Comment rassurer ses adhérents lors de la reprise des activités associatives

Lorsque vous, associations, devez faire face à un ralentissement d’activités pour des raisons hors de contrôle, la reprise rimera avec réassurance. Rassurer vos adhérents, vos bénévoles, votre entourage voire même vos contributeurs financiers est un comportement à adopter pour créer un environnement serein pour vous et vos adhérents. La communication, l’anticipation et le maintien de l’information devront être vos priorités. HelloAsso vous délivre une liste « to-do » à appliquer pour reprendre vos activités dans de bonnes conditions et pour inciter vos adhérents à revenir !

S’informer pour organiser la reprise de vos activités associatives

Lorsque nous traversons un cas de force majeure, autrement dit un événement imprévisible et extérieur aux personnes concernées tel qu’une crise financière, une catastrophe naturelle ou plus récemment une pandémie mondiale, la reprise d’activités ne pourra se faire sur les mêmes bases qu’au préalable.

Certaines précautions doivent être prises en compte pour mettre de nouveau en place des événements. Si la gestion des adhérents sera toujours de mise, il faudra également appréhender de nouveaux dispositifs : des espaces assez grands ou un nombre de personnes plus réduit afin de pouvoir respecter les distanciations sociales, prévoir du gel hydroalcoolique et peut-être un sens de circulation,…

Ainsi, il est de votre ressort de vous tenir informé de ce que vous pouvez ou ne pouvez pas ou ne plus faire.

Le type de format, le site, la commune ont un impact sur les règles de l’organisation de votre manifestation (culturelle, sportive, de loisir ou projet à impact).

De manière générale, vous trouverez toutes les informations sur les sites du gouvernement selon votre spécialité :

Ministère de la Culture (rubrique aides et démarches)
Ministère de l’Intérieur (rubrique démarches)
Ministère chargé des sports (rubrique Pratiques sportives et covid 19)

Pensez à solliciter les préfectures et les mairies qui pourront vous conseiller et orienter facilement.

Si ces nouveaux impératifs peuvent induire le lieu de votre événement, votre planning de préparation ou le nombre de convives, cela ne doit pas freiner votre enthousiasme pour faire vivre votre asso et lui faire reprendre ses activités !

S’adapter pour mieux rebondir

Anticipez et soyez réactifs

Que ce soit dans le cadre d’adhésions, de billetterie pour un événement spontané ou de collecte de fonds, vous devez faire preuve d’anticipation :

Décrivez les règles exactes de la sécurité que vous allez mettre en place
Précisez les nouveaux règlements de votre association et demandez de les valider avant de faire passer au paiement par exemple
Enoncez clairement les mesures face au pass sanitaire dans l’organisation de votre événement ou demandez une attestation sur l’honneur en PJ pour toute adhésion par exemple

Motivez et incitez vos adhérents

Soyez imaginatifs et bien évidemment dans le respect de ce qu’il vous est possible de réaliser.

Proposer des tarifs mensuels ou trimestriels ou un système d’adhésion moins onéreux
Soyez flexibles et offrez aux membres qui ont adhéré en 2020 et qui n’ont pas pu bénéficier de vos services d’un code promo ou un petit bonus ( cours gratuit, équipement, bon d’achat, carte cadeau…)

Diversifiez-vous

Avant de proposer le remboursement, tentez de vous diversifier et de surprendre vos adhérents, utilisateurs ou donateurs.

Association culturelle, humanitaire ou environnementale, relancez vos agendas par un événement spécial. Festival de musique ou concert en petit comité, faites vivre vos localités et misez sur les activités autour de vous. Peut-être une projection dans un ciné ou expo dans une bibliothèque. Et pourquoi pas une visite guidée en plein air.

Par ailleurs, sachez que HelloAsso vous aide pour vous apporter un maximum de visbilité en vous connectant encore plus aux Français grâce à sa nouvelle plateforme (sortie prévue le 26 août !).

Associations, pensez à mettre à jour vos profils 😉