Le rôle des différents membres du bureau : Président, secrétaire, trésorier, adjoints.

Élu par le conseil d’administration, notamment lors de la création de l’association et de la réélection, le bureau n’est pas une constitution obligatoire.

Lorsqu’il est mis en place, ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui définissent sa composition.

Considérés comme des dirigeants de droit, les membres du bureau agissent au nom de l’association conformément aux dispositions statutaires. Président d’association, secrétaire général, trésorier… Voyons ensemble le rôle des différents membres du bureau.

Spécificité du bureau

Le bureau est soumis à des spécificités dont il faut tenir compte.

Lorsqu’il est mis en place, le bureau se compose généralement de :

• 1 président et éventuellement 1 ou plusieurs vice-présidents
• 1 secrétaire et éventuellement 1 secrétaire adjoint
• 1 trésorier et éventuellement 1 trésorier adjoint

Comme vu précédemment :

• les statuts doivent préciser les pouvoirs de chacun pour éviter les malentendus et les problèmes ultérieurs (devant la justice, responsabilités). A noter que le règlement intérieur peut venir compléter les statuts
• une même personne peut cumuler plusieurs fonctions, sauf clause contraire des statuts
• tous les membres du bureau doivent être à jour de leur cotisation.

Le président d’association : le représentant de l’association

Le président d’association est mandaté par le conseil d’administration pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. À ce titre, il communique en son nom dans la presse, les médias et envers les adhérents. Ainsi, chaque décision est prise en son nom, sous sa responsabilité personnelle et celle de l’association. Ses principales missions sont :

• Signer les contrats au nom de l’association ;
• Mettre en œuvre les actions et les décisions du CA ou issues des assemblées générales ;
• Agir en justice pour défendre les intérêts de l’association (conformément aux statuts) ;
• S’assurer de la bonne marche de l’association : ressources humaines, moyens techniques, administration… ;
• Superviser les réunions du CA, du bureau ainsi que les assemblées générales ;
• Mener les débats pendant les réunions ;
• Superviser les tâches du trésorier et du secrétaire général.

En tant que premier responsable de l’association, le président est celui qui a le plus de responsabilités.

Le trésorier

Bien plus qu’un simple caissier ou un comptable, le trésorier est le responsable des comptes et des finances de l’association. Pour cette raison, il :

• Assure la tenue des livres de comptes : les dépenses et les recettes ;
• Est le responsable de la politique financière de l’association définie par la direction ;
• Élabore les opérations des dépenses à engager pour réaliser les activités et les projets associatifs : remboursement des frais, règlement des factures, etc.
• Propose les objectifs à atteindre en termes d’entrée d’argent ;
• Établit le budget prévisionnel et le soumet à l’assemblée générale ;
• Présente la situation financière au bureau : les fonds disponibles, les recettes à pourvoir, les dépenses à engager, etc.

En outre, le trésorier :

• Conduit le budget et favorise la prise de responsabilité de tous ;
• Gère les fonds de l’association ;
• Assure les relations avec le banquier en commençant par l’ouverture d’un compte en banque ;
• Et éventuellement les relations avec le trésorier de la fédération à laquelle l’association est rattachée.

Le trésorier doit avoir des compétences en comptabilité. Par ailleurs, il doit posséder une certaine rigueur.

Il ne peut pas placer les excédents de trésorerie de l’association, sauf dispositions statutaires.

Le trésorier travaille en étroite collaboration avec le président pour la gestion de l’association. De ce fait, il peut seul ou avec le président signer les comptes bancaires de l’association.

Le secrétaire général

Le poste de secrétaire ne requiert pas de connaissances particulières. Toutefois, la personne qui l’occupe doit avoir de la discipline et de la rigueur. Et pour cause, elle a plusieurs missions et doit donc connaître l’association par cœur. Par ailleurs, les actes du secrétaire font foi jusqu’à preuve du contraire.

Parmi ses responsabilités, le secrétaire :

• Classe tous les documents relatifs à la vie de l’association ;
• Veille au respect des clauses statutaires ;
• Assure le suivi des décisions prises en assemblée générale (par exemple informer la préfecture de toute modification des statuts ou dans l’administration dans les délais impartis) ;
• Tient à jour le registre spécial d’association conformément à l’article 5 de la loi 1901 ;
• Planifie et organise les réunions ;
• Convoque les membres aux assemblées générales ;
• Établit les procès-verbaux des réunions (AG et CA) ;
• Tient à jour le fichier des adhérents ;

Les adjoints

Il arrive que l’association désigne des adjoints pour suppléer le président, le trésorier ou le secrétaire. Leur rôle est donc d’assurer les missions du bureau en l’absence des membres permanents. Et ce pendant une durée déterminée.

C’est le juge du tribunal de grande instance qui définit les missions de l’administrateur provisoire et fixe ses rémunérations, à la charge de l’association.

Cas de l’administrateur provisoire

L’administrateur provisoire supplée temporairement le président de l’association en cas de situation de crise risquant de mettre en péril les intérêts de l’association. Désigné par le président du tribunal de grande instance du siège de l’association sur requête ou en référé, il a pour mission de :

• Surveiller les dirigeants de l’association ainsi que le fonctionnement de tout organe (assemblée générale, CA…) ;
• Gérer et représenter l’association vis-à-vis des tiers.

Dans tous les cas, ses missions sont limitées et ne doivent pas remettre en cause la liberté d’association.