Bon nombre d’associations multiplient les logiciels et applications pour leur gestion quotidienne (logiciels de CRM, de comptabilité, d’envoi de newsletters,…). Ces tâches répétitives et chronophages sont souvent sujettes à des erreurs de manipulation des données.
Pour simplifier les processus entre HelloAsso et les autres logiciels indispensables à la gestion associative, nous souhaitons mettre en avant un outil : Make.
Afin de vous assurer une utilisation optimale, nous vous présentons comment connecter Make et HelloAsso.
Nous offrons à toutes les associations des solutions de paiement. C’est notre mission principale, pour toutes les fonctionnalités complémentaires, nous laissons la place à d’autres outils.
HelloAsso : une plateforme connectée
HelloAsso, c’est une plateforme dédiée au monde associatif. Nous accompagnons les associations pour :
- se créer : nous leur offrons un contenu riche, accessible en ligne sur notre blog
- se financer : avec une palette d’outils numériques en ligne et 100% gratuits (billetterie, campagnes d’adhésions, formulaires de ventes, de dons, crowdfunding, boutique en ligne,…)
- se gérer : l’administrateur peut gérer toutes ses campagnes et suivre les commandes et paiements de chacune
- communiquer : avec des boutons de partage et leurs campagnes dans notre moteur de recherche accessible 24h sur 24 via votre moteur de recherche favori
Toutes ces fonctions impliquent des tâches administratives parfois répétitives. Par exemple, récupérer les listes des inscrits dans votre espace HelloAsso et les intégrer à votre logiciel d’emailing. Extraire vos paiements pour tenir votre comptabilité dans un logiciel type BasiCompta®…
Dans une optique de vous faciliter ces tâches, HelloAsso vous explique comment connecter tous vos logiciels entre eux et votre compte HelloAsso grâce à Make.
C’est quoi Make ?
Make est un outil d’automatisation qui permet de connecter des applications entre elles. Grâce à ces connexions vous pouvez créer des scénarios d’actions de traitement de données. Une fois le scénario enregistré, les actions paramétrées sont automatisées.
Un exemple ? Je connecte HelloAsso et Gmail. Je crée un scénario : pour toute nouvelle inscription à mon association sur HelloAsso, j’automatise l’envoi, via Gmail, d’un mail de bienvenue à mon nouvel adhérent.
Cet outil est accessible à tous. Il ne nécessite aucune connaissance en codage, cependant, une appétence pour les outils numériques reste un atout pour sa bonne utilisation.
A noter : l’application est en anglais, il n’existe pas encore de version française.
Les avantages d’utiliser Make
L’automatisation est l’atout majeur de cette application.
Make permet :
- de gagner du temps
- de réduire les mauvaises manipulations
- d’éviter les oublis
- de pallier toutes les situations qui peuvent engendrer des erreurs dans la gestion de votre association (absence d’un bénévole, manque de temps, erreur d’inattention,…).
Combien coûte Make ?
Make propose une formule gratuite qui offre 10 000 opérations/mois. Une opération correspond à une action effectuée par un module. Par exemple, remplir une case dans un Google sheet compte comme une action.
Pour bénéficier de plus d’opérations et de fonctionnalités plus poussées, vous pouvez opter pour un abonnement payant (formules allant de 9 à 29$/mois). En savoir plus sur les tarifs proposés par Make.
Comment fonctionne Make ?
Avant de commencer, faisons un point sur le vocabulaire utilisé par Make :
- un scénario : c’est le workflow, une suite d’actions que vous allez programmer grâce à la connexion de vos différentes applications
- les modules : ces sont les logiciels, outils et applications que vous pouvez interconnecter
- une action : désigne ce que l’on peut programmer via les modules (ex : poster une publication sur Instagram)
Maintenant que vous avez acquis les bases, on rentre dans le cœur du sujet.
Tout d’abord créez votre compte Make. Puis, cliquez en haut à gauche sur “+ Create a new scenario”.
Pour créer votre scénario, cliquez sur “+” et sélectionnez l’application de votre choix puis cliquez à nouveau sur “+” et choisissez l’application à laquelle vous souhaitez la connecter. Ensuite, paramétrez l’action que vous souhaitez automatiser via cette application.
A noter : il est possible de créer des scénarios en cascade : connecter une application à une application elle-même connectée à une autre,…
Make et HelloAsso : webhook et url de notifications
HelloAsso n’a pas (encore) développé de connecteur intégré à Make. Pour pouvoir déclencher un scénario Make lors d’une action (nouveau paiement, nouvelle commande) sur votre compte HelloAsso, il faut utiliser le module “Webhooks” de Make.
Pour cela, créez un nouveau scénario, cliquez sur le “+” au milieu de l’écran et sélectionnez “webhooks”.
Cliquez ensuite sur “Custom webhook”, puis donnez un nom à votre webhook et cliquez sur “Save”.
Cliquez ensuite sur “Copy address to clipboard” pour copier l’adresse du webhook.
Ouvrez ensuite votre espace HelloAsso. Dans le menu à gauche, cliquez sur “Mon compte”, puis sur “Intégrations et API”. Collez l’adresse du webhook précédemment copié dans la case “Mon URL de callback” et cliquez sur “Enregistrer”.
Félicitations ! Vous avez créé un pont entre Make et HelloAsso. Grâce à celui-ci vous allez pouvoir connecter HelloAsso à vos outils de gestion habituels.
Votre scénario sera donc déclenché à chaque nouvelle action sur votre compte HelloAsso. Pour avoir la liste des actions, veuillez consulter notre documentation.
Les solutions disponibles sur Make
Grâce à Make et HelloAsso, vous allez pouvoir connecter votre compte HelloAsso à d’autres logiciels.
Vous avez également la possibilité d’utiliser un module de type “Router” pour exécuter certaines actions seulement dans certaines conditions.
Par exemple, vous pouvez :
- Connecter HelloAsso à Excel pour le suivi de vos paiements
- Connecter HelloAsso à Slack pour recevoir des notifications
- Connecter HelloAsso à Mailjet, Mailchimp et Gmail pour synchroniser la liste des emails de vos adhérents et ainsi réaliser plus facilement des actions de communication
- Connecter HelloAsso à LinkedIn, Instagram ou Facebook pour publier automatiquement vos nouvelles campagnes sur les réseaux sociaux
Un exemple de scénario Make avec votre compte HelloAsso
Prenons l’exemple d’un nouvel adhérent à votre association.
Quoi de plus engageant que de recevoir un email de bienvenue personnalisé dans les minutes qui suivent son inscription ?
En connectant HelloAsso (via le module Webhook par Make) et Gmail, vous pourrez ainsi automatiser l’envoi de l’email de bienvenue. Vous pourrez paramétrer la personnalisation de cet email avec son nom et prénom et les réseaux sociaux de votre association par exemple.
Ce scénario se déclenche lors de la validation d’un formulaire d’adhésion.
