Parfois le contexte nous impose d’annuler totalement nos activités, comme l’épisode du coronavirus.
Cela soulève des questions quant au possible remboursement des cotisations auprès des adhérents.
La règlementation des cotisations pour une association
Le montant de la cotisation
En tant qu’association, vous pouvez proposer une adhésion gratuite ou payante. Si l’adhésion est payante, elle passe alors par une cotisation. Le paiement d’une cotisation permet à votre association de s’assurer d’un certain budget. Donc les cotisations sont, par définition, la participation de vos adhérents aux frais de fonctionnement de votre association.
D’un point de vue général, relire vos documents officiels (statuts, règlement intérieur, procès-verbaux d’assemblée générale, conditions générales de ventes) est le premier réflexe à adopter en cas de doute. Cette bonne pratique vous assure d’avoir en tête les modalités prévues par le bureau initial et le conseil d’administration. Cela vous permettra également de distinguer avec certitude le montant réservé à l’adhésion des montants réservés aux prestations.
Distinction entre prestation et adhésion annuelle
Le paiement de la cotisation est une somme d’argent qui marque l’adhésion d’un membre aux statuts et à l’objet d’une association, il ne représente pas une « avance » sur d’éventuels services. Il n’est donc en principe pas remboursable.
Sauf si l’association a prévu cette possibilité dans les statuts ou le règlement intérieur, pour des motifs déterminés au préalable comme un déménagement, la perte d’un emploi ou encore un décès, l’association n’a aucune obligation d’effectuer le remboursement total ou partiel d’une cotisation.
Quelque soit la périodicité de versement (cotisation annuelle, trimestrielle, mensuelle, cotisation au prorata) l’association peut choisir en l’absence de disposition statutaire si elle souhaite appliquer le remboursement.
En revanche, il est important de dissocier la part d’adhésion de la part de prestation qui est consacrée à la participation aux activités :
- L’adhésion est un moyen de contribuer au fonctionnement de l’association et signe l’entrée au sein de l’association.
Si le remboursement est autorisé, il faut veiller à ce que l’adhérent n’ait pas bénéficié simultanément d’un reçu fiscal lui accordant une déduction d’impôt.
- Les prestations sont versées pour bénéficier d’un service ou pratiquer des activités diverses (sportives, culturelles, de loisirs, etc.).
Si l’association ne peut pas honorer ses engagements, elle doit rembourser à ses adhérents s’ils le demandent.
Il n’est pas exclu que les statuts prévoient d’autres règles comme le report des activités par exemple. Dans ce cas, le remboursement n’est pas la seule alternative.
Dans quelle mesure le remboursement est-il envisagé ?
Concernant les pratiques sportives
La réglementation imposée dépend des préfectures :
– les arrêtés municipaux ordonnant la fermeture des installations sportives sauf pour les publics prioritaires ;
– les mesures prises par les fédérations sportives demandant la fermeture des clubs ;
– l’impossibilité de pratiquer une activité sportive collective (et à 1km au plus du domicile) dans le cadre d’un confinement pour le public non prioritaire ;
– l’autorisation de pratiquer une activité sportive en lieu couvert ou plein air pour les publics prioritaires seulement. Sont concernés :
- les scolaires ;
- les mineurs dont la pratique est encadrée ;
- les étudiants en Sciences et techniques des activités physiques et sportives (STAPS) ;
- les personnes en formation continue ou professionnelle ;
- les sportifs professionnels ;
- les sportifs de haut niveau ;
- les personnes pratiquant sur prescription médicale ;
- les personnes en situation de handicap.
Les clubs et associations sportives ne peuvent donc pas assurer les activités liées à l’achat des licences de leurs membres et sont amenés à repousser la plupart des rassemblement à l’année prochaine (sans garantie d’une prolongation des mesures).
Concernant les activités culturelles
En cas de force majeur, comme l’état d’urgence sanitaire passé, les loisirs et activités culturelles sont régies par les arrêtés. Pour palier au remboursement de vos activités, vous pourrez proposer des alternatives pour maintenir la diffusion de la culture à domicile.
Les alternatives au remboursement des prestations
Qu’en est-il même si elles ne figurent pas dans les statuts de l’association ?
Le monde associatif est un acteur majeur dans la société et les citoyens n’ont su que le remarquer depuis les différents épisodes contextuels.
Même si vous n’aviez pas noté d’alternatives au remboursement dans vos statuts, vous pouvez les proposer.
En cas de force majeure et dans l’annulation totale des activités, l’association peut envisager d’offrir les alternatives suivantes :
- Prolonger la période de validité des prestations ou un droit à la réduction de leur coût ;
- Reporter les activités quand les mesures sanitaires le permettront,
- Adapter, innover et réaménager les activités afin qu’elles respectent les mesures sanitaires (organiser des activités en ligne par exemple),
- Proposer la réattribution du paiement à une autre prestation sous forme d’avoir,
- Proposer la transformation du paiement en don à l’association pour initier le caractère philanthropique de l’adhésion,
- Rembourser les adhérents si aucune option n’est possible.
En tout temps, vous devez avertir vos adhérents de l’arrêt des activités et gardez le lien avec eux en imaginant d’autres espaces d’échanges. Le dialogue sera toujours un outil à adopter en période de changement quelques soit votre catégorie d’association !
Renoncer au remboursement de sa cotisation en don
Si l’adhérent renonce au remboursement pour vous offrir un don, attention toutefois à ne pas lui promettre l’émission d’un reçu fiscal.
Les avantages fiscaux sont fortement encadrés.
Pour en faire bénéficier vos adhérents, il y a des conditons à respecter :
- pour émettre un RF, l’association doit être d’intérêt général ou utilité publique,
- il faut qu’il s’agisse d’un don sans contrepartie,
- seule exception faite de contreparties dont la valeur vénale ne dépasse pas 65€ et 25% du montant du paiement.
En résumé si l’un de ces documents prévoit une mesure spécifique en cas de fermeture ou de suspension de vos activités, l’association devra l’appliquer obligatoirement (surtout en cas de remboursement). Si le doute persiste, n’hésitez pas à vous référer aux instances compétentes (maisons des associations, avocats, préfecture, fédérations…).
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