Bien que l’organisation d’un événement associatif soit un véritable accomplissement, il est indispensable de l’évaluer une fois fini. Connaître les réussites et les manqués de ce dernier sont bénéfiques pour vous et l’équipe organisatrice. Interroger vos bénévoles et vos participants aura un double impact : leur donner de la voix et donc de l’importance et vous améliorer pour vos futurs événements.
Pourquoi analyser un événement ?
En tant qu’organisateur, vous vous devez de mettre en place tous les outils nécessaires qui vous permettront de trouver les réponses pour peut-être corriger ou améliorer votre prochain événement afin de garantir la satisfaction de vos futurs participants.
Peu importe la taille, un événement implique du temps, de l’énergie, un investissement humain et matériel et a eu un coût financier. Comprendre ce qui a été fluide et au contraire bloquant en amont, ce qui a été un succès le jour J ou au contraire n’a pas réellement plu sont des éléments sur lesquels vous pourrez capitaliser ou améliorer les prochaines fois.
Vous devez donc établir la liste :
- des éléments organisationnels positifs et négatifs
- des animations / présentations qui ont plu et moins plu
- des prestataires avec qui vous avez travaillé et les points positifs et négatifs
- des attentes de vos participants et si vous y avez répondu
- des supports de communication que vous avez utilisé et ce qui a fonctionné
- des coûts financiers (budget) respectés ou pas
Comment analyser un événement : l’organisation en amont
Une organisation fluide en amont permet de réduire le stress le jour J. Pensez à noter dans votre outil de gestion de projet chaque étape ou remplissez un excel/google csv :
- Quelle étape a été la plus énergivore ?
- Quelle étape aurait pu être déléguée (bénévoles ou freelance ou prestataires) ?
- Avez-vu eu assez de ressources matérielles et humaines en amont ?
- Avez-vous pensé à tout ?
- Avez-vous rencontré des difficultés en terme de délai ?
- …etc
L’organisation le jour J
Que ce soit des ateliers, une conférence, du live streaming, un spectacle culturel ou un festival, listez les animations et / ou intervenants afin de vous souvenir pour les prochaines éditions des points bloquants rencontrés. Faites la même chose avec vos prestataires.
Mettez par écrit le nombre de bénévoles et leurs postes, et si cela était suffisant, ainsi que le matériel à disposition. Avez-vous manqué de chaises, de place, d’installations particulières.
Si votre événement a eu lieu dans un endroit public, listez également les points positifs et négatifs rencontrés le jour J. Cela vous permettra de négocier l’année prochaine ou de changer de lieu.
Les attentes de vos participants sont-elles comblées ?
Pour évaluer ce point, la méthode la plus facile reste le questionnaire de satisfaction post-événement. Sous forme de google doc, envoyez à la base de données des participants une enquête pour récolter leur feedback. Précisez que dans un but constant d’amélioration, vous souhaitez récolter les avis autant positifs que négatifs.
Vous pouvez demander à vos participants de noter sur 5 par exemple :
- la signalétique,
- la communication faite en amont,
- le lieu,
- les installations sur site (toilettes, circulation..)
- les horaires,
- les prestations… .
N’hésitez pas à leur demander s’ils recommanderaient votre évènement (ils pourront devenir vos ambassadeurs sur les prochaines dates ou leur proposer de s’abonner à votre newsletter pour les tenir informés).
Interrogez votre équipe en interne
Votre équipe est aussi importante, en plus des remontées d’informations du questionnaire, n’oubliez pas de demander le ressenti de votre équipe, de ceux qui ont été au contact du public, comme ceux qui ne l’ont pas été. La charge de travail, les missions, le temps consacré, les outils internes utilisés… Ce sont des précieux feedbacks.
Les retombées médiatiques et sur les réseaux sociaux
Scrutez la presse et conservez les retours que vous y voyez. Les mots utilisés pour décrire votre évènement sont le reflet de l’organisation.
Les réseaux sociaux ont une option formidable pour jauger si votre événement a fait le buzz : le #.
Que ce soit pour Instagram, Tiktok, Youtube ou snapchat, vous pouvez écrire # + le nom de votre événement.
Vous verrez ainsi les participants qui ont parlé de votre événement, les images mises en ligne et les commentaires.
Iic un exemple avec le #festivalrockenseine
Le budget dépassé ou respecté ?
Bien évidemment, ce point reste crucial surtout lorsque l’on est une association à but non lucratif. Les dépenses doivent être maitrisées car les ressources sont plus limitées. Est-ce que votre événement était réalisable ? avez-vous été (trop) ambitieux ou au contraire vous avez maitrisé à la lettre le budget ?
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Et pour fluidifier les entrées le jour J, une application de scan est incluse !
L’intérêt de dresser le bilan de votre événement et apprendre à réduire les coûts
Vous l’aurez compris, tout l’intérêt d’une bonne gestion d’un événement repose sur votre capacité à anticiper, comprendre et analyser les raisons de réussites ou non de ce dernier. Pour cela compter sur les nombreux outils numériques à votre disposition, Demandez du soutien à vos équipes, demandez l’avis à chaud des participants, notez le tout et apprenez de vos événements. Vous pouvez dès maintenant commencer à préparer les outils d’évaluation de vos événements et nous espérons vous avoir permis d’améliorer votre organisation afin de concevoir vos événements de la meilleure des façons.
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