Si vous êtes secrétaire ou trésorier d’une association, vous savez sans doute que l’assemblée générale est l’un des temps forts les plus importants de l’année pour la vie de l’association.
Historiquement, l’assemblée générale se faisait en présentiel. La crise sanitaire COVID et son cortège de restrictions a bouleversé nos habitudes et les dirigeants associatifs se sont adaptés : ils sont nombreux à avoir introduit dans leurs statuts la possibilité de tenir leurs AG à distance avec un vote en ligne.
Peut-on faire une assemblée générale par visioconférence ?
De nombreuses plateformes de visioconférence permettent la tenue à distance assemblée générale – comme Framatalk, Zoom, Skype ou Google Meet – mais en ce qui concerne le vote des résolutions, mieux vaut s’équiper d’une solution de vote électronique solide qui garantira la sécurité et la validité juridique du vote de votre AG, même à distance.
L’ordonnance adoptée dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire relative à l’épidémie de COVID-19 avait assoupli les conditions de participation à distance et le vote en ligne pour les associations dont ces dispositions n’étaient pas prévues par les statuts. Cette mesure était toutefois provisoire : depuis le 1er octobre 2021, seules les associations l’ayant prévu dans leurs statuts peuvent organiser leur AG en visio ou en audioconférence et procéder à un vote en ligne.
Le vote en ligne pour l’assemblée générale de mon association est-il donc juridiquement valide ?
Si cette modalité de vote est prévue dans les statuts de votre association et que vous respectez le formalisme qui y est indiqué (délais de convocation et communication des documents liés en particulier), votre vote en ligne sera valide.
L’organisation du vote en ligne en amont
- Préparez votre réunion comme si elle était en présentiel (trame, support qui pourra être projeté sur les écrans des participant.e.s, etc.).
- Définissez les rôles en amont de la réunion : qui prend les notes, qui fait défiler la présentation, qui parle en premier, en suivant, en dernier.
- Prévoyez d’être toujours à minima 2 pour animer (si l’un rencontre un problème de connexion, l’autre pourra le ou la remplacer).
- Adaptez votre trame de réunion à ce format en visio
- Optez pour un format court : 1h – 1h30 MAX. Prévoyez 15 minutes de battement en introduction pour que tout le monde puisse se connecter.
Adaptez ensuite l’animation de votre réunion : quelques outils peuvent vous permettre d’être tout de même collaboratif comme un espace “tchat” où chacun pourra s’exprimer
Rappelez les règles de modération en début et si vous le souhaitez, n’oubliez pas de régulièrement solliciter les questions.
Les avantages d’un vote en ligne pour l’Assemblée Générale de votre association
Plus d’efficacité
Le principal avantage du vote électronique est qu’il dématérialise et automatise presque complètement le processus de vote : de la convocation au comptage des voix. La plateforme de vote vous permet de programmer les notifications correspondant à chaque étape du vote et de joindre les documents d’aide à la décision, elle authentifie les votants, établit la liste d’émargement et certifie les résultats du vote.
Efficacité écologique également, avec la dématérialisation des convocations, des documents joints et du matériel de vote (bulletin et urne) – sans compter qu’une AG et un vote à distance permet d’économiser le coût écologique du déplacement, éventuellement motorisé, de vos membres.
Plus de transparence
Le vote électronique rend les opérations de l’association beaucoup plus transparentes : toutes les activités de vote sont enregistrées électroniquement en temps réel et elles peuvent être examinées à tout moment par des observateurs. Sur des votes importants ou pour des associations de grande taille, cela renforce la confiance entre les membres, car ils peuvent voir exactement comment leurs votes sont comptabilisés et peuvent suivre ou consulter les résultats du vote lorsqu’ils le souhaitent.
Plus démocratique
Le vote électronique peut contribuer à renforcer la démocratie au sein de votre association car il donne la possibilité aux membres qui ne peuvent pas se rendre à l’assemblée générale de prendre part à la gouvernance de leur association en votant sur des décisions importantes telles que les nouveaux statuts et les élections des membres du bureau.
Le vote électronique fournit ainsi une plateforme où tous les membres peuvent faire entendre leur voix et s’assurer que leurs opinions sont toujours prises en compte. Cela encourage une participation active et démocratique qui, à son tour, rend l’association plus efficace et démocratique.
Alors si vous cherchez un moyen d’accroître l’efficacité de votre association, considérez les nombreux avantages qu’offre le vote électronique* !
Comment organiser un vote en ligne gratuit pour votre association ?
Les plateformes de vote électronique
Pour choisir votre outil, il faudra prendre en compte :
- Le coût de l’outil : gratuit, offre d’essai, offre payante ?
- Ses limites : combien de participant.e.s maximum ? Y-a-t-il une durée limitée ?
- Son accessibilité : faut-il avoir un compte pour y accéder ? Est-il simple d’utilisation ?
Il existe des outils coopératifs gratuits permettant de mettre en place simplement des questionnaires et des sondages : c’est le cas des plateformes Framavox et Framaforms – un projet open source français – ou des incontournables américains Google Forms et Typeform. Vous pouvez également utiliser LimeSurvey, un outil payant mais proposant une version de démonstration gratuite.
Des prestataires spécialisés dans le vote en ligne garantiront également de façon sérieuse la sécurité et la validité de votre vote électronique : Neovote, V8te, Voxaly ou encore Alphavote
Enfin, HelloAsso a noué un partenariat avec l’association Civicpower pour proposer à ses associations utilisatrices un module exclusif d’organisation de vote d’assemblée générale en ligne sécurisé et conforme au RGPD. Civicpower est une association loi 1901 française qui met à disposition des citoyens, des associations et des élus une plateforme de vote sécurisée, transparente, décentralisée, souveraine et indépendante.
