La dématérialisation est un processus par lequel des documents en papier sont convertis en format électronique. Lorsque la substitution est totale, elle peut aller jusqu’à une politique de « zéro papier ». Une fois la numérisation terminée, il est nécessaire de mettre une place une solution de Gestion électronique des Documents (aussi appelée GED). Ce système de suivi informatique est une alternative très efficace pour la gestion des paperasseries et permet aux professionnels de stocker et de modifier les documents si besoin. Comme de nombreux secteurs, le monde du sport l’a aussi adopté pour automatiser le paiement des cotisations. Cet article traite justement de la dématérialisation des cotisations dans le sport.
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Les cotisations dans le sport
Pour assurer le fonctionnement d’un club ou d’un organisme associatif sportif, il n’est pas rare que les membres aient à payer des cotisations. Cette pratique est d’ailleurs très courante. Pour ce faire, il est primordial que les statuts de la structure prévoient cela. Il faut également veiller à ce que la cotisation demandée corresponde à un besoin réel de fonds. En effet, cela ne doit pas être demandé pour constituer une réserve de simple trésorerie. Cette cotisation doit ensuite être versée de façon régulière. Le paiement peut alors s’effectuer de plusieurs manières différentes : par chèque, en espèces ou encore par virement bancaire. C’est aux statuts de définir le montant et toutes les modalités relatives au paiement des cotisations. Dans ce même esprit, des droits d’entrée peuvent aussi être imposés au moment de l’adhésion.
La dématérialisation dans le domaine du sport
Plus concrètement, la dématérialisation dans le monde du sport se traduit par la digitalisation de tous les procédés administratifs. Par exemple, de nombreux clubs et associations du secteur offrent désormais une option d’inscription continue en ligne à tous leurs adhérents. Pour s’inscrire, l’adhérent n’a alors plus qu’à compléter le formulaire d’adhésion mis à leur disposition et d’effectuer le paiement de leur cotisation sur Internet. En outre, la facilité de paiement est souvent proposée avec cette solution.
Ainsi :
- les dossiers d’inscription sont numérisés ;
- les paiements en ligne sont effectués de façon sécurisée ;
- les conditions de paiement sont simplifiées ;
- le flux d’informations est automatisé et l’organisation des évènements sportifs est facilitée.
Par ailleurs, ce système de dématérialisation peut être appliqué pour les aides à l’acquisition de licences sportives.
Dématérialisation des documents : quels sont les avantages ?
La dématérialisation est surtout pratique pour gagner de la place. Il n’est plus alors nécessaire de conserver tous les documents concernant les membres du club en format papier. Tout est facilement accessible sans pour autant nécessiter une salle entière pour les archiver. La dématérialisation permet également aux clubs sportifs de mieux gérer les tâches administratives. Elle offre en plus un meilleur suivi et une meilleure traçabilité de toutes les activités puisque l’ensemble des documents sont regroupés sur un même réseau.
En outre, les solutions de GED accroissent la sécurité des documents. Un système de sauvegarde est souvent mis en place réduisant ainsi les risques de suppression accidentelle. Les risques de perte seront alors limités. D’autant que des solutions de récupération sont facilement accessibles. Les documents relatifs à la gestion du club sportif seront ainsi protégés. Souvent, la dématérialisation des documents est aussi synonyme d’augmentation de productivité. En effet, chercher une information bien précise parmi un tas de documents prend beaucoup de temps. Alors qu’un classement numérique clair permet de limiter le temps de recherche.
Les intérêts d’une dématérialisation des cotisations dans le sport
Plusieurs associations sportives se sont déjà mises à la dématérialisation du paiement des cotisations de leurs membres. Une Fédération Sportive s’est par exemple associée avec une startup qui offre une solution de gestion de cotisations sportives en ligne. Et pour cause, la dématérialisation de la gestion de ces cotisations présente de multiples avantages pour les adhérents tout comme pour les structures sportives.
Pour les adhérents
L’utilisation de logiciel de gestion peut être une option non négligeable quant au règlement des cotisations. Cela permet, par exemple, aux membres de faciliter leur adhésion et de faire le suivi des paiements. En effet, ils sont désormais en mesure d’y procéder selon leur convenance indépendamment de l’horaire d’ouverture du club.
En outre, aucun matériel à la pointe de la technologie n’est requis. Il suffit d’avoir une bonne connexion Internet. Les modalités de paiement sont simplifiées et sont directement prises en compte par la comptabilité de l’établissement sportif. De plus, le système est sécurisé et il est facile de retracer toutes les actions entreprises. Aussi, la simplicité de paiement en ligne limite les retards de paiement puisque cette modalité est souvent accompagnée de mise en place de dates limites. Les relances incessantes ne seraient alors plus un problème.
Pour les clubs sportifs et associations
Opter pour une dématérialisation pour le règlement des cotisations des membres présente également des avantages pour les associations sportives. En effet, elle leur permettra d’être beaucoup plus rapides et efficaces en matière d’organisation financière. La gestion des adhésions ainsi que des cotisations est simplifiée en période d’affluence. La collecte des cotisations se fera également de façon plus express. Vous pourrez ainsi vous débarrasser des besognes qui demandent généralement beaucoup de temps.
En plus, vos projets sont gérés de façon transparente. Le flux et l’organisation de votre trésorerie seront alors améliorés et ceci aidera beaucoup à gagner la confiance des donateurs potentiels. Qui plus est, une association qui avance avec les progrès technologiques peut gagner en crédibilité. Obtenir des dons est en outre plus probable quand votre gestion est bien faite et surtout lorsqu’elle est transparente. Avec ces pratiques, les activités de votre association n’en seront que plus dynamiques.
À part cela, le paiement et l’encaissement de cotisation via Internet offrent un gain de temps non négligeable. Les formalités administratives sont considérablement diminuées puisqu’aucun formulaire papier n’est plus à traiter. Ce temps restant pourra alors être consacré à l’exécution de vos projets. Par ailleurs, passer à la dématérialisation des cotisations ne nécessite pas de budget supplémentaire.
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