Sur HelloAsso, une campagne d’inscriptions correspond à la gestion de la billetterie d’un événement que vous organisez. Vous allez donc paramétrer cette campagne à votre convenance pour proposer les différents types de ticket. Vous pouvez lancer tous types d’événement sur la plateforme : tournoi sportif, concert, dîner caritatif, conférence …
Pour créer votre première campagne d’inscriptions, rendez-vous sur l’onglet Créer une campagne de votre espace administration. Cliquez alors sur « Inscriptions à mon événement » pour commencer à créer votre page.
Tout d’abord, renseignez le nom de référence de la campagne d’inscriptions. Ce nom apparaîtra dans l’url de la campagne, et vous permettra de retrouver cette dernière sur votre espace administration, onglet Mes campagnes.
Ensuite, vous renseignez le titre de la campagne : c’est lui qui apparaîtra en haut de la page, en évidence. Un premier éditeur word vous permet également de renseigner le sous titre de la campagne : c’est un petit texte (4 lignes maximum) qui apporte les informations essentielles sur votre événement.
Vous passez ensuite à la personnalisation de votre événement.
Cette étape vous permet de renseigner les options d’inscriptions à l’événement ainsi que leur description et leur montant. Pour rappel, ces options correspondent aux différents tickets d’entrée de l’événement. Vous pouvez du coup créer autant d’options qu’il y a de tickets, HelloAsso n’impose pas de limite sur le nombre d’options.
Une fois que vous cliquez sur « Ajouter », un bouton « + d’infos » apparaît en face de l’option. Ce bouton vous permet d’ajouter des champs additionnels, comme une date, un fichier, un champ libre etc. Vous pouvez là encore ajouter autant de champs additionnels que nécessaires. Vous pouvez également renseigner un nombre maximum d’inscrits par option d’inscription.
Un second éditeur word vous permet de compléter et de mettre en forme les détails de l’événement. Son contexte, son histoire, les raisons de son lancement sont autant d’informations qui donneront à l’internaute envie de participer. Il ne s’agit pas d’une présentation de l’organisme mais bien de sa campagne. La présentation de l’organisme, que vous constituez sur votre profil (onglet Mon compte) apparaîtra sur un module sur la droite de la page de campagne.
Vous avez la possibilité d’ajouter des images à partir de l’éditeur word. Vous indiquez la localisation de l’événement par la suite, sur une rubrique dédiée et non sur ce texte détaillé.
Vous renseignez enfin la date de l’événement ainsi que la date limite d’inscription, qui peuvent être différentes. Ensuite, des informations plus précises peuvent être renseignées, comme le nombre maximum de places disponibles pour l’événement ou la possibilité de laisser un don en plus de l’inscription. HelloAsso gère dans ce cas la séparation entre les deux types de transaction, que vous retrouvez sous les termes « inscriptions » et « dons » sur l’onglet Statistiques.
Vous pouvez également permettre aux utilisateurs de laisser un commentaire au moment de leur inscription. Ce module apparaîtra alors sur la page de la campagne. Si les utilisateurs souhaitent laisser un commentaire sans que leur nom s’affiche, le terme « anonyme » s’affiche alors au-dessus de leur commentaire.
Enfin, dans les cas où l’inscription à votre événement demande la validation de documents tels que des conditions générales de vente, vous avez la possibilité d’ajouter le fichier avant le lancement de la campagne.
Pour finir, vous personnalisez l’aspect graphique de votre page de campagne en sélectionnant la couleur de votre choix. HelloAsso vous propose de permettre aux utilisateurs de créer une collecte pour cet événement. Cette option permet de démultiplier l’impact de votre campagne et est de ce fait recommandé.
Tous les champs marqués d’un * doivent obligatoirement être renseignés.
Une fois tout cela fait, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Je lance mon événement ». Nos conseils sur le lancement de cette campagne se retrouvent dans un autre article de cette rubrique.
