Derrière toute association, quelle que soit sa taille, demeure une multitude de personnes engagées. Les bénévoles, membres, adhérents ou simple contributeur. Cette communauté peut représenter un grand nombre de personnes et il est nécessaire de les traiter différemment selon la catégorie à laquelle ils appartiennent. Cela s’appelle aussi la gestion de base de données.
Constituer une base de données pour mieux gérer les adhérents de son association
Définition de la base de données
Une base de données (ou BDD) est une collection d’informations organisées afin d’être facilement consultables, gérables et mises à jour. Les données sont organisées en lignes, colonnes et tableaux. Elles sont indexées et consignées afin de pouvoir facilement trouver les informations recherchées à l’aide d’un logiciel informatique ou d’un répertoire papier. Chaque fois que de nouvelles informations sont ajoutées, les données sont mises à jour ou éventuellement supprimées.
Pour permettre une utilisation optimale d’une base de données, il faut mettre en place un système de gestion, d’où l’intérêt des SGBD (en anglais DBMS : Database management system). Le SGBD est donc un ensemble de services permettant :
- L’accès aux données de façon simple
- D’autoriser l’accès aux informations à de multiples utilisateurs
- La manipulation des données présentes dans la base (insertion, suppression, modification)
Comment mettre en place sa base de données ?
La consignation de la liste de vos membres et adhérents dans un fichier excel vous permettra de vous organiser et de classer les informations.
L’adhésion en ligne reste le moyen le plus efficace pour récolter les informations nécessaires sur vos adhérents (formulaire personnalisable selon vos prérequis) et les centraliser. Ce moyen permet d’être accessible 24h/24 et 7jours sur 7.
Grâce à votre bulletin d’adhésion en ligne ou papier, et en fonction des données que vous collectez sur vos membres vous pourrez hiérarchiser et organiser les informations relatives à vos adhérents.
Nom, prénom, adresse, numéro de licence, paiement de la cotisation (…) il vous faudra consigner ces informations pour bien gérer votre communauté et les utiliser à bon escient.
De la même façon pour chaque public en relation avec votre association, et dès lors que vous collectez des données sur ces publics, il vous faudra les consigner pour suivi.
Il est donc pertinent ici d’utiliser un formulaire d’adhésion en ligne.
Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Le RGPD concerne toute structure qui rassemble des données personnelles, soit n’importe quelle “information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable”.
Autrement dit, si votre association a besoin, dans le cadre d’un événement, d’une collecte de don, d’un financement participatif, ou d’une adhésion, du nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone ou adresse postale, ou d’une pièce d’identité… , elle est d’office soumise au RGPD, et ce même si ces informations sont stockées dans un livre de compte, un cahier à petit carreaux, un fichier texte ou excel sur ordinateur.
Le site de la CNIL recense tous les dispositifs à respecter pour être en conformité avec ses adhérents et le RGPD.
Gérer ses données en ligne
La consignation des informations sur des documents en ligne ou de façon numérique vous permet d’être plus efficace dans le traitement de vos données de vos adhérents. Il existe plusieurs logiciels spécifiques qui vous aideront à optimiser cette gestion mais vous pouvez tout aussi bien gérer cela manuellement en vous aidant des logiciels disponibles sur votre ordinateur.
4 conseils pour bien gérer les données de son association
1 / Faire l’inventaire de ses données
Quelles données collectez-vous ? Comment les collectez-vous ? Où sont-elles stockées ? Qui y a accès ? Qui en a besoin ? Quelles données ne collectez-vous pas ? Pourquoi ?
Commencez par avoir une idée bien précise de la gestion des données de votre association, de ce qui est réalisé actuellement dans et par votre équipe ou vous-même.
Qui s’occupe de quoi ? Comment sont réparties les contacts, les adhérents, et qui les gère ? Les bénévoles, les grands donateurs, y-a-t-il des doublons, votre répertoire est-il à jour ?
Recensez également les besoins : Qui souhaite avoir accès à quoi et pourquoi faire ? Communiquer ? Analyser ? Archiver … ?
2/ Nommer un « DPO »
Le sigle DPO vaut pour Data Protection Officer, autrement dit un Responsable (volontaire) de la Protection des Données. C’est un peu le référent en la matière dans votre association. Il pourra être formé sur le sujet, pourra conseiller, être en veille sur les questions de données, et surtout il pourra être le point de contact en cas de question de vos interlocuteurs.
3/ Impliquer l’ensemble de votre bureau ou de votre équipe dans la gestion des données
Plus c’est collectif, mieux cela fonctionne ! Car la donnée se gère de manière collaborative et régulière. C’est important que tous les collaborateurs fassent l’effort d’organiser leurs données, d’utiliser les outils communs, d’analyser aussi les données. C’est en instaurant une dynamique collective que les habitudes se prendront facilement au sein de l’équipe.
4/ Choisir un outil CRM en fonction des spécificités de l’association
Pas de gestion efficace des données sans une certaine automatisation. Les outils numériques sont là pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps : tâchez de les utiliser!
Et vos collaborateurs vous remercieront. Car automatiser ne veut pas dire perdre de l’humain. Au contraire, l’objectif est plutôt de supprimer les tâches rébarbatives effectuées manuellement par les collaborateurs. Le résultat est qu’il y a moins de risque d’erreur et que l’on peut se concentrer sur des tâches plus intéressantes !
Adoptez un CRM en ligne et personnalisez-le à vos besoins spécifiques : champs personnalisés pour vos adhérents, étiquettes, champs de groupes… pour avoir des « fichiers adhérents« . À vous de les définir en amont, collectivement, afin d’optimiser le déploiement de votre CRM au sein de votre association.
Les outils de gestion de base de données : idéal pour gérer les membres de votre association
Vous vous perdez dans les centaines de lignes de votre fichier excel ? Celui qui liste l’intégralité de vos adhérents depuis 1995 ? Régulièrement, vous travaillez sur une version obsolète de votre fichier avant de vous rendre compte qu’un de vos collègues l’a mis à jour hier ? Alors vous avez sans doute besoin d’un CRM !
En termes marketing, CRM est l’acronyme de « Customer Relationship Management » ou « Gestion de la Relation Client ». Le CRM regroupe l’ensemble des dispositifs ou opérations de marketing ou de support ayant pour but d’optimiser la qualité de la relation client, de fidéliser et de maximiser le chiffre d’affaires ou la marge par client.
Contrairement à votre bon vieux fichier Excel installé en local, cet outil est utilisable par plusieurs membres de votre équipe en simultané et de n’importe où (du moment que vous avez une connexion wifi ou 4G), et est conçu pour enregistrer l’ensemble des informations et comportement de votre adhérent ou futur adhérent :
- Ses coordonnées
- Le statut de paiement de sa cotisation
- Le numéro de sa licence
- Les échanges d’e-mails ou appels
- etc.
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L’Offre Découverte de OHME : les fonctionnalités basiques d’un CRM gratuitement !
Partenaire historique de HelloAsso, les applications des deux plateformes se connectent, et permettent de faire remonter les informations collectées sur HelloAsso (paiement des adhésions, dons, achats de billets) directement dans l’interface de OHME. Une version minimale mais très fonctionnelle pour les association de tailles moyenne et petit existe en version gratuite. Les reste des fonctionnalités plus poussées est accessible en version payante.
Utiliser ses données pour le compte de son association
Maintenant que vous avez gérer vos données et qu’elles sont bien rangées sur leurs étagères (c’est une façon de parler bien sûr) vous pouvez exploiter pleinement leur potentiel !
Communiquer de façon personnalisée !
Il y a dans la vie d’une association des événements récurrents. L’appel à cotisation, ou renouvellement d’adhésion ou de licence, les appels aux dons, les événements traditionnels etc..
Chaque point nécessite une communication spécifique et avoir sa base de donnée bien rangée va vous faciliter grandement les choses. Ainsi vous pourrez aisément retrouver vos adhérents pour un envoi de mail contenant la proposition de renouvellement de leur adhésion. Relancer les retardataires ou vérifier qui a bien pris sa licence à la fédération et qui ne l’a pas encore fait. Leur envoyer vos vœux, vos nouveaux projets, les événements etc…
Là encore vous pouvez vous équiper d’un logiciel d’emailing pour vous aider dans la conception de vos communications.
Gérer ses bénévoles
Membres essentiels de l’action de votre association ils sont souvent hors catégories ! Très impliqués dans les évènements, ressources indispensables et inestimables, il faut les chouchouter mais ils ne sont pas forcément à considérer comme vos adhérents. Vous ne leur adresserez pas les même communications et aurez besoin d’informations différentes à leur sujet : emploi du temps, disponibilité, taches assignées, ancienneté etc..
Les six piliers des bonnes pratiques de gestion des bénévoles
Tels que France Bénévolat les présente dans ses formations.
- La clarification des besoins : Bien définir la mission, le rôle qu’y assume le bénévole et son articulation éventuelle avec celui des salariés, la manière dont cette mission contribue au projet associatif et les qualités requises pour celle-ci.
- L’accueil des bénévoles : Accueillir un bénévole, c’est d’abord être à son écoute pour comprendre son projet personnel et comment il peut rejoindre le projet associatif. C’est lui montrer qu’il est « bienvenu » dans le groupe, lui présenter toute l’équipe, les projets en cours, les rôles de chacun, etc.
- L’intégration des bénévoles : Un « parrain » ou « référent » facilitera l’intégration du bénévole en lui montrant le fonctionnement de l’association, en l’initiant à sa mission, en l’aidant à trouver les moyens de son action, en répondant à ses interrogations… Prévoir un « parcours d’insertion » peut aider le bénévole à trouver la place qui lui correspond le mieux dans l’association.
- L’animation des bénévoles : Animer les bénévoles, c’est faire vivre l’action commune, le collectif. C’est permettre les échanges autour du projet associatif, pour chercher ensemble les voies d’amélioration. C’est partager les réussites. C’est créer un sentiment d’appartenance à travers le « faire ensemble ». Et c’est aussi porter attention à chacun, à ses motivations, ses contraintes, ses envies d’évoluer…
- La formation des bénévoles : Le bénévole arrive dans l’association avec ses compétences propres qu’il pourra souhaiter développer durant ses activités associatives. L’association doit donc accompagner ses bénévoles dans leur formation pour évoluer au sein de la structure ou tout simplement pour rester « dans le coup ». Il ne faut pas oublier aussi que la formation, suivie en commun, peut aussi aider le collectif à se construire.
- La reconnaissance des bénévoles : Reconnaitre les bénévoles, c’est leur « donner envie » de participer au projet associatif. C’est leur montrer l’utilité de l’action bénévole, et la contribution de chacun au résultat collectif… C’est aussi remercier chacun, dire son importance et proposer des moments de remerciement collectif, dans la convivialité. C’est permettre à chacun de « grandir » par son bénévolat.
Que vous soyez une petite association ou non, vous trouverez dans cette fiche pratique les bonnes pratiques et les plateformes (avec version gratuite) pour mobiliser les bénévoles grâce au numérique.
Adopter une gestion financière saine
La gestion des adhérents passe aussi par un volet financier de contrôle de paiement des cotisations ou adhésions. Ainsi une gestion stricte de vos données vous permettra de savoir ou vous en êtes de votre trésorerie, de l’évolution de vos adhésions ou licenciés et vous permettra d’anticiper et de mieux construire votre budget.
Une fois encore plusieurs outils existent et permettent de s’interconnecter avec votre CRM ou avec un logiciel comptable.
Qu’est-ce que la comptabilité d’une association ?
Faire la comptabilité de votre association, c’est en répertorier les flux financiers, autrement dit les recettes et les dépenses qui la concerne. Cette pratique, commune au monde économique dans son ensemble, est régie par des normes.
Il y a plusieurs manières de faire sa comptabilité :
- La comptabilité de trésorerie consiste simplement à suivre chronologiquement les encaissements(ce qui entre) et les décaissements (ce qui sort) du compte bancaire.
- La comptabilité d’engagement enregistre non plus seulement ce qui se passe sur le compte en banque mais l’ensemble des flux économiques et financiers. Les recettes et dépenses vont être recensées, même si elles n’ont pas d’impact immédiat sur le compte en banque (décision de notification d’une subvention, dette auprès d’un fournisseur). Elle permet de rendre compte aux adhérents, aux partenaires et aux financeurs, de l’utilisation de l’argent versé.
- La comptabilité analytique va quant à elle permettre de recenser tous les coûts induits pour un produit ou un projet précis de la structure.
Il est recommandé de tenir une comptabilité pour trois raisons :
- Démocratique : présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association, et ont droit à toutes les explications qu’ils demandent.
- Économique : seule une comptabilité tenue régulièrement peut permettre aux dirigeants d’une association de suivre et de contrôler la gestion de l’association. C’est l’outil indispensable pour assurer la pérennité de l’association et mener une politique de développement. Des états financiers sont nécessaires pour demander une subvention.
- Juridique : pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou service autorisé.
Vous retrouverez tous nos conseils et outils pour une bonne gestion comptable associative dans notre fiche pratique « La comptabilité en ligne » rédigée en collaboration avec BasiCompta.
Nous espérons que tous ces éléments vous ont permis d’y voir plus clair sur la collecte, la sécurisation et le traitement des informations de vos adhérents que ce soit des documents en ligne ou dans ces classeurs.
