par contre, vous pouvez également choisir d’organiser votre conférence dans un espace extérieur. Jardin public, terrain communal, cour d’école, terrain privé…, les options sont légion.

Cependant, avant de jeter votre dévolu sur un lieu en particulier, assurez-vous que les conditions d’accès au site sont faciles.

Si vous organisez la conférence dans un espace intérieur, prévoyez un parking pour pouvoir accueillir tous les participants. Dans le cas où vous prévoyez d’organiser votre conférence en extérieur, pensez à mettre en place un abri si jamais le temps venait à changer.

Contacter les intervenants

Dans le cadre d’une conférence publique ou d’une conférence en ligne, vous devez prendre contact avec les intervenants qui présenteront le sujet à l’ordre du jour. Pensez ainsi une fois de plus à prendre une grande longueur d’avance pour les contacter. En particulier s’il s’agit d’un personnage illustre afin que celui-ci puisse arranger son agenda. Il va sans dire que les intervenants doivent être à l’aise avec le thème de la conférence et disposer des connaissances ayant un lien avec celui-ci. Il faut en outre que vous leur communiquiez les informations suivantes :

• L’intitulé exact de la conférence
• L’identité des éventuels autres participants
• L’esprit dans lequel vous voulez qu’ils interviennent

En revanche, pour une conférence de presse, les principaux intervenants sont les membres du bureau, du conseil d’administration ou des adhérents de l’association. Mais, d’autres personnages extérieurs à l’organisme peuvent aussi intervenir comme les donateurs ou encore les sponsors.

Pensez à faire intervenir une personne qui se sente à l’aise pour parler en public, qui représente les valeurs de l’association et pensez diversité et inclusion.

Choisir vos prestataires

Tout comme les intervenants, les prestataires doivent être contactés à l’avance. Surtout lorsqu’il s’agit de période à forte demande (mai, juin, été et la rentrée pour les services des traiteurs par exemple).

Listez les métiers dont vous n’avez aucune compétence mais qui sont nécessaires à la conférence (traiteur, technicien, mobilier et chaises, lumière, audio…). Si vous ne pouvez pas assurer ce poste ou si vous n’avez pas de bénévoles qui comblent ce métier, demandez un devis.

Contactez les prestataires et demandez-leur des devis et précisez-leur que vous êtes une association, certains d’entre eux seront ravis de faire « un geste commercial » dans la limite du possible.

Promouvoir la conférence

Pour assurer un maximum de participation, il faut communiquer sur votre conférence publique. Pour ce faire, vous avez plusieurs moyens que vous pouvez utiliser simultanément :

• Contacter la presse et diffuser un communiqué ou un dossier de presse
• Se servir d’internet et des réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, etc.
• Utiliser des banderoles, des prospectus et d’autres supports de communication

Préparez une communication crescendo. Ne donnez pas toutes les informations 3 mois avant l’événement et silence radio après. Divulguez au fur et à mesure pour appâter les futurs participants.

Si vous organisez une conférence en ligne, assurez la réussite de cette dernière en mettant également en ligne les informations nécessaires aux participants. Dans tous les cas, vous devez intégrer aux divers supports de communication le programme de la conférence, avec les noms des intervenants, que vous aurez établi au préalable.

Le jour J

• Arrivez en avance et testez le matériel technique.
• Si vous avez des bénévoles, pensez à les briefer en leur remettant leur tâche et leur to do de la journée.
• Surveillez l’arrivée de vos intervenants sur site pour les accueillir et assurez-vous la veille ou quelques heures avant la conférence qu’ils se « portent » bien par l’envoie d’un message écrit.
• N’oubliez pas de filmer ou prendre des photos pour exploiter les images ultérieurement et communiquez en live sur votre conférence grâce aux stories sur Instagram ou Facebook.

Organiser une conférence : le budget et le financement

Lorsqu’une association décide d’organiser une conférence, elle doit bien entendu fixer le budget alloué aux préparatifs de cet événement. Il importe ainsi de tenir compte d’un certain nombre d’éléments comme sa durée, son envergure, la rémunération des intervenants (le cas échéant), la logistique, etc. Il convient également de ne pas oublier de prendre une marge pour gérer les imprévus.

Le budget défini, il ne reste plus qu’à trouver le financement nécessaire à l’organisation de la conférence. Dès lors, outre les subventions publiques et l’appui des donateurs, vous pouvez aussi demander un financement, en échange d’un peu de publicité, à des sponsors locaux. À savoir les banques, mutuelles, entreprises ou institutions dont l’objet social se rapproche du sujet visé, commerçants…