Le rapport de gestion annuel : une opportunité à saisir pour la communication de l’organisme sans but lucratif

Le rapport de gestion est tout d’abord un document juridique prévu pour les associations et fondations, notamment, dans les cas suivants :

Ayant une activité économique et dépassant deux des trois seuils prévus à l’article R.612-1 du Code de commerce (50 salariés ; 3,1 millions d’euros de ressources ; 1,55 million d’euros de total bilan).
Ayant une activité économique et ayant nommé volontairement un commissaire aux comptes.
Emettant des obligations.
Reconnues d’utilité publique.

En ce qui concerne les fonds de dotation, le législateur a prévu l’établissement d’un rapport d’activité qui est soumis à l’approbation du conseil d’administration et transmis à l’autorité administrative.

Bien souvent et de façon courante dans les associations, les statuts prévoient l’établissement d’un rapport moral, d’activité ou financier. Ces rapports peuvent tenir lieu de rapport de gestion s’ils comportent les informations suffisantes.

En général, le rapport de gestion est destiné aux membres de l’association ou de la fondation. Il est présenté lors de l’assemblée générale annuelle ou de la réunion de l’organe délibérant qui approuve les comptes. Il permet de rendre compte de la gestion de l’entité en présentant les activités de l’année écoulée, en communiquant des données chiffrées relatives à la vie de l’association ou de la fondation et en présentant les perspectives pour l’année suivante.

Contrairement aux sociétés commerciales, le contenu du rapport de gestion n’est pas défini par les textes. Cependant, un plan simplifié peut être préconisé qui sera adapté en fonction de l’activité ou de la taille de l’association ou de la fondation :

Rendre compte de la gestion et des activités de l’année écoulée : Il s’agit de présenter les activités au moyen de commentaires qualitatifs et de données chiffrées permettant, par exemple, au lecteur de comprendre les réalisations de l’année écoulée, les difficultés rencontrés, les résultats obtenus… Dans la mesure du possible, il est souhaitable que les données chiffrées soient directement issues des comptes annuels et en concordance avec ceux-ci afin de donner une assurance au lecteur averti.

Exposé des perspectives d’avenir : Il s’agit de présenter des éléments budgétaires en lien avec le développement ou l’évolution de l’association ou de la fondation (par exemple : projets, nouvelles activités, accroissement des ressources, des effectifs…) ou des éléments comme la non reconduction d’une subvention et les incidences sur les activités futures…

Eléments significatifs : Il s’agit de présenter les événements significatifs sur lesquels, les dirigeants souhaitent attirer l’attention des membres. Par exemple, un changement de méthode ou de présentation comptable ayant une incidence sur la comparaison avec les comptes des exercices passés, un litige en-cours qui peut avoir des incidences importantes sur le résultat annoncé.

Au-delà des obligations ou considérations d’ordres juridiques, le rapport de gestion peut constituer une formidable opportunité de communication ou de promotion de l’association, de la fondation et de ses activités.

En effet, ce document peut être mis à disposition, non seulement des membres, mais aussi au profit des financeurs, des donateurs, des mécènes potentiels et de tout public en général.

Ainsi, le rapport de gestion peut être aménagé afin de répondre aux objectifs suivants :

Présentation des activités de l’association ou de la fondation ;
Comment les activités sont-elles réalisées ?
Quelles sont les ressources financières ?
Quelles sont les ressources non financières (par exemple, le bénévolat) ?
Quels sont les indicateurs de « performance » de réalisation des activités (par exemple : nombre de repas servis à des personnes en difficulté, nombre de familles aidées, nombre de personnes soignées….) et comment ces indicateurs sont calculés ?
Quels sont les ratios pertinents de mesure de cette performance (par exemple : Pour
10 € donnés, 2 colis alimentaires sont distribués) ?
Quelle est la performance globale de l’association ou de la fondation avec une comparaison pluriannuelle (par exemple : pour un budget total de 300 000 euros au compte de résultat, combien de colis alimentaires sont distribués, combien d’enfants ont été soignés…) ?

Par ailleurs, le rapport de gestion peut inclure un chapitre sur l’atteinte des objectifs et engagements définis les années précédentes. Il peut s’agir d’objectifs financiers comme le respect budgétaire. Il peut également s’agir d’engagements vis-à-vis d’un financeur au moment de la sollicitation d’une subvention. En effet, l’association ou la fondation peut s’engager à réaliser un accompagnement de plus de X personnes par an, de former plus de Y personnes par an…. Les financeurs, publics ou privés, apprécient généralement de retrouver l’exposé des engagements pris et leur réalisation, dans le rapport de gestion.

Ces informations seront intéressantes pour tous les destinataires et lecteurs du rapport de gestion. La communication avec les mécènes ou les donateurs sera facilitée et démontrera un sérieux dans la gestion de l’association ou de la fondation. En effet, la communication de ce type d’information marque la volonté de rationaliser l’utilisation des ressources au service des missions de l’association ou de la fondation. Si un mécène ou un donateur doit faire un choix entre deux organismes, il privilégiera l’organisme qui répond le mieux aux critères de transparence et d’efficacité.

Ainsi, un « bon » rapport de gestion en termes de communication doit :

assurer la prise en compte adéquate des attentes de toutes les parties prenantes (bénéficiaires, bailleurs de fonds, salariés, bénévoles, donateurs,….).
donner confiance et rassurer l’ensemble des parties prenantes (membres et administrateurs, bailleurs de fonds, bénéficiaires des missions de l’association ou de la fondation, public….).

Cette adaptation de la communication via le rapport de gestion s’avère nécessaire dans la mesure où associations et fondations font face à de nouvelles contraintes externes :

une demande de transparence accrue dans le cadre d’une gestion rigoureuse des fonds publics ou privés ;
une « concurrence » entre organismes sans but lucratif ;
une évaluation des « services » rendus entraînant une professionnalisation croissante de services.

La qualité de la communication dans le rapport de gestion est également primordiale en termes de responsabilité du management. En effet, cela permet aux administrateurs et aux membres :

un contrôle de l’activité,
une prise de décision,
un partage des responsabilités en approuvant les informations du rapport de gestion de façon collégiale.

Compte tenu de la diversité des destinataires du rapport de gestion (administrateurs, salariés, membres, donateurs, financeurs publics, banques, public,…), il est nécessaire de mettre en place une trame « universelle » du rapport qui permette de respecter les intérêts et la confidentialité de certaines informations tout en constituant un outil de communication efficace et transparent.

Conclusion

Le rapport de gestion est un document de communication qui présente la synthèse des évènements et actions de l’année écoulée de manière quantitative et qualitative. Il doit être cohérent avec les autres publications de l’organisme (les comptes annuels, le site internet, les comptes rendus aux financeurs, l’Essentiel, …).

Il peut être utilisé comme moyen de communication en :

interne : à l’attention des membres, bénévoles et salariés de l’organisme ;
externe ; à l’attention des financeurs, donateurs, mécènes, partenaires publiques ou privés habituels.

Mais il a aussi pour vocation la promotion de l’organisme auprès de tous tiers en vue de contacter et convaincre de potentiels nouveaux financeurs. A ce titre, il peut être, par exemple, utilisé comme un outil de présentation à un grand mécène.

Proposition d’un schéma de mise en place d’un rapport de gestion :

Article rédigé par Djamel ZAHRI – Deloitte & Associés

Cet article est tiré de la Revue Associations du mois de Juillet 2014, réalisé et mis à disposition par notre partenaire In Extenso, acteur majeur de l’expertise comptable en France, qui accompagne près de 4 000 associations, dans les domaines de la comptabilité, la gestion sociale, l’audit, le juridique et le conseil. Pour en savoir plus, cliquez ici.