Pour assurer son fonctionnement, une association à but non lucratif peut compter sur ses différents organes. À savoir l’assemblée générale, le conseil d’administration et le bureau. Composé de plusieurs postes, celui-ci constitue d’ailleurs l’organe exécutif de la structure associative. Quant à sa gestion, elle incombe au conseil d’administration. L’assemblée générale représente pour sa part l’organe de délibération. Complémentaires, ces organes ont chacun leurs rôles. Découvrez alors dans cet article ce qu’il faut savoir sur les postes et responsabilités dans une association 1901.
Association loi 1901 : les postes et responsabilités du bureau
Le bureau d’une association loi 1901 compte plusieurs postes qui ont tous des rôles particuliers. En général, cet organe exécutif se compose d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Toutefois, pour une gestion optimale de l’organisme associatif, il a tout à fait la possibilité de créer d’autres postes. Bien évidemment, les responsabilités des membres du bureau doivent figurer dans les statuts de l’association ou alors dans son règlement intérieur.
Les responsabilités du président de l’association
En tant que représentant légal de l’association 1901, le président est celui qui a le plus de responsabilités dans la structure. En effet, il a la lourde tâche de la représenter auprès des tiers : partenaires, presse, institutions publiques, autres associations… Il veille également à l’application des décisions du conseil d’administration (CA) et de l’assemblée générale (AG). Et ce, tout en assurant la tenue des réunions et la direction des débats en CA ou en AG. Principal responsable de la vie de l’association, il veille au bon fonctionnement de celle-ci : logistique, ressources humaines, supervision des tâches du secrétaire et du trésorier, etc.
Mais, ce n’est pas tout ! Le président se charge aussi de la plupart des obligations légales de l’association (sécurité, fiscalité, etc.). En outre, il signe les contrats pour le compte de l’organisation associative. Sauf pour la prise de certains actes importants pour lesquels il fait l’objet d’un contrôle du CA. De même, il peut parfaitement bien agir en justice et défendre les intérêts de la structure si ses statuts le prévoient. Le cas échéant, il peut être le directeur de publication du journal de l’organisme. Il se porte ainsi garant des propos qui y sont tenus.
Le poste de secrétaire
Le secrétaire s’acquitte de nombreuses missions au sein de l’association loi 1901. À la fois administrateur et formaliste, il se charge principalement de la gestion administrative, mais également de la cohésion de la structure. Dès lors, ses fonctions consistent en :
- La tenue du registre spécial
- La convocation aux réunions (CA et AG)
- La rédaction des procès-verbaux
- L’archivage et le classement de tous les documents indispensables à la vie de l’organisme
Par ailleurs, en cas de modification dans l’administration ou les statuts de l’association, il s’occupe de la communiquer à la Préfecture. Et cela, dans le respect des délais et des formalités y afférents.
Bon à savoir
Conformément à la jurisprudence, un mineur peut très bien endosser le rôle de secrétaire d’une association et avoir des responsabilités administratives. Pour ce faire, un membre du bureau doit l’en informer par lettre recommandée. Dans la même optique, il faudra envoyer une note à ses représentants légaux (parents ou tuteur).
Les rôles du trésorier
Comme vous pouvez vous en douter, le trésorier est en charge de la gestion financière et fiscale de l’organisation à but non lucratif. Il est donc responsable des comptes et des finances de la structure :
- Tenue de la comptabilité
- Gestion des fonds (recettes et dépenses)
- Établissement du budget prévisionnel
- Application de la politique financière définie par les instances dirigeantes de l’association
- Élaboration du registre financier annuel à soumettre à l’AG
En plus de ces missions, le trésorier assure également la relation entre l’association et son banquier. À l’instar du président, il a aussi le pouvoir de signer les comptes bancaires de l’organisme associatif. En tant que gestionnaire des fonds, il peut décider au nom de la structure d’investir dans des placements financiers avec les excédents de trésoreries. Ainsi, comme il s’agit d’un placement à risque, il engage sa responsabilité. Dans tous les cas, il doit s’assurer que les dispositions légales et statutaires lui confèrent de telles prérogatives.
Les autres postes au sein du bureau
Selon la taille de l’association et pour des raisons pratiques, le bureau peut se voir renforcé par d’autres postes. Effectivement, cela peut garantir la gestion optimale de l’organisme associatif. D’ailleurs, il s’agit le plus souvent de postes d’adjoints destinés à seconder les membres du bureau et à les suppléer dans l’accomplissement de leurs tâches. Mais, ils peuvent également les remplacer en cas d’indisponibilité. Il convient néanmoins de déterminer les missions du vice-président, du vice-trésorier et du secrétaire adjoint dans les statuts ou le règlement intérieur de l’association.
Les autres postes et responsabilités dans une association 1901
Outre les membres du bureau, d’autres postes, ayant leurs propres missions, contribuent également au bon fonctionnement de l’association à but non lucratif.
Les responsabilités du conseil d’administration
Constitué par les membres de l’organisation associative, le conseil d’administration n’est pas du tout obligatoire. Toutefois, il peut s’avérer d’une grande nécessité dans certaines structures. Les statuts définissent ainsi les attributions des administrateurs qui consistent généralement en la gestion courante de l’association :
- Préparation et vote du budget prévisionnel
- Exclusion d’un membre
- Nomination des membres du bureau
- Création et suppression de postes rémunérés permanents
- Contrôle des actions du bureau
À noter que les personnes physiques comme les personnes morales peuvent prétendre au poste d’administrateurs dans une association 1901.
Les rôles de l’assemblée générale
Dans un organisme à but non lucratif, les attributions de l’assemblée générale consistent généralement en :
- La désignation et la révocation des dirigeants
- L’approbation ou le rejet des comptes annuels
- La vente ou l’acquisition de biens immobiliers
- La modification des statuts
Quid des postes spécifiques ?
En fonction de ses besoins, une structure associative peut créer des postes rémunérés pour renforcer son personnel. Cependant, elle a tout aussi bien la possibilité d’engager des volontaires pour l’exécution de missions particulières. Voici donc quelques postes spécifiques qu’une association loi 1901 peut prévoir pour étoffer son équipe :
- Commissaire aux comptes
- Animateurs
- Formateurs
- Standard téléphonique, accueil et réception
- Gestion des ressources humaines
- Communication
- Etc.
