Tenir une base de données donateurs

Parmi les moyens de financement dont dispose une association pour financer ses actions, les dons constituent une part non négligeable. Pour gérer au mieux leur relation avec leurs donateurs particuliers, les associations qui font l’objet de dons et donations ont tout intérêt à tenir une base de données donateurs. Mais qu’est-ce qu’une base de données et à quoi sert-elle ? Comment tenir une base de données ? Les réponses ci-contre.

Base de données donateurs : parce que vos donateurs sont au cœur de vos actions

Pour connaître ses donateurs (profil, comportement, type de dons qu’ils font, etc.), une association doit tenir une base de données donateurs. Concrètement, il s’agit d’un fichier informatique (souvent sur Excel) qui recense les informations de tous les donateurs (et les éventuels donateurs) de l’association : identité, vie professionnelle et centres d’intérêt.

Cependant, les données sensibles (origines raciales ou ethniques, opinions politiques et religieuses, état de santé, vie sexuelle, appartenance syndicale) ne doivent aucunement apparaître sur la base de données donateurs.

Quelles sont les informations à indiquer dans la base de données donateurs ?

Comme on l’a dit plus haut, les informations relatives à l’identité de chaque donateur peuvent apparaître sur la base de données donateurs.

Les informations légalement acceptées dans la base de données sont :

• son nom,
• son prénom,
• son adresse physique
• son email
• son numéro de téléphone portable et fixe,
• sa profession
• ses centres d’intérêt.

De même, elle doit faire apparaître le comportement de chaque donateur : le type de don, la fréquence de donation, le montant moyen des dons, les causes défendues, l’implication bénévole, etc. Par ailleurs, elle doit également mentionner la référence des collectes de fonds ainsi que la date, le montant et les modalités de paiement pour chaque don.

Attention, le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles ou RGPD entré en vigueur au mois de mai de l’année 2018 stipule que les données personnelles collectées ne peuvent être utilisées à des fins commerciales, électorales ou politiques. En outre, en cas d’utilisation ultérieure de ces données à des fins d’information ou de communication, les personnes concernées doivent être informées en amont et bénéficient d’un droit d’opposition.

D’ailleurs, la CNIL ou Commission nationale de l’informatique et des libertés s’assure que les associations et tout organisme privé ou public collectant des données personnelles veillent au respect des droits et libertés de chaque personne concernée.

Pourquoi établir une base de données donateurs ?

La base de données est un fichier qui sert de référence aux associations. Grâce à elle, la structure associative peut optimiser la démarche de collecte de fonds auprès de particuliers et créer une relation de proximité avec chaque donateur.

Effectivement, les informations recensées permettent d’un côté de personnaliser les demandes de dons aux donateurs existants et de l’autre trouver d’autres donateurs ayant le même profil. Ainsi, pour chaque donateur, l’association peut employer un style rédactionnel personnalisé dans sa sollicitation. Elle peut également lui adresser une carte de vœu ou un souhait d’anniversaire…

Ces petites attentions encourageront les donateurs existants à maintenir leurs contributions dans les causes qu’ils défendent déjà, mais aussi pour les autres actions de l’association. De simples donateurs, ils peuvent devenir des contributeurs récurrents et engagés à la structure associative.

Par ailleurs, la base de données permet de mieux gérer les campagnes de dons et les évènements de l’association, de réduire le coût de collecte et de gagner du temps. Et pour cause, elle permet de centraliser dans un seul fichier toutes les données relatives aux donateurs, les formulaires de dons en ligne, les invitations ainsi que le suivi des donateurs. En outre, elle permet également de gérer au mieux la comptabilité de l’association ainsi que l’émission de reçus fiscaux.

Mettre à jour la base de données donateurs

Afin d’optimiser l’efficacité de la base de données, une mise à jour régulière après chaque évènement et collecte de dons est nécessaire. Éventuel changement d’adresse, participation à un événement, don, lettre de remerciement ou de sollicitation retournée, etc. Tous les champs de la base de données relatifs à chaque donateur doivent être actualisés après chaque campagne et chaque action. Cela permet de ne pas passer du temps lors de la mise à jour annuelle.

Des logiciels spécifiques permettent de créer une base de données donateurs efficace. Effectivement, ces outils permettent de :

• Éviter les doublons.
• Modifier le profil d’un donateur qui a déjà été créé.
• Envoyer automatiquement les documents relatifs au don qu’u donateur vient de faire.
• Envoyer automatiquement un email de remerciement personnalisé à chaque donateur après une campagne ou un évènement.
• Créer des alertes automatiques pour chaque donateur.
• Segmenter les donateurs en fonction de leurs profil et comportement pour une campagne plus ciblée.
• Etc.

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