Qu’il s’agisse d’une coopérative scolaire, une association de parents d’élèves ou encore une association sportive affiliée à l’USEP (Union Sportive des Écoles Primaires), une association peut parfaitement bien organiser une kermesse. D’ailleurs, l’initiative pour l’organisation de cet évènement lui appartient, notamment dans le cadre d’une gestion financière durant les kermesses scolaires. En tout cas, cette manifestation ne peut être organisée que dans un but caritatif d’ordre culturel, sportif, social ou socio-éducatif. Ou bien pour financer des projets éducatifs comme les sorties (voyages scolaires, classes vertes et excursions), l’achat de matériels, etc. Bien évidemment, une kermesse doit se tenir en dehors des heures de cours. Mais, pour organiser une kermesse dans son école, il convient également de prendre en compte plusieurs points essentiels. À l’instar de la demande d’autorisation à la mairie, la préparation des lots, la définition des jeux, la recherche de fonds… Tout de suite les détails.
Comment bien organiser une kermesse ?
Effectivement, pour organiser une kermesse dans son école, une association doit suivre une procédure spécifique. Dès lors, selon l’article L. 212-15 du Code de l’éducation, une convention est généralement conclue entre la commune et l’organisateur afin de délimiter la responsabilité de chacun. Surtout en cas de dommages éventuels. Elle s’opère entre le représentant de la commune, celui de l’établissement scolaire et celui de l’association organisatrice.
Demande d’autorisation
Avant tout, pour organiser une kermesse scolaire, l’association doit obtenir l’accord du chef d’établissement. Autrement dit, au directeur académique des services de l’éducation nationale (DASEN) qui doit être informé de toute l’organisation. Mais, elle doit également effectuer une demande d’autorisation auprès de la mairie. Cette déclaration doit ainsi indiquer entre autres le lieu de déroulement de la kermesse, la date et les heures du début et de fin de la manifestation, les activités envisagées, les mesures de prévention et de sécurité prévues… Conformément au circulaire n° 93-294 du 15 octobre 1993 sur l’utilisation des locaux scolaires par les associations en dehors des heures de formation, la mairie doit réaliser deux formalités avant de pouvoir donner son approbation :
- Consulter le conseil d’administration (établissements publics locaux d’enseignement) ou le conseil d’école (écoles du premier degré)
- Avoir l’autorisation de la collectivité propriétaire ou attributaire des locaux scolaires
Autres formalités à respecter
Une fois les autorisations nécessaires obtenues, l’association organisatrice doit s’atteler à d’autres démarches. Alors, si vous prévoyez de tenir un stand de nourriture ou de boissons (non alcoolisées il va sans dire), une autorisation d’ouverture d’un débit de boisson temporaire est indispensable. Pour ce faire, il faut en faire la demande par courrier au maire au moins 15 jours avant la date de l’évènement. De même, vous devez adresser une demande d’autorisation à la SACEM en cas de diffusion de musique.
En outre, si vous avez signé une convention avec la commune, vous êtes dans l’obligation de souscrire une police d’assurance pour couvrir les dommages qui peuvent survenir pendant la kermesse. Par contre, en l’absence de convention, c’est la commune qui sera tenue responsable des éventuels dommages. En particulier si la responsabilité d’un tiers n’a pas été établie.
Où trouver les lots pour la kermesse ?
En ce qui concerne les lots à distribuer pendant la kermesse scolaire, l’association organisatrice a plusieurs options.
Demander la participation des élèves
En effet, le meilleur moyen d’avoir des lots, c’est tout simplement de faire participer les élèves. Ils peuvent par exemple confectionner des objets artistiques ou créatifs. Bijoux ou objets conçus avec des matériaux de récupération, boites ou carnets en papier mâché recyclé…, les idées ne manquent pas.
Demander la contribution des enseignants et des parents
Étant donné qu’il s’agit d’un événement scolaire, il ne nécessite pas obligatoirement des lots de grande valeur. Rien ne vous empêche également de demander des dons de la part des enseignants et des parents.
Trouver des sponsors et des donateurs
Bien sûr, en échange d’un peu de publicité, il vous est tout à fait possible de demander des lots auprès de certains donateurs et sponsors locaux. À l’instar des fournisseurs habituels de l’école (librairies…), banques, grandes surfaces de la région, cinémas, magasins, institutions publiques, etc.
Quels jeux proposer lors d’une kermesse d’école ?
La kermesse est l’occasion de faire plaisir aux enfants et de les amuser. Proposez alors des jeux qui s’adressent aussi bien aux petits qu’aux grands. Il en est ainsi de :
- La course en sac
- La piñata
- Le chamboule-tout
- La pêche aux canards
- Le jeu de morpions géants…
Comment financer une kermesse scolaire ?
Comme pour tout événement associatif, l’organisation d’une kermesse d’école a aussi un coût. Il est vrai que trouver le financement suffisant pour la financer n’est pas toujours une tâche aisée. Cependant, de nombreuses solutions existent pour lever les fonds nécessaires pour organiser cette manifestation scolaire. Vous pouvez dès lors prévoir des opérations de toutes sortes telles que des ventes de viennoiseries ou de cookies, de chocolats, de cartes de vœux, de fleurs ou d’objets personnalisés avec les dessins réalisés par les élèves de l’école.
En plus de ces démarches, vous pouvez aussi :
- Prévoir des buffets ou des repas
- Faire un vide-grenier
- Lancer des appels d’offres dans le journal d’école
- Demander le soutien financier des donateurs, mécènes et sponsors
Afin de ne pas vous perdre dans l’élaboration de votre budget, vous pouvez proposer une vente de tickets qui permettra aux enfants de dépenser les quelques euros achetés par leurs parents sous forme de tickets papier. Cela évite la circulation de monnaie dans de jeunes petites mains et vous permettra d’avoir une avance de trésorerie et une visibilité sur votre budget.
De la même façon, vous pouvez proposer des repas en pré-vente ce qui vous permettra de bien calculer vos quantités de nourritures et de ne pas trop avancer de frais.
Les tickets comme les repas peuvent êtres vendus grâce à une billetterie en ligne qui vous évitera la collecte de liquide ou de multiples chèques, tout en donnant au parents la liberté de les acheter en quelques clics et à toute heure du jour ou de la nuit.
Autres étapes à ne pas négliger pour l’organisation d’une kermesse d’école
Outre ces différentes démarches, d’autres formalités doivent être également accomplies dans le cadre de l’organisation d’une kermesse scolaire. D’une part, il est essentiel de préparer le planning de la manifestation et de former les équipes qui seront chargées chacune d’une tâche bien définie le jour J. Service d’ordre et de secours, montage, surveillance et animation des stands, distribution des cartes ou des tickets…, il ne faut rien laisser au hasard. D’autre part, il importe d’inventorier les stands que comptera l’événement, de les organiser et de nommer les personnes qui vont les tenir (anciens élèves, enseignants, parents…).
Pour ce qui est de la communication, l’équipe qui en aura la charge s’occupera de créer, imprimer et distribuer les flyers et de coller les affiches. Elle est aussi responsable de la publication des informations relatives à la kermesse sur le site internet de l’association et les réseaux sociaux. Sans oublier la rédaction du communiqué de presse à destination des quotidiens locaux.
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