Participation 4L Trophy : récolter des fonds pour votre course solidaire !
Le 4L Trophy est un raid solidaire adressé aux étudiants. Cette course solidaire courue exclusivement en 4L soutient des associations qui mènent des actions éducatives, sociales et écologiques au Maroc.
Chaque année en février, plus de 2000 étudiants se lancent dans cette aventure riche en émotions. Pour mener à bien leur projet, les futurs trophistes se lancent dans des campagnes de crowdfunding pour récolter assez de fonds et partir 8 jours en autonomie depuis Biarritz jusqu’au désert Marocain.
Quels sont les temps forts de la récolte ? Comment activer vos proches et grand public ?
HelloAsso vous accompagne dans votre récolte de fonds !
Qu’est-ce que le 4L Trophy ?
Cette course d’orientation, véritable challenge sportif, est une course étudiante en voiture 4L. Cette course solidaire est d’une durée de 8 jours au départ de Biarritz, traversant le désert marocain pour une arrivée finale à Marrakech.
L’origine de la course du 4L Rally
Alors participant au rallye Paris-Dakar catégorie voiture, Jean-Jacques Rey se fait la réflexion qu’une telle aventure aurait été géniale à vivre à 20 ans. Pilote passionné de moto et de conduite, à son retour en France, il loue une 4L et part « en reconnaissance ». L’idée germe et il crée en 1997, son agence événementielle Désertours spécialisée dans les raids France-Afrique. D’abord Biarritz-Dakar puis le fameux Biarritz-Marrakech voit le jour. De 300 participants en 1997, la course enregistre chaque année plus de 2500 participants depuis.
4L trophy comment participer ?
Cette course s’adresse à tous les étudiants âgés de 18 à 28 ans et être en possession d’un permis de conduire.
La voiture officielle du 4L Trophy
La 4l est la voiture obligatoire pour participer au raid solidaire. Le moteur est simple et ce sont des voitures particulièrement endurantes ! Toutefois, il y aura des aménagements à prévoir sur la voiture pour vous préparer au raid. Les équipes de la course solidaire ont prévu un espace participants avec un recueil d’informations importantes dont l’aménagement souhaitable pour la voiture.
Quels sont les objectifs et missions de la course solidaire 4L Trophy ?
Ce raid solidaire a pour objectif d’aider la population locale et principalement les enfants. 4 partenaires officiels de la course récoltent des dons financiers et matériels.
- Les Enfants du Désert est l’association centrale de la course. Chaque participant de la 4L Trophy doit acheminer dans sa voiture des fournitures scolaires pour les enfants. Offerts à l’association, elle redistribue les dons localement. De plus, lors de la dernière édition, c’est 21 000€ récolté au profit de l’association. Cette somme est investie pour la construction d’écoles.
- La Croix Rouge récolte plus de 5 000 kilos de denrées non périssables chaque année au départ de la course.
- Cap Eco Solidaire est un jeune partenaire à la course. Un camion de ramassage de poubelles a été financé grâce à Désertours et aux dons des trophistes lors de la dernière édition. C’est le tout premier camion de ramassage de déchets de la région de Merzouga.
- Surfrider Foundation Maroc est aussi engagée aux côtés du raid solidaire. Les années précédentes, Surfrider Foundation avait pour objectif de sensibiliser les jeunes trophistes en leur proposant de collecter des déchets rencontrés sur les zones traversées.
- Fondation Good Planet : le 4L Trophy compense les émissions de gaz à effet de serre des voitures mobilisées par les équipes organisationnelles. Les organisateurs invitent également les participants trophistes à utiliser le calculateur « Diagnostic Voyage » du site de Yann-Arthus Bertrand pour compenser l’empreinte carbone de leur 4L sur ces 6000km. Le diagnostic en ligne indiquerait qu’un don de 30€ serait nécessaire pour compenser l’empreinte carbone du raid. A noter que ces dons sont ensuite redistribués dans des projets éco-solidaires dans le monde.
Au-delà de ces partenaires officiels, chaque participant est libre de sélectionner une association à soutenir et investir dans des projets qui leur tiennent à coeur.
Organisation de la course 4L Trophy
Le raid sportif 4L Trophy se prépare à minima 1 an à l’avance. Les frais de pré-inscription sont à verser directement pour assurer sa place.
A noter que si l’équipe ne réunit pas assez de fonds pour le raid, les frais d’inscription sont conservés par l’organisation avec la possibilité de reporter sur les 2 prochaines années sa participation.
Timothée nous explique leur rétro-planning :« On a lancé le projet en avril pour une participation en février de l’année suivante. Et encore, on s’aperçoit que c’était peut-être un peu juste. Avant même notre inscription, nous avons lancé les démarches pour s’enregistrer comme association. On pense que cela donne plus de crédit à nos demandes de sponsoring auprès des entreprises et commerçants. Ensuite, la première des démarches est de rédiger son dossier de sponsoring. L’air de rien, ca prend du temps ! Se lancer le plus rapidement possible permet aussi de démarcher les collectivités et communes pour obtenir des subventions. Les villes ont des budgets pour ce type de raid et le fait que nous soyons une association a facilité la démarche. Certaines villes proposent des subventions contre des travaux d’intérêt général et d’autres sans contreparties. Une fois que l’on a obtenu le statut d’association, nous avons lancé une campagne de crowdfunding. La récolte des fonds est un long process ! S’organiser à l’avance permet aussi de prévoir comment en récolter. Nous allons par exemple créer des objets, Mathilde étant en école de Design et moi en ingénierie, pour les vendre sur des marchés. »
Entre 12 et 8 mois avant la course officielle :
- S’inscrire sur le site officiel de 4L Trophy et verser les pré-inscription
- Trouver un copilote (pas obligatoire au moment de l’inscription)
- Rédiger son dossier de sponsoring
- Etablir un budget
- Lister les besoins matériels qui pourraient être couverts par des partenariats
- Créer votre association : si vous souhaitez appuyer vos demandes de partenariat, la création d’une association est un bon moyen. Il vous faudra 3 membres, rédiger les statuts et trouver l’objet. Ensuite, la création se fait simplement en ligne, en déposant le dossier sur le site de votre préfecture.
- Lancer votre campagne de crowdfunding sur HelloAsso, une plateforme 100% gratuite sans objectif à atteindre ni frais. Le lancement est un temps fort en terme de communication. Préparez-la.
- Lister tous les partenaires potentiels
4 mois avant :
- Réaliser des ateliers pour apprendre la mécanique (les bases à minima)
- Mettre en place vos supports de communication : un site internet (la page de campagne HelloAsso peut suffire), une page facebook, un compte tiktok ou instagram. Une chaine YT est également envisageable (vidéos tutos sur la 4L, la mise en route, les travaux réalisés. Toutefois, cela impliquerait de prendre du matériel video et de penser à filmer le raid sportif !).
- Continuer la recherche de sponsors. Appuyez-vous sur vos réseaux sociaux pour expliquer la mise en avant que vous leur offrez (affichage des marques sur la voiture, sur vos posts sociaux, réalisation de live instagram et Tiktok).
- Les médias : ce genre de challenge sportif solidaire est apprécié par la presse locale. Misez sur la presse de votre ville qui aura plaisir à vous soutenir surtout si vous soutenez une cause associative.
1 mois avant :
- Mettre le paquet sur la communication. Les campagnes de crowdfunding fonctionnent particulièrement bien les dernières semaines voire LA dernière semaine. C’est le sentiment de dernière minute et de dernière chance qui agit ici sur les donateurs.
- Envoyer un email à votre cercle 1, 3 semaines avant la fin de la collecte. Expliquez-leur l’enjeu de la campagne et l’importance d’avoir des fonds pour réassurer vos sponsors et le Grand Public. A J-14, relancez le cercle 2 !
Il y a 2 temps forts sur une collecte qu’on retrouve également sur des participations à des rallyes solidaires : le début et la fin de collecte. Accentuez donc ces moments-là et tournez votre communication en fonction. Faites preuve d’originalité. Par exemple, planifiez votre communication de façon progressive et thématisée. Allez-y crescendo, et de plus en plus fort.
Récolter des fonds pour votre course 4L Trophy
Quel budget pour faire le 4l trophy ?
Le budget en moyenne se situe entre 8000€ et 10 000€ par équipe. Bien évidemment, chaque équipe est libre de fixer son propre budget. Plus le budget est élevé plus la campagne de crowdfunding devra être rondement mené avec beaucoup d’effort investi.
Bien que chaque étape soit libre de fixer son budget, voici une liste non exhaustive des coûts et du montant des pôles principaux :
- Frais d’inscription : 3400 euros (dont 400 euros lors de la pré-inscription) qui comprend l’ensemble de l’organisation et assistance.
- Achat d’une 4L : C’est ce poste de dépense qui a pris une certaine « inflation » ces dernières années constatée par les étudiants. Alors qu’auparavant, il était encore envisageable de trouver une 4L en « bon état » pour 1000€, il faut aujourd’hui compter un budget plus conséquent entre 3000 et 4000€, avec des travaux à réaliser pour les tarifs les plus bas. Lors de votre achat, vérifiez le contrôle technique et les travaux de rénovation, surtout si vous n’êtes pas à l’aise avec la mécanique ! Pour trouver une 4L, le bouche à oreille, les sites de vente de location (exemple le Boncoin ou Facebook Market) ou les groupes alumni d’écoles sont de bonnes bases.
- Matériels obligatoires : 800 euros. L’organisation impose un certain matériel de sécurité à avoir.
- Essence et péage : 1000 euros
- Assurances rapatriement : 150 euros
- Communication : 500 euros (goodies à fabriquer, impression de flyers, payer un hébergeur si vous créez votre site internet…)
- Dépenses extra pendant le raid : 200 euros
Timothée nous donne quelques conseils pour le budget : « Nous prévoyons un budget de 10 900€ pour notre course. Certains prévoient moins et d’autres plus, certains budgets montent à 12 000 €. Avec 8 000, je pense que l’on peut être « bien » surtout si tu peux combler par tes propres moyens certaines dépenses. Par exemple, certaines équipes ont des membres passionnés par le bricolage, la mécanique, ou du moins se prennent de passion pour réaliser eux-mêmes les travaux sur leur 4L. Ce n’est pas tout à fait le cas de Mathilde et moi. Pour couvrir ce besoin et éviter d’avoir des dépenses trop excessives, nous avons cherché un partenariat avec un garage. En échange de visibilité, il nous aide à réaliser quelques petits travaux sur le 4L et nous montrer les basiques. Il faut également prévoir du matériel de bivouac et des outils pour les réparations de la voiture. Nous essayons également de trouver des partenaires pour les obtenir en don matériel. Par exemple, nous avons un partenaire XX qui nous fournit du dentifrice solide pour toute la durée du raid sportif. Là on aimerait bien un partenaire sportif à la Décathlon pour tout le matériel sportif à avoir. Et pour arrondir la campagne de crowdfunding, nous allons également participer aux emballages de cadeaux de Noël chez les commerçants. Notre partenariat avec une imprimerie nous permet d’éditer des flyers et notre dossier de sponsoring que nous distribuerons à cette occasion ! »
La campagne de crowdfunding pour récolter des fonds
Pour créer une bonne campagne de crowdfunding, nous vous conseillons au préalable de poser à plat :
- l’objectif de la course (les valeurs, la mission, l’historique)
- la présentation du projet (vous, vos motivations)
- le budget nécessaire.
La viralité et votre engagement dans la campagne détermineront le montant récolté ! Nous vous conseillons d’utiliser la plateforme 100% gratuite de HelloAsso. Sans frais ni commission, vous pourrez ainsi vous reverser 100% des dons récoltés sans objectif d’atteindre un certain palier.
Il est important de savoir que les campagnes de crowdfunding qui atteignent leur objectif ont en moyenne un objectif de 3000 €. En moyenne une campagne qui a atteint son objectif a duré 45 jours et le montant moyen de don laissé par les contributeurs est de 60€.
Bien que ces chiffres soient une moyenne, cela vous permet de réaliser au fur et à mesure l’avancée de votre projet.
La gestion de la campagne
Pour faciliter la gestion de votre campagne de crowdfunding, HelloAsso a mis en place :
- un compteur dynamique avec valorisation des contributeurs
- l’intégration de la campagne dans votre site internet grâce aux widgets
- une flexibilité de l’objectif financier et de la date de fin de campagne (éléments modifiables si besoin)
- la personnalisation de la campagne avec vidéos, photos, couleurs, descriptifs du projet, liens et logo de l’association
- l’intégration et personnalisation des contreparties
- la gestion et émission automatique des reçus fiscaux (attention aux conditions) si votre association est reconnue d’intérêt général ou d’utilité publique par la Direction générale des finances publiques
- un accompagnement personnalisé sur la préparation et la diffusion de votre campagne
- et une alerte par email dès qu’un don est réalisé sur votre campagne
Les reçus fiscaux
Il y a certaines conditions à connaître sur les reçus fiscaux. Pour les dons sans contrepartie : le donateur pourra obtenir une déduction fiscale de 66% pour un don à un organisme reconnu d’intérêt général ou d’utilité publique. Concernant les dons avec contrepartie, alors, la valeur de la contrepartie ne doit pas dépasser le quart (25%) du montant du don et ne doit pas valoir plus de 60€. Dans le cas contraire, la déduction d’impôt saute.
La boutique en ligne pour augmenter votre apport financier pour votre 4L Trophy
Dans la recherche de fonds pour votre participation à la 4L Trophy, nous vous conseillons d’ouvrir une boutique en ligne 100% gratuite sur HelloAsso.
Vous avez l’âme artistique, vous avez des objets non utilisés, vous cuisinez comme un chef ?
Pensez à vendre vos œuvres ou objets sur la boutique en ligne pour compléter l’apport financier pour participer à la 4L Trophy ! N’oubliez pas de la partager sur les réseaux sociaux.
De plus, l’organisation d’un stand sur un marché dans votre ville peut aussi s’avérer une bonne idée ! Exposez votre projet et l’aventure que vous allez vivre pour motiver les troupes. Pensez à imprimer des flyers avec le QRCode de campagne pour que les personnes rencontrées puissent vous laisser un don !
