Quelles autorisations pour organiser une manifestation dans un lieu public ?

Dans le cadre de ses activités ou pour une raison annexe comme le recrutement de volontaires, appel aux dons…, une association à but non lucratif peut organiser un événement dans un lieu public. Dans ce cas, elle se doit de respecter certaines règles et obligations légales. Et ce, qu’il s’agisse d’une manifestation culturelle ou sportive, d’un vide-grenier ou bien d’un défilé. Découvrez dans cet article ce qui est nécessaire de savoir à ce sujet.

Quelle démarche pour organiser une manifestation ?

Dans le cadre de l’organisation d’un événement associatif temporaire dans un lieu public, les organisateurs doivent obtenir l’autorisation de l’autorité compétente. Cette démarche est nécessaire pour les cortèges, les défilés, les rassemblements et toute manifestation sur la voie publique. Seuls les fêtes de village et fêtes traditionnelles en sont exemptées. La démarche s’effectue ainsi auprès de :

• La mairie de la commune (selon les articles L.2212-1 et 2212-2 du CGCT, le pouvoir de police appartient au maire)
• La préfecture du département (si l’événement se déroule sur le territoire de communes où la police nationale est compétente)

Quel est le contenu de la déclaration de la manifestation

Quelles informations dans votre déclaration de rassemblement en Mairie ou Préfecture ?

L’association loi 1901 doit procéder à une déclaration préalable dans laquelle il faudra mentionner un certain nombre d’informations. À savoir :

• Les données relatives à l’organisme associatif organisateur (nom, adresse et contact)
• L’identité et l’adresse de son représentant légal
• Les nom, prénoms et coordonnées (domicile et contact)
• L’objet et le lieu (ou les lieux) de la manifestation
• La date de déroulement ainsi que les heures de début et de fin de l’événement associatif
• L’itinéraire pour les manifestations qui impliquent le déplacement de personnes comme les défilés et cortèges
• Une estimation du nombre de participants que vous attendez
• Un descriptif des dispositifs de sécurité prévus
• Les spécificités de l’événement (utilisation d’une sonorisation, déploiement de banderoles…)

À noter que cette demande doit laisser apparaître la signature de plusieurs personnes importantes. Du président ou d’un de ses représentants délégués. Mais également de trois responsables de l’organisation, lesquels devant être domiciliés dans le département où la manifestation a lieu.

Comment écrire une demande d’autorisation ?

Complétez les informations relatives à votre association en haut à gauche et celles du destinataire en haut à droite.

La lettre de demande d’autorisation au maire ou à la préfecture pourra se présenter comme suit :

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Notre association (indiquez le nom) sollicite (la Mairie de xx ou la préfecture de xx) pour organiser notre événement (précisez le type d’événement), sous l’appellation (nom de l’événement), (la date), à (précisez le lieu public). Cet événement a pour objectif (indiquez l’objectif).

Le nombre maximum de personnes attendues à cette manifestation est estimé à (indiquez le nombre). Les participants à notre manifestation se sont au préalable enregistrés sur notre plateforme d’inscription (mettez le nom de la plateforme). Indiquez s’il est possible de s’enregistrer sur place et si la manifestation est à gratuite ou payante.

Vous trouverez, ci-joint, la liste des personnes mandatées pour assurer la bonne organisation de l’événement :

(mentionnez leur nom, prénom et domicile et fonction)

Ainsi que nos démarches pour assurer la sécurité et le bon déroulement de la manifestation :

(indiquez les prestataires et le devis détaillé en annexe).

(Si votre manifestation implique de la sono, affichage… etc, précisez-le)

Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire que vous jugerez utile.

Dans l’espoir d’un accueil favorable, je vous prie d’agréer, Madame la Maire/ Monsieur le Maire ou Préfecture, l’assurance de ma considération distinguée.

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Délai de dépôt de la demande d’autorisation

Pour le dépôt de la demande d’autorisation, il faut qu’il s’opère au moins trois jours francs et au maximum quinze jours francs avant la date de l’événement.

Cas particulier pour les manifestations à Paris

Pour les manifestations organisées à Paris, il doit s’effectuer au minimum deux mois avant le déroulement de la manifestation. Les autorités peuvent même porter ce délai au moins à trois mois si l’événement réunit un public plus important ou requiert l’établissement d’installations complexes. C’est la Préfecture de police qui sera l’organe compétent pour recevoir votre demande.

Instruction et décision de votre demande de manifestation sur voie publique

Examination du dossier de demande

L’organe compétent examinera :

• la mise en place de procédures strictes pour assurer la sécurité des participants (pompiers, poste de secours si nécessaire …)
• la norme des installations prévues si il y en a (tente, gradins, chaises, chapiteau, scène…)
• les assurances souscrites
• le prestataire responsable du nettoyage après la manifestation ou le cas échéant les mesures prévues par l’association

La mairie ou la préfecture de votre ville ne vous remettra qu’une autorisation temporaire à caractère précaire et révocable. Il est bon de noter qu’une déclaration incomplète ou inexacte et organiser tout de même la manifestation dans un lieu public sans déclaration sont des faits passibles de peines allant jusqu’à 6 mois de prison et une amende de 7 500 euros.

Décision rendue

Si le Préfet ou le Maire considère votre manifestation à troubler l’ordre public, un arrêté sera notifié aux signataires de la déclaration, et ce, jusqu’à 24h avant l’événement.

Vous pouvez contester cette interdiction par le biais d’un référé-injonction dans un délai de 48 heures. La contestation doit être écrite, argumentée et adressée au juge des référés.

Les obligations de l’association loi 1901 en termes de sécurité

Peu importe le nombre de participants et visiteurs attendus pour son événement, une structure associative doit prêter une attention particulière à la sécurité. D’ailleurs, la responsabilité civile et pénale lui incombe.
Dès lors, l’association se doit d’employer tous les moyens nécessaires pour respecter et faire respecter les règles en vigueur en matière de sécurité.

Voici donc les obligations légales et réglementaires de sécurité qu’elle doit observer et vérifier :

• La souscription aux assurances indispensables pour la protection des personnes et des biens
• La conformité des installations prévues pour l’accueil de la manifestation (tentes, scènes, enceintes, équipements électriques, etc.)
• Le respect des horaires d’ouverture et de fermeture ainsi que des règles d’hygiène et de surveillance
• La mise en place d’un poste de secours assuré par un organisme agréé (Croix-Rouge ou Protection civile) pour les rassemblements de plus de 1 500 personnes
• L’accessibilité des lieux (présence des sorties de secours, des rampes d’accès…), notamment pour les personnes à mobilité réduite
• La prévention des incendies (relation avec les pompiers)

Mais, c’est aussi de la responsabilité de l’association de tout mettre en œuvre pour limiter le plus possible les risques d’accident. Par exemple, en respectant la capacité légale d’accueil par la limitation du nombre des entrées.

Pour s’assurer du bon déroulement de l’événement associatif, l’administration peut :

• Demander des modifications sur certains points comme les horaires, le parcours…
• Apporter son appui technique (mise à disposition de matériels, salles, main d’œuvre…)
• Contribuer à la réalisation ou au renforcement des dispositifs de sécurité (forces de police et de gendarmerie)

Attention ! Les pouvoirs publics peuvent parfaitement facturer leur concours.

Démarches supplémentaires obligatoires

Dans certains cas, l’association à but non lucratif à l’initiative de l’organisation de la manifestation dans l’espace public comme un centre ville ou sur la voie publique doit également se soumettre à d’autres obligations légales.

La mise en place d’un débit temporaire de boisson ou d’une buvette

Il peut arriver que l’organisme associatif, pour la durée de l’événement qu’il organise dans un espace public, ouvre temporairement un débit de boisson ou une buvette. Dans ces circonstances, l’obtention d’une autorisation de la mairie est de rigueur. Les organisateurs doivent ainsi adresser leur demande de licence de débit de boisson temporaire au moins quinze jours avant la date de la manifestation. Bien évidemment, le respect de l’hygiène alimentaire est également de mise dans l’intégration d’une buvette.

L’organisateur d’une manifestation sur la voie publique doit être vigilent aux conditions d’hygiène et de santé entourant son animation, notamment sur :

• la vente de produits alimentaires ;
• l’évacuation des déchets ;
• l’évacuation des déchets toxiques ;
• l’évacuation des eaux usées ;
• les toilettes et sanitaires ;
• l’alimentation en eau.

La Mairie peut mettre à disposition des containers d’ordures ménagères et autres prêts de matériel.

L’organisation d’une loterie, d’une tombola ou d’un loto

Que ce soit pour l’organisation d’une loterie, d’une tombola ou d’un loto, l’autorisation de la préfecture ou de la mairie est requise. Pour cela, l’organisation associative doit en faire la demande auprès de l’autorité compétente via le formulaire Cerfa n° 11823*02. Outre ce document, elle doit aussi y joindre les statuts de l’association (s’il s’agit d’une première demande).

La diffusion de musique

Si vous prévoyez de diffuser de la musique lors de votre événement associatif dans un domaine public ou sur la voie publique, vous devez obtenir une autorisation de la Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique (SACEM). Le montant des droits d’auteur dépend en tout cas du cadre dans lequel la musique est diffusée. Il va sans dire que vous n’aurez en aucune façon besoin de faire une demande auprès de la SACEM si vous décidez d’émettre des œuvres tombées dans le domaine public (70 ans après le décès du compositeur).