Comment faire un plan de communication ?

Vous avez décidé d‘organiser un événement associatif, très bonne idée ! Pour qu’il soit réussi, vous allez devoir l’organiser de A à Z et la communication fait partie de vos missions. Avoir une stratégie et un plan de communication clairs et réfléchis vont vous aider dans vos démarches. Nous vous expliquons les 5 étapes clés pour créer votre plan de communication pour votre événement associatif. Nous vous avons même glissé des exemples ! Bonne lecture 🙂

1 / Objectifs : pourquoi communiquer sur mon événement associatif ?

Avant de vous lancer dans la communication de votre événement associatif, demandez vous quel sera l’objectif de cette communication. Quel est le résultat que vous voulez atteindre en communicant sur cette action ?

• Informer vos bénévoles et adhérents de son déroulement
• Pousser les inscriptions du grand public à cet événement
• Dynamiser les dons vers votre association au sens large
• Mobiliser des bénévoles pour son organisation
• Augmenter votre nombre d’adhérents à l’année
• Faire connaitre l’ensemble de vos actions au-delà de votre communauté
• Obtenir le soutien des collectivités dans cette organisation
• Trouver de nouveaux partenaires à l’année
• Construire votre image et augmenter la notoriété de votre association

Bref, vous l’aurez compris avec cette liste non exhaustive, les objectifs de vos communications peuvent être variés. Qu’ils soient centrés sur votre événement ou plus larges sur votre association dans sa globalité, qu’ils appellent des actions concrètes (don, inscription, partenariat, etc.) ou qu’ils soient moins tangibles (image de marque, informatif, etc.), il est nécessaire de les définir avant de vous lancer. Votre communication peut avoir un seul but ou plusieurs et vous pouvez également hiérarchiser vos objectifs.

Ces objectifs peuvent être chiffrés et / ou mesurables, cela vous permettra d’affirmer ou non que votre communication a été efficace. Ils vous permettront de construire l’ensemble de votre plan de communication : des cibles au planning en passant par les messages et supports ! Alors ne négligez pas cette première étape.

2 / Cibles : vers qui je souhaite communiquer ?

Une fois que votre ou vos objectifs sont fixés, penchez vous du côté de vos cibles de communication. Les cibles sont les personnes que vous voulez atteindre au travers de vos messages et qui vous permettrons d’atteindre vos objectifs.

Ces cibles peuvent être plus ou moins spécifiques. Plus vous réussirez à identifier précisément vos cibles, plus vous pourrez créer une stratégie de communication efficace. Ces cibles peuvent être caractérisées par plusieurs critères plus ou moins personnels : âge, genre, posture vis-à-vis de votre association, habitudes, loisirs, valeurs, localisation, etc. Il vous est tout à fait possible de croiser certains critères et de hiérarchiser vos cibles. La hiérarchisation la plus utilisée est en 3 niveaux :

• Cœur de cible : les personnes que vous souhaitez atteindre en priorité, celles qui sont les principales intéressées par votre message et qui seront les plus facilement convaincues.
• Cible principale : contient le cœur de cible mais est plus large dans le sens où ces personnes ne seront pas forcément rapidement convaincues et elles nécessiteront plus d’effort pour adhérer à votre message.
• Cible secondaire : ce sont les personnes proches de vos cibles principales, si vous réussissez à les atteindre, vos cibles principales seront probablement touchées par le choix de vos cibles secondaires et donc plus sensibles à vos messages.

Voici quelques exemples de cibles de communication selon des événements associatifs :

Tournoi amateur de handball

Objectif de la communication = pousser les inscriptions au tournoi de handball de votre club de hand. Ce tournoi est ouvert à tous.

• Cœur de cible : les adhérents de votre club et des clubs alentour
• Cible principale : les licenciés de la fédération Française de Handball des clubs de votre région
• Cible secondaire : les clubs de handball de votre région, la mairie de votre ville, la presse locale, le grand public sportif

Festival de country

Objectif de la communication = trouver des soutiens dans l’organisation de ce festival afin qu’il soit dynamique, attrayant et de grande envergure

• Cœur de cible : les bénévoles de votre association, les clubs de country des alentours
• Cible principale : vos adhérents et les adhérents des clubs de country de votre territoire, les entreprises locales en lien avec l’événementiel (traiteur, DJ, mobiliers, etc.)
• Cible secondaire : la presse locale, la mairie de votre ville, vos sponsors et les sponsors de vos partenaires sur ce festival

Brocante solidaire

Objectif de la communication = attirer le grand public le jour de votre brocante pour que ces visiteurs achètent des lots aux exposants et fassent des dons à votre association

• Cœur de cible : les personnes ayant l’habitude de se rendre sur les brocantes de votre territoire
• Cible principale : les familles, les personnes âgées, les personnes sensibles aux causes solidaires se situant dans votre ville
• Cible secondaire : la presse locale, les exposants de votre brocante, la mairie de votre ville, les associations solidaires

3 / Axe et messages : quel sera le fil rouge de ma communication ?

L’objectif de votre communication est fixé et vos cibles sont définies, vous pouvez désormais plancher sur l’axe que vous allez choisir et les messages à faire passer.

L’axe est la thématique globale de vos messages : il peut englober une idée phare, créative ou non, un ton particulier, une direction spécifique. Cet axe sera votre fil rouge dans votre communication et vous permettra de construire vos messages qui eux seront plus concrets.

Vos différents messages doivent être clairs et concis mais aussi faciles à retenir. L’ensemble de vos message doit pouvoir permettre de répondre au QQOQCCP (qui, quand où, quand, comment, combien pourquoi), que ce soit pas l’écrit ou l’image.

Reprenons nos exemples

Tournoi amateur de handball

• Axe : Le weekend hand de l’été, synonyme de sport et convivialité
• Message : Inscrivez-vous au tournoi de AS Handball du 17 et 18 juillet ! Lots pour les vainqueurs et buvette sur place pour tout le monde. Inscription sur notre billetterie HelloAsso.

Festival de country

• Axe : L’événement collectif qui valorise une danse de groupe
• Message : Ce qui caractérise la country, c’est le nombre de danseurs et leur synchronisation, il en sera de même pour notre festival ! Prenez part à cette expérience et participez à l’organisation de l’événement country de votre région. Rendez-vous le 3 avril pour une réunion d’information (billetterie gratuite sur HelloAsso).

Brocante solidaire

• Axe : Le rendez-vous des bonnes affaires et bonnes actions
• Message : L’asso (nom de votre asso) vous donne rendez-vous le 17 mai pour une brocante solidaire sur la place de l’église. Plus de 20 stands de tous les horizons vous feront découvrir leurs produits et vous les proposeront à la vente. Les bénéfices seront utilisés pour venir en aide aux personnes isolées, alors ne vous en privez pas !

4 / Supports : quels canaux pour quels cibles et messages ?

La tendance se veut « cross canal ». Autrement dit omicanal, vous devez communiquer sur différents canaux de communication pour que votre message atteigne toutes vos cibles, ou, touche votre cible sur les différents supports qu’elle utilise.

• Prenez votre planning de communication,
• identifiez le message à transmettre à un instant T à une cible particulière et
• posez-vous la question du canal.

Certains canaux et supports sont plus adaptés que d’autres selon vos cibles et vos messages.

Utilisez vos canaux et ceux à votre disposition, mais cherchez également ceux que vous n’utilisez pas d’habitude.

L’intérêt est de diversifier vos supports et d’adapter le message aux supports.

Les réseaux sociaux, votre site internet, les panneaux d’affichage, les médias, la distribution de flyers, l’envoi d’un emailing… sont des moyens pour communiquer sur votre événement qui touchera une cible en particulier.

Réfléchissez à votre communauté, où est-elle présente ? Sur Instagram, sur Facebook et elle connaît votre site internet ? Alors,

• réalisez une courte vidéo pour la poster en mode « Réel » sur Instagram en annonçant les moments clés (la date, l’invit, le jour…donnez quelques éléments croustillants qui vont donner envie d’aller plus loin à l’internaute)
• publier un post ou créez un événement sur Facebook en l’épinglant (avec lien inscription)
• alimentez votre rubrique « Actualités ou « Evènement » de votre blog

Par exemple, votre cible se trouve sur Instagram. Pensez à faire un réel et à l’épingler en « story » permanente , comme la radio par exemple. Profitez des supports traditionnels, comme l’affiche et l’email, mais pensez aussi à innover avec de nouveaux canaux qui peuvent être numériques ou non. Vous avez toujours communiqué avec des supports gratuits mais aujourd’hui vous avez du budget pour la communication ? N’hésitez pas et lancez-vous !

5 / Budget et planning : quels sont mes moyens financiers et quand souhaite-t-on communiquer ?

Il est désormais temps de passer au budget et au planning de vos actions !

Tout d’abord, avez-vous un budget pour la communication de votre événement ? Si oui, il vous faut le définir et répartir vos dépenses selon les canaux que vous allez utiliser.

Si au contraire vous n’en avez pas, vous devez réfléchir aux canaux dont vous disposez gratuitement (emailing, réseaux sociaux, agenda de votre ville, affiches dans les structures utilisées, etc.) ou qui peuvent vous être offerts (articles dans le magazine de votre territoire, affichage chez les commerçants, publications sur les réseaux sociaux des collectivités, etc.).

Une fois votre budget établi, ne partez pas immédiatement sur le choix de vos supports, identifiez d’abord les moments clés de communication. Quand voulez-vous communiquer vers vos adhérents et bénévoles ? Est-ce que les collectivités et la presse doivent être tenues informées en même temps ? A partir de quelle date étendrez-vous votre communication au grand public ? etc. Ces dates clés vont vous permettre d’appréhender votre travail de sélection des canaux en liens avec vos cibles et messages !

Pour en savoir plus

• Quels sont les outils indispensables pour organiser vos événements ?
• 10 raisons de gérer les inscriptions aux événements de son association en ligne
• Organiser un événement / une manifestation dans un lieu public : Les règles et obligations
• Pourquoi et comment contacter la presse