De plus en plus d’associations optent pour une digitalisation de leur processus. Cette tendance entraîne une multiplication de logiciels (CRM, comptabilité, emailing,…).  La gestion de ces tâches peut s’avérer répétitive, chronophage et bien souvent source d’erreurs liées à la manipulation de données. 

Pour faciliter les ponts entre HelloAsso et les autres logiciels nécessaires à la gestion associative, nous souhaitons vous présenter un outil : Pipedream. 

Afin de vous assurer une utilisation fluide, nous vous expliquons comment connecter Pipedream et HelloAsso.

Offrir des solutions de paiement aux associations, c’est notre cœur de métier et c’est ce que nous faisons de mieux. Pour toutes les fonctionnalités complémentaires, nous faisons confiance à d’autres outils.

Pipedream : tout savoir sur son utilisation

HelloAsso : une plateforme connectée 

HelloAsso est une plateforme dédiée au monde associatif. Nous accompagnons les associations dans :

• leur création : nous leur offrons un contenu riche, accessible en ligne sur notre blog 
• leur financement : nos outils numériques en ligne sont 100% gratuits (billetterie, campagnes d’adhésions, formulaires de ventes, de dons, crowdfunding, boutique en ligne, checkout,…)
• leur gestion : l’administrateur du compte peut gérer toutes ses campagnes et en suivre les commandes et paiements
• leur communication : grâce à des boutons de partage et leurs campagnes dans notre moteur de recherche accessible 24h sur 24 via votre moteur de recherche favori

La gestion associative implique des tâches administratives parfois répétitives. Par exemple, récupérer les listes de vos adhérents sur votre espace HelloAsso pour les intégrer à votre logiciel d’envoi de newsletter, ou encore, extraire vos informations de paiement pour les saisir dans un logiciel de comptabilité tel que BasiCompta®,… 

Pour vous simplifier ces tâches, nous vous expliquons comment connecter tous vos logiciels entre eux et plus particulièrement comment relier votre compte HelloAsso et vos autres applications grâce à Pipedream.

Pipedream, c’est quoi ? 

Pipedream est un outil d’automatisation qui permet de connecter des logiciels entre eux. Avec Pipedream, vous pouvez créer des “scénarios d’actions” de traitement de données qui automatisent les actions paramétrées. 

Ce logiciel s’adresse aux associations et clubs qui utilisent plusieurs applications dans la gestion quotidienne de leur organisme. Vous utilisez un CRM pour suivre vos paiements ? Un logiciel d’emailing pour communiquer avec vos membres ? Les réseaux sociaux pour animer votre communauté ? Vous pouvez désormais connecter ces outils à votre compte HelloAsso et récupérer des données en temps réel. 

Par exemple, je connecte HelloAsso à Excel. Je crée un scénario : pour toute nouvelle inscription à mon association sur HelloAsso, j’automatise la création d’une nouvelle ligne, sur mon fichier Excel. 

Pipedream se veut accessible à tous et ne nécessite aucune notion en codage. Cependant, certaines étapes peuvent être assez techniques et nécessitent d’être à l’aise avec les outils numériques. 

A savoir : l’application est uniquement en anglais.

Les avantages d’utiliser Pipedream

L’automatisation grâce à Pipedream vous permet : 

• un gain de temps : finies les heures passées sur des tâches administratives répétitives
• de réduire les mauvaises manipulations : standardisation des processus 
• d’éviter les oublis : les actions sont programmées automatiquement 
• d’anticiper toutes les situations pouvant engendrer des erreurs dans la gestion de votre association : absence d’un bénévole, manque de temps, erreur d’inattention,…

Combien coûte Pipedream ? 

Pipedream fonctionne par un système d’abonnements. 

L’abonnement gratuit offre 3 workflows  (suite d’actions) et 300 exécutions par mois. 

Pour ce qui est des offres payantes, la première offre débute à 29$/mois, elle comprend 10 workflows (suite d’actions) actifs, permet la connexion de 5 comptes et donne accès à plus de 2 200 applications intégrées. 

Pour bénéficier de plus d’options, vous pouvez opter pour un abonnement avancé à 49$/mois). A noter, Pipedream dispose également d’une formule sur-mesure pour les entreprises. 

En savoir plus sur les tarifs proposés par Pipedream.

Comment fonctionne Pipedream ? 

Avant de commencer, faisons un point sur le vocabulaire utilisé par Pipedream. 

• un workflow : c’est une suite d’actions que vous allez programmer en connectant vos différentes applications
• un trigger : c’est l’événement qui va venir déclencher le scénario
• une action : désigne ce que l’on peut programmer (ex : poster une publication sur LinkedIn) 

Maintenant que vous avez acquis les bases, on rentre dans le cœur du sujet.

Tout d’abord créez votre compte Pipedream. Puis, cliquez en haut à gauche sur “+ New workflow”. Rattachez ce workflow à un projet, ou créez-en un nouveau en cliquant sur “Create a new project”. Donnez un nom à votre workflow et cliquez sur “Create a workflow”. 

Cliquez sur “Add Trigger”, choisissez à partir de quelle application le trigger se déclenche, et définissez ce trigger. Puis, cliquez sur “+” et choisissez l’application à laquelle vous souhaitez connecter la première. Ensuite, paramétrez l’action que vous souhaitez automatiser.

A noter : il est possible de créer des scénarios en cascade : connecter une application à une application elle-même connectée à une autre,…

Pipedream et HelloAsso : webhook et url de notifications 

HelloAsso n’a pas (encore) développé de connecteur intégré à Pipedream. Pour pouvoir déclencher un scénario Pipedream lors d’une action (exemple : nouveau paiement, nouvelle commande) sur votre compte HelloAsso, il faut utiliser un “Webhook” depuis Pipedream. 

Un webhook (aussi appelé url de notifications), c’est un mécanisme conçu pour transmettre des informations, en temps réel, d’une application à une autre.

Pour cela, créez un nouveau workflow, cliquez sur “Add Trigger” et sélectionnez “HTTP / Webhook”, puis choisissez les paramètres de votre choix et cliquez sur “Enregistrer et continuer”.

Et voilà ! Votre webhook est désormais créé, vous pouvez copier l’URL.

Ouvrez ensuite votre espace HelloAsso. Dans le menu à gauche, cliquez sur “Mon compte”, puis sur “Intégrations et API”. Collez l’adresse du webhook précédemment copié dans la case “Mon URL de callback” et cliquez sur “Enregistrer”.

Félicitations ! Vous avez créé un pont entre Pipedream et HelloAsso. Vous pouvez désormais connecter votre compte HelloAsso à vos outils de gestion habituels.

Votre workflow sera donc déclenché à chaque nouvelle action sur votre compte HelloAsso. Pour avoir la liste des actions, veuillez consulter notre documentation.

Les solutions disponibles sur Pipedream 

Grâce à Pipedream, vous allez pouvoir connecter votre compte HelloAsso à d’autres applications. 

Par exemple, vous pouvez : 

• Connecter HelloAsso à Excel pour suivre vos paiements
• Connecter HelloAsso à Slack pour recevoir des notifications
• Connecter HelloAsso à Sendinblue, Mailjet, Gmail pour synchroniser la liste des emails de vos contacts et ainsi faciliter vos actions de communication
• Connecter HelloAsso à LinkedIn, Pinterest pour automatiser la publication de vos nouvelles campagnes sur les réseaux sociaux

Attention : Pipedream vous permet de connecter des applications entre elles. Il vous faudra cependant avoir un compte sur chacune de ces applications afin de pouvoir les utiliser.

Un exemple de scénario Pipedream avec votre compte HelloAsso

Prenons l’exemple d’un nouvel adhérent à votre association. 

Quoi de plus motivant que de recevoir un SMS de bienvenue personnalisé dans les minutes qui suivent son inscription puis de mettre à jour la liste de diffusion de mail sur Brevo ?

En connectant HelloAsso (via le Webhook créé par Pipedream), Twilio et Brevo, vous pourrez ainsi automatiser l’envoi du SMS de bienvenue et paramétrer la personnalisation de ce SMS avec son nom et prénom par exemple. 

Ce workflow se déclenche lors de la validation d’un formulaire d’adhésion.