Il n’y a pas que les entreprises qui sont concernées par l’obligation de tenir une comptabilité. En outre, certaines associations loi 1901 le sont également. Par ailleurs, même si votre association n’y est pas soumise, la tenue d’une comptabilité est fortement conseillée. Cela dans le but d’améliorer sa gestion. Il est alors légitime de poser les questions suivantes : comment classer les pièces comptables ? Et quel est leur délai de conservation ?
Les associations obligées de tenir une comptabilité
Les associations qui sont soumises à l’obligation de tenir une comptabilité sont celles qui :
- sont reconnues d’autorité publique,
- gèrent des établissements du secteur sanitaire et social,
- émettent des valeurs mobilières,
- perçoivent une aide publique supérieur à 23 000 €,
- perçoivent des subventions publiques des collectivités locales ou subventions publiques pour un montant annuel dépassant 153 000 €,
- sont en liquidation ou redressement judiciaire,
- de financement électoral,
- sont financées à plus de 50 % ou 75 000 € par des collectivités territoriales,
- font l’objet d’un agrément par une autorité publique,
- exerçant une activité commerciale et fiscalisée,
- ont une activité économique et qui plus de 50 salariés et un bilan supérieur à 100 000 € ou plus de 50 salariés et un bilan supérieur à 1 550 000 €,
- sont reconnues par arrêté et qui ont pour objectif exclusif la recherche scientifique/médicale ou les actes de bienfaisances,
- fédère le sport.
Qu’est-ce qu’une pièce comptable ?
Une pièce comptable est un document reprenant des transactions commerciales ou financières. Pour reformuler autrement, une pièce comptable est une trace écrite des recettes et dépenses connues par l’association. Le montant n’a pas d’importance, il doit toujours être reporté.
Une pièce comptable récapitule donc les opérations telles que les factures émises et acceptées, les tickets de caisse, les dons, les fiches de paie, etc.
L’intérêt des pièces comptables est d’assurer le bon suivi de la comptabilité de l’association et éventuellement sa transparence.
L’enregistrement des recettes et dépenses dans un journal de recettes/dépenses ou un tableur informatique
Pour les petites associations, la comptabilité peut être tenue dans un cahier. Pour les autres, elle peut être enregistrée dans un tableur informatique. Cependant rien n’empêche de combiner les deux méthodes. Quoi qu’il en soit, le journal devra être mis à jour régulièrement selon la réalisation des entrées et sorties d’argent en caisse et en banque.
Dans le journal de recettes/dépenses devront figurer plusieurs informations concernant l’opération effectuée. Notamment, la date, la nature de l’opération, le mode paiement, le montant, le solde en banque ou en caisse, la nature de l’encaissement ou décaissement et surtout le numéro des pièces comptables. Tenir un tel journal vous permet de calculer le solde disponible de l’association. Ainsi que de contrôler les disponibilités restantes en caisse et les relevés de compte de la banque.
Classement des pièces comptables d’une association
Il va de soi que les pièces comptables doivent être conservées de manière ordonnée et de façon chronologique pour assurer un suivi optimal. Idéalement, il est préférable d’opter pour le système de rangement classeur pour réduire les risques de perte de pièces comptables.
Un classement optimal de pièces comptables doit également prendre en compte l’organisation de l’association et du trésorier ainsi que le volume et la nature des documents. Ainsi, vous pouvez avoir un classeur pour :
- chacune de vos banques,
- factures d’achat et de services acquittées,
- les justificatifs payés par caisse,
- factures clients,
- cotisations,
- impôts,
- salaires et organisations,
- immobilisations.
Les pièces comptables doivent comporter un numéro à reporter dans le journal de recettes/dépenses. Elles doivent également comporter une date de règlement et éventuellement un numéro de chèque.
Avantages du classement des documents comptables
Procéder au classement des documents comptables garantit un suivi plus rapide des échéances de paiement des factures non payées. Lorsqu’elles sont réglées, en cas de besoin les retrouver se fera de manière plus efficace.
Quel est le délai de conservation des pièces comptables ?
Les pièces comptables ne peuvent pas être conservées dans le domicile du ou des dirigeants. Elles doivent être placées dans un lieu unique au sein des murs de l’association. Ces documents doivent être conservés pour une durée minimum de 10 ans au même titre que les comptes annuels, les livres comptables …
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