Renouvellement du bureau : comment faire ?

Conformément aux dispositions statutaires, les membres du bureau d’une association sont régulièrement modifiés tous les ans, deux ans, quatre ans… Quoi qu’il en soit, le changement de dirigeants est encadré par plusieurs formalités légales et financières. Auquel cas, les pouvoirs des nouveaux dirigeants ne sont pas effectifs vis-à-vis des tiers (banquier, fournisseur, organismes qui dispensent des subventions…). Quelles sont ces formalités ? Quand doivent-elles être réalisées ? Qui doit les faire ? Des questions que nous aborderons dans cet article.

L’élection des nouveaux dirigeants

Les modalités d’élection de l’équipe dirigeante d’une association sont prévues par les statuts, ou à défaut par l’assemblée générale des adhérents : la périodicité, la nature du scrutin (généralement scrutin uninominal à un ou deux tours), les modalités de vote (scrutin secret sous enveloppe, vote par correspondance, vote électronique).

Le vote peut s’effectuer avant l’assemblée générale qui statue sur les nouveaux dirigeants afin de permettre aux adhérents électeurs non présents le jour de l’assemblée de voter. Dans ce cas, la liste des candidats doit être établie avant la date prévue de l’assemblée générale (le plus souvent un mois avant). Ces votes seront alors consolidés avec les votes « pré-assemblée » et dépouillés par la Commission électorale avant la proclamation des résultats.

Renouvellement du bureau : les formalités obligatoires

Pour légaliser le renouvellement du bureau et la passation de pouvoir, plusieurs formalités doivent être réalisées.

Les formalités légales

En application de l’article 5 de la loi de 1901, tout changement de dirigeant d’une association loi 1901 doit faire l’objet d’une déclaration au greffe des associations de la préfecture auquel elle est rattachée. Cette démarche se fait via le formulaire CERFA 13971 (ou éventuellement sur papier libre) et doit intervenir dans les 3 mois qui suivent l’assemblée générale qui a entériné le changement de bureau. La déclaration est accompagnée d’une copie du procès-verbal ou de la décision de nomination des nouveaux dirigeants, et doit mentionner les noms, prénoms, professions, nationalités et adresses des nouveaux membres du bureau.

La déclaration peut se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou en ligne sur le site ServicePublic.fr, sous réserve que l’association y ait un compte ouvert. Une fois la déclaration effectuée, la préfecture délivre un récépissé de déclaration qui rend le changement de dirigeants opposable aux tiers.

Bon à savoir

La déclaration à la préfecture est effectuée par les nouveaux dirigeants (Cour d’Appel de Paris, décision du 9 octobre 1957). Toutefois, l’équipe sortante peut s’en charger en cas de négligence des nouveaux élus, afin de se dégager de toute responsabilité vis-à-vis de l’association et des personnes extérieures.

Les formalités financières

Outre la déclaration à la préfecture, d’autres formalités accompagnent le renouvellement du bureau. C’est le cas de la déclaration auprès de la banque. Cette formalité a pour but de :

• Modifier les procurations qui permettent aux nouveaux dirigeants d’utiliser les moyens de paiement ;
• Modifier les adresses d’envoi des relevés bancaires si ces derniers étaient expédiés au domicile de l’un des anciens dirigeants ;
• Renouveler les codes d’accès aux services de banques en ligne.

En principe, cette formalité peut se faire avant la déclaration à la préfecture sur présentation du procès-verbal ou de la décision de nomination des nouveaux dirigeants certifié conforme. Dans ce cas, il est préférable que les dirigeants sortants accompagnent les nouveaux pour les présenter au banquier et officialiser la passation de pouvoir. Aux termes de cette rencontre, le banquier procédera au retrait des pouvoirs bancaires des anciens membres du bureau et mettra en place les nouvelles procurations.

Bon à savoir

Le banquier peut exiger le récépissé de déclaration délivré par la préfecture dans l’intérêt de la banque et de l’association. En effet, ce document lui permet de s’assurer qu’un changement de dirigeant a bel et bien eu lieu au sein de l’association.

Les obligations des dirigeants sortants du bureau

Dès le jour de l’assemblée générale produisant la nomination des nouveaux dirigeants, les anciens membres du bureau doivent :

• Se retirer des affaires de l’association et ne plus exercer leurs anciennes prérogatives. Auquel cas, ils engagent leur responsabilité vis-à-vis de l’association ;
• Restituer sans délai l’ensemble des documents associatifs (livres de comptes, chéquiers, etc.) en leur possession, sous peine de sanctions par les tribunaux. En cas de négligence, les nouveaux dirigeants pourront envoyer un courrier de mise en demeure à l’encontre des anciens dirigeants.

Les obligations des nouveaux dirigeants du bureau

Rappelons que les pouvoirs et les droits des dirigeants d’une association sont encadrés par les statuts. De ce fait, il est primordial que les nouveaux dirigeants lisent attentivement ce document afin de s’informer de leurs fonctions, car toute violation des statuts engage leurs responsabilités personnelles.

Par ailleurs, les nouveaux dirigeants ont l’obligation de faire établir les comptes à la date de la passation de pouvoirs, notamment un audit diligenté par un professionnel extérieur à l’association, s’il y a soupçon de malversations de la part des dirigeants sortants. Ou si les comptes de l’association sont dans une situation délicate.