Organisé dans un but caritatif ou tout simplement pour faire connaitre son association loi 1901, le festival est un événement qui se veut convivial et festif, mais aussi informatif. Néanmoins, organiser un festival n’est pas une tâche aisée. En effet, il faut suivre plusieurs étapes essentielles pour son organisation : choix du lieu, communication, billetterie, définition du budget, recherche de financement… En plus, des obligations légales déclaratives et des assurances sont à prendre en compte. Et une partie gestion de personnel vient couronner le tout.
Suivons étape par étape comment organiser un festival avec en bonus :
- les conseils de Julien Demengel, Consultant marketing culturel et directeur de la communication du festival Rock en Seine
- et la checklist téléchargeable pour ne rien oublier !
Les différentes étapes à respecter pour l’organisation d’un festival
Comme pour n’importe quel évènement associatif (concert, spectacle, tournoi sportif, …), l’organisation d’un festival doit également passer par plusieurs étapes importantes. Découvrez lesquelles.
Définir le thème du festival…
Avant d’organiser un festival, il est primordial de déterminer la thématique sur laquelle cet événement associatif va se baser. Cela vous permettra d’ailleurs de rallier d’autres personnes et éventuellement d’autres associations et institutions à votre projet. Il va sans dire que le thème dépend avant tout de vos attentes et des objectifs de la manifestation. La durée ainsi que le ou les domaine(s) qu’il va couvrir peuvent également vous aider dans la définition du thème. Festival de musique, de danse, de cinéma, de théâtre…, les idées ne manquent pas. Le thème peut en outre permettre de définir le nom de festival.
À noter que le nom de cette manifestation culturelle peut parfaitement bien faire l’objet d’une protection via un dépôt de marque auprès de l’INPI.
… et son cadre
Quant au cadre dans lequel se tiendra le festival, il ne convient pas de le choisir au hasard. Il doit effectivement répondre aux installations que nécessite la manifestation. De même, la capacité du lieu doit être proportionnelle au nombre de festivaliers attendus. Et ce, qu’il s’agisse d’une salle ou d’un espace extérieur. En tout cas, selon le lieu choisi, la réalisation de certaines démarches administratives peut être obligatoire. Il en est ainsi notamment dans les domaines publics et sur la voie publique.
Choisir et prendre contact avec les intervenants
Pour le choix des intervenants (artistes, spécialistes, etc.), vous n’avez qu’à vous baser sur le thème pour lequel vous avez opté en amont. Dès lors, si vous envisagez d’embaucher des artistes rémunérés, il est fortement conseillé de miser sur des intervenants renommés. Sinon, faire appel à des artistes amateurs peut être une alternative intéressante, surtout pour les petits budgets. D’autant plus que c’est une pratique plutôt courante dans le cadre des festivals étudiants.
Attention ! Si vous avez pris contact avec des artistes rémunérés, il ne faut en aucune façon oublier de conclure un contrat d’engagement avec eux.
Établir la programmation
La programmation représente à coup sûr le fil conducteur qui assurera le bon déroulement du festival. Un programme bien ficelé ne manquera pas d’ailleurs de contribuer au succès de cet évènement. Bien évidemment, il doit prendre en considération les contraintes techniques et les cachets des artistes (si rémunérés). Mais également les décisions prises initialement avec les intervenants lors de la signature du contrat.
Déterminer le budget d’organisation du festival
Peu importe l’ampleur et la fréquentation attendue pour le festival, la structure associative porteuse du projet doit prêter une attention particulière à la définition du budget d’organisation de l’évènement. De fait, un budget prévisionnel vous donne la possibilité d’avoir un aperçu des dépenses (location de salle ou de terrain, logistique, rémunération des intervenants…) et recettes (location de stand, billetterie, vente d’espaces publicitaires…). En l’examinant, vous pourrez savoir si votre projet peut se concrétiser. Si oui, avez-vous besoin de faire appel à des partenaires financiers ? Dans ce cas, la mise en place d’un dossier de sponsoring à destination de vos futures financeurs est de mise. Sponsoring, mécénat, subventions des collectivités locales, direction régionale des affaires culturelles (DRAC), institutions publiques…, diverses sources de financement sont en plus à votre disposition.
Organiser un festival : les obligations légales à observer
L’organisation d’un festival est soumise à certaines obligations légales, dont l’accomplissement d’une formalité déclarative ou d’une demande d’autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture. À cela s’ajoutent d’autres démarches administratives spécifiques (mise en place d’une buvette, diffusion de musique…), les obligations en matière de sécurité et l’assurance. Tout de suite les détails.
Effectuer une déclaration ou une demande d’autorisation
Si vous organisez votre festival dans un espace public, une autorisation administrative est nécessaire. L’association doit dès lors en faire la demande auprès du maire ou du préfet de police (pour les organismes domiciliés à Paris, Lyon et Marseille). Cette demande doit indiquer entre autres :
- L’identité de l’organisateur
- La date et les horaires de début et de fin du festival
- Le lieu de déroulement de la manifestation
- Les sonorisations prévues
Il en va de même si votre évènement rassemble plus de 1 500 personnes. Vous devez transmettre une demande d’autorisation à l’autorité compétente au moins un mois (et 1 an au plus) avant le festival. Par contre, une simple déclaration suffit si le festival se tient dans un lieu privé habilité en tant qu’établissement recevant du public (ERP) et sur la voie publique.
Demander des autorisations supplémentaires
Suivant les circonstances, d’autres autorisations sont requises. Ainsi, pour l’installation d’une buvette ou d’un bar, vous avez besoin d’une licence de débit de boisson. Pour l’obtenir, il faut faire votre demande en mairie au moins 15 jours avant le festival. De plus, vous devez respecter la règlementation applicable aux débits de boissons en matière d’affichage, d’étalage, d’hygiène et de sécurité. Le respect des règles d’hygiène alimentaire est aussi à ne pas négliger.
D’autre part, si une diffusion ou une interprétation des œuvres musicales est prévue lors de l’évènement, il convient d’obtenir l’autorisation de la SACEM. Sans oublier le paiement des droits de diffusion y afférents. Cela s’applique également en cas d’utilisation en public d’œuvres figurant dans le répertoire de la Société des auteurs et compositeurs dramatiques (SACD).
En outre, si vous envisagez de mettre en place un chapiteau sur les lieux, une déclaration préalable est à effectuer. Elle doit dès lors préciser le lieu, la date et les horaires de déroulement du festival. Mais aussi la capacité d’accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau.
Veiller à la sécurité du festival
Bien entendu, l’association doit assurer la sécurité du festival et prendre toutes les mesures indispensables pour limiter les risques d’accident. Vous devez donc tout mettre en œuvre pour respecter et faire respecter les règles de sécurité en vigueur. Cela non seulement par les festivaliers, mais également par les membres du staff (adhérents et bénévoles au sein de l’organisme associatif, prestataires, artistes, etc.). Lorsque la situation l’exige (festival réunissant plus de 1 500 personnes par exemple), la formation d’un service d’ordre peut même être obligatoire.
En outre, il est impératif de vérifier la conformité des installations et des équipements utilisés. Et ce, afin d’éviter le plus possible des accidents (électrocution, incendie…). Les autorités peuvent par ailleurs demander l’intervention d’une équipe de secours. Antenne locale de la Croix-Rouge, secouristes, pompiers, volontaires…, le choix vous appartient pour la composition de ce dispositif de secours.
Contracter une assurance
En tant que principal responsable et organisateur du festival, l’association loi 1901 se doit de souscrire une assurance qui couvre sa responsabilité civile. Toutefois, il ne faut pas uniquement tenir compte de la dimension humaine. Il importe aussi de considérer la dimension matérielle de l’évènement. Autrement dit, vous devez ajouter des garanties qui pourront couvrir les matériels utilisés et le lieu de déroulement de la manifestation. Assurance annulation, grève, intempéries…, certaines garanties peuvent bien sûr être ajoutées selon vos besoins.
Communication autour de l’évènement : comment procéder ?
La communication constitue assurément un point crucial à ne surtout pas prendre à la légère pour la réussite de son festival. La structure associative se doit dès lors de promouvoir efficacement son évènement et de le faire gagner au maximum en visibilité. Pour cela, elle a différentes options qui se complètent :
- Les supports de communication classiques : la presse, les affiches, flyers, plaquettes, banderoles, prospectus, etc.
- Les canaux de communication en ligne : les réseaux sociaux (Facebook, Twitter…), le site internet de l’association, les newsletters, campagnes emailing…
Dans tous les cas, il convient de faire attention au contenu de son annonce. En effet, il est essentiel d’y indiquer les informations utiles. À savoir :
- Le nom du festival et celui de l’association organisatrice
- L’adresse et les coordonnées de l’organisme porteur (numéro de téléphone et mail) ainsi que son logo
- Le lieu, la date et les horaires de début et de fin de la manifestation
- Le prix d’entrée
- La présentation et le programme du festival
- La liste des intervenants (artistes…)
- Les partenaires de l’association
« Un bon plan de communication c’est un plan que vous pouvez changer en un minute », la communication n’est pas une fin en soi, il faut être agile et déterminer sur quoi l’association doit se concentrer et investir en terme de temps et d’argent. « La bonne nouvelle, c’est qu’en communication, vous ne partez jamais de 0 ». N’oubliez pas que 75% de la communication d’un événement vient du bouche à oreille. Vous devez parler en premier de votre projet à votre entourage proche, personnel et professionnel. Il est votre premier soutien et vous devez l’identifier comme un levier, potentiel ambassadeur de l’événement à vos côtés. Privilégiez votre premier cercle pour tester vos communications.
« Quand c’est jour J de votre événement, vous commencez déjà à communiquer pour les suivants ». Capturez en image l’ambiance et les réussites de votre événement pour les communiquer sur vos canaux de communication. De cette façon, vous fidélisez les participants pour les réengager, vous donnez envie à ceux qui ne sont pas venus de venir aux prochains et vous renforcer la visibilité de votre projet. « Gérer l’après-événement : N’oubliez aucun canal que vous avez investi » . Remerciez les participants sur chaque réseau social où vous avez choisi de communiquer, envoyez les photos de l’événements aux participants, collaborez avec la presse pour parler de ce qu’il s’est passé durant l’événement, allez jusqu’au bout de votre plan de communication !
Comment gérer la billetterie ?
En ce qui concerne la vente et la prévente des billets, il est fortement recommandé de combiner les deux dispositifs suivants :
- La billetterie en ligne en amont, 100% gratuite, proposée par HelloAsso
- La billetterie manuelle sur place
Ces deux canaux de distribution vous donneront effectivement la possibilité d’éviter les files d’attente et de gagner énormément de temps. En particulier quand il s’agit d’un événement de grande ampleur avec plus de 500 personnes à accueillir.
Pour un événement avec moins de public, la billetterie en ligne gratuite de HelloAsso vous évitera tout simplement la fastidieuse étape du surlignage des entrants avant le coup d’envoi, mais aussi et surtout de vous constituer une liste de contacts intéressés par votre association qui pourront devenir de futurs soutiens ou donateurs !
Dès lors, grâce à la billetterie en ligne, vous pourrez:
- suivre en temps réel la vente de vos places
- profiter d’un mini-site web ou sur le site internet de l’organisme associatif,
- de partager sur les réseaux sociaux vos événements
- de profiter d’une application mobile de scan pour fluidifier l’entrée des participants le jour J.
Pour bien choisir votre billetterie en ligne, pensez à vérifier les frais d’utilisation ou les commissions bancaires, s’il existe une application de scan des billets pour l’entrée de l’événement et les différentes options. HelloAsso vous propose de créer, gérer et diffuser votre billetterie sans frais ni commission.
Pour les retardataires, par contre, la billetterie manuelle disponible sur place leur sera d’une aide précieuse pour pouvoir prendre part au festival.
