La nécessité d’émettre une carte adhérent au moment de l’inscription à votre association soulève parfois des interrogations. Quel est le but de cet outil et a-t-il une valeur particulière pour l’association ?

Carte d’adhérent à une association : ce qu’il faut savoir

Quelle est l’utilité d’une carte adhérent ?

Initialement, une carte adhérent ouvre des avantages sur les activités de l’association aux membres qui ont cotisé. Son usage permet de distinguer les membres selon leur type de cotisation et donc selon les avantages qu’il confère.

À ce titre, catégoriser les membres permet d’articuler leurs droits et obligations sur le fonctionnement de l’association : paiement d’une cotisation, participations aux assemblées générales avec un droit de vote…    

Autrement dit, délivrer des cartes de membres matérialise l’adhésion formellement et assure à l’association que l’adhérent accepte les statuts intégraux et l’ensemble de son règlement intérieur. 

La carte adhérent possède plusieurs fonctions : 

• une fonction pratique : elle permet une meilleure gestion administrative par l’attribution d’un numéro d’identification unique, elle vise à reconnaître le membre en y associant ses informations personnelles (nom, prénom, date de naissance…), de comptabiliser ses interventions aux activités, ou permettre aux adhérents de bénéficier d’un tarif avantageux auprès des partenaires de l’association.
• une fonction symbolique : elle permet d’officialiser son appartenance à l’association et de fédérer autour de son objet.
• une fonction pédagogique : elle demande une certaine discipline en obligeant par exemple l’adhérent à la présenter pour participer à des activités.

Doivent-elles être remises à tous les membres de l’association ? 

Il existe plusieurs catégories de membres comme : les membres fondateurs, les membres adhérents, les membres de droit, les membres d’honneur, les membres bienfaiteurs…

Tous n’ont pas la même fonction. Par exemple un membre adhérent de droit est une personne morale ou physique ayant, de par son autorité, aucune obligation de payer une cotisation, et parallèlement il dispose d’une voix consultative (non décisionnaire) à l’assemblée générale.

À l’inverse, un membre adhérent (usager ou actif) est une personne physique concernée par l’objet de l’association qui adhère aux statuts et à son règlement intérieur. Il s’acquitte d’une cotisation payante (mensuelle, trimestrielle, annuelle ou illimitée) fixée par les membres du bureau et détient une voix délibérative à l’assemblée générale. À savoir que cette catégorie est généralement la plus grande.   

L’association peut délivrer une carte adhérent dans les deux cas, elle n’aura juste pas la même fonction, plus symbolique pour le membre de droit et davantage pratique pour le membre adhérent. Ainsi, il faudra faire preuve d’une bonne gestion de vos adhérents pour ne pas vous emmêler les pinceaux.

Autre exemple : Un bénévole ne cotise pas à l’association, il n’est donc pas nécessaire de lui délivrer une carte adhérent.

Est-ce obligatoire de délivrer une carte à ses adhérents ? 

À ce jour, aucun texte juridique impose à une association de délivrer une carte à un adhérent qui vient de cotiser. La carte adhérent n’est donc pas obligatoire pour une association qui ne désirait pas en émettre. Si dans ses documents officiels (statuts intégraux et règlement intérieur), l’association a fait mention d’une remise de carte adhérent alors, elle se devra effectivement d’en délivrer une. 

Par ailleurs, il est d’usage de délivrer la carte d’adhérent au moment où la personne a transmis sa cotisation.

De plus, la carte adhérente ne suffit pas pour attester l’adhésion, il faut faire remplir et conserver les bulletins d’adhésion, dans le cas où l’association aurait à apporter la preuve de leur existence. 

Comment créer une carte d’adhésion personnalisée et quelles informations doivent y figurer ? 

Création d’une carte adhérent

La carte adhérent peut être fabriquée dans plusieurs matériaux : carton, papier, plastique… L’association est libre de choisir la manière de la fabriquer selon le budget qui leur est consacré.

Il existe de nombreux modèles accessibles et gratuits en ligne pour s’inspirer. D’autre part, plusieurs sites et prestataires proposent des services graphiques de la conception de votre maquette jusqu’à l’impression : Canva, Photopea…

Modèle de carte adhérent HelloAsso

Impression d’une carte adhérent en carton ou pvc (plastifiée)

Vous avez un grand choix d’options pour imprimer votre carte adhérent. Elle peut être directement numérotée ou non numérotée, en couleur ou en noir et blanc, recto-verso, et même avec un volet détachable pour en conserver la souche et comptabiliser les membres.

L’impression sera personnalisée en fonction des informations que vous nous communiquerez sur votre maquette. À savoir que certains sites proposent des maquettes gratuites et l’impression payante par exemple. Mais si vous disposez des compétences techniques, vous pouvez directement fournir votre création.

Selon la période de validité de l’adhésion, il est recommandé de prévoir pour l’impression de la carte de votre club un matériau résistant dans le temps. Par exemple, pour une carte en carton recyclé, utilisez un papier avec un grammage de 160g/m2 ou de 250g/m2. Pour une carte en pvc, favorisez les épaisseurs rigide 76/100ème (voir ultra-rigide 160/100ème).

Pour le format, il est généralement celui d’une carte bancaire standard (8.6 x 5.4 cm) lui permettant de loger dans un portefeuille sans inconvénient. Si vous prévoyez un volet détachable, votre carte en carton atteindra probablement un format de 21.5 x 5.4 com.

Informations et mentions 

La carte adhérent peut servir aussi bien à l’association qu’à l’adhérent.

Du côté de l’adhérent, la carte peut contenir des informations sur l’association et être une véritable carte de visite :

• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse postale, adresse mail…
• Horaires d’ouverture du siège, des locaux…
• Liens vers un site internet ou les réseaux sociaux…
• Les mentions sur les obligations : lecture et respect des statuts intégraux et du règlement intérieur, type d’assurance ou de licence… 
• Le logo de l’association

Du côté de l’association, la carte peut contenir des informations sur l’adhérent :

• Informations personnelles : nom, prénom, date de naissance…
• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse postale, adresse mail…
• Numéro d’adhérent unique
• La catégorie d’adhésion : adhésion famille, membre actif, membre de droit…
• Un code barre pour autoriser l’entrée dans des locaux ou contrôler sa présence…
• Une photo d’identité

Dépendamment de l’utilisation de la carte pour votre association, vous pouvez ajouter les éléments de votre choix !