Le budget prévisionnel est un document incontournable et un outil indispensable pour anticiper les dépenses et les recettes d’une association et pour obtenir des financements.
Un budget prévisionnel permettra de répondre à certaines interrogations vis-à-vis de votre projet associatif : quel est votre objectif ? Quels sont les moyens et besoins pour réaliser ce projet ? Quelles actions doivent-elles être menées ?
Pourquoi faire un budget prévisionnel pour mon association ?
Obligatoire ou facultatif ?
La rédaction d’un budget prévisionnel est facultative. En effet, la loi de 1901 ne l’impose pas. Toutefois, dans certaines conditions, le budget prévisionnel sera obligatoire :
- si les statuts de l’association le prévoient
- si la structure de l’association prévoit des clauses statutaires particulières
- les associations qui sont reconnues d’utilité publique et qui ont des obligations comptables légales.
De plus, bien qu’il ne soit pas obligatoire, le budget prévisionnel sert de support lors de demande de subventions.
Un outil de suivi interne et externe
Le budget est un élément clé dans l’obtention de subventions et de financements. Ainsi, il n’est pas rare que des investisseurs vous demandent votre budget prévisionnel affichant un certain sérieux de votre part.
De plus, un budget prévisionnel tenu à jour vous permet de balayer d’un seul coup d’œil l’état de ce qui est passé, à prévoir et à venir. C’est un outil qui peut être partagé en interne par les membres clés de l’association qui tiennent régulièrement à jour le flux.
Comment réaliser un budget prévisionnel
S’outiller d’un tableur
Première étape à franchir pour la mise en place du budget prévisionnel de votre association : la préparation du tableur. En effet, le tableur est un outil qui peut vous faire gagner du temps dans l’accomplissement de cette tâche qui se révèle longue et fastidieuse. Le choix du format est d’ailleurs libre, même s’il est fortement conseillé de recourir à un tableur informatique, soit dématérialisé.
Le format dématérialisé est beaucoup plus facile à conserver. De même, la communication de ce document comptable pourra s’opérer plus facilement et plus rapidement par voie électronique. Permettant d’insérer des formules de calcul automatique, un tableur (Excel ou autre) permet en outre de modifier ce document. Mais également de réutiliser ce dernier chaque année une fois le modèle créé.
Voici une liste non exhaustive de tableurs accessibles sur internet :
- Excel -Microsoft, logiciel payant
- Google Sheet – gratuit accessible via une adresse email gmail.fr / gmail.com
- Onlyoffice – logiciel en ligne gratuit
- Zohosheet – logiciel gratuit en ligne qui demande une inscription sur leur site
Chiffrer votre tableur
Concrètement, pour préparer votre tableur, procédez comme suit :
- Prévoyez une feuille pour la projection financière globale annuelle et une autre pour chaque projet que votre organisme associatif va entreprendre au cours de l’année.
- Sur chaque feuille, insérez deux colonnes : une pour les dépenses et une autre pour les recettes.
- Il convient aussi d’intégrer dans chaque colonne une version pessimiste, une version plus réaliste et une version optimiste des chiffres prévisionnels.
- En plus des colonnes dédiées aux charges prévisionnelles et aux ressources projetées, insérez également une colonne qui correspond aux chiffres réels. Vous devez dès lors la remplir au fur et à mesure des dépenses et recettes réalisées.
- Pour finir, enregistrez la fonction SOMME pour l’addition automatique des montants des postes budgétaires. Et ce, pour chaque total et sous-total.
Lister les dépenses
Pour connaître avec précision le montant des sommes qui entrent en jeu dans le cadre de son fonctionnement et de l’accomplissement de ses actions, une association peut se baser sur le budget de l’année précédente qui a fait l’objet d’un ajustement au cours de l’exercice. Toutefois, certaines dépenses seront de l’ordre de l’anticipation et de la prévision.
Ainsi, dans les dépenses connues, une idée non exhaustives de frais :
- Les frais et les rémunérations : les salaires des dirigeants,
- Les frais fixes : les salaires des salariés,
- les frais relatifs aux locaux (loyers + frais),
- le cas échéant, le montant des impôts.
Concernant les frais à budgéter, pensez aux frais fixes:
- frais évènementiels (prestataires, ménage de salle, location événementielle…)
- frais relatifs à la gestion quotidienne de l’association (petit matériel, logiciels internet…),
- frais de déplacement et kilométriques.
Essayez d’anticiper au maximum, demandez des devis et n’hésitez pas à solliciter votre réseau et la communauté associative (par exemple le Groupe des Assos sur Facebook).
À noter qu’il est crucial de créer un poste pour les contributions volontaires en nature (bénévolat, mise à disposition de matériel ou de locaux à titre gracieux…). Cela permet en effet d’évaluer les économies réalisées par l’association.
Pour parer à toute mauvaise surprise, il est recommandé de mettre une ligne « Dépenses imprévues » à hauteur de 5% du montant total des charges prévisionnelles.
Lister les recettes
D’autre part, il s’agira de déterminer les recettes. Dans ce cas, l’organisme à but non lucratif doit d’abord définir ses besoins financiers. Ensuite, il fixera les moyens de les couvrir en envisageant diverses formes de financement :
- Les cotisations des membres adhérents (reportez-vous pour le tarif aux statuts ou lors de l’assemblée générale),
- les subventions publiques,
- les dons privés (mécénat d’entreprise) ou de particuliers,
- via l’autofinancement : l’organisation d’événements ponctuels, tombola, cagnotte, boutique en ligne…
L’appréciation du résultat
En général, il convient de faire un budget prévisionnel équilibré. Autrement dit, le montant total des recettes doit correspondre à celui des dépenses. Dans le cas contraire, deux situations peuvent se présenter :
- Le budget prévisionnel d’association est excédentaire. Les statuts peuvent alors prévoir les modalités d’affectation du résultat positif.
- Le budget prévisionnel d’association est déficitaire. Dans cette situation, les dirigeants doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour rétablir l’équilibre budgétaire. Par exemple, en attirant davantage de bénévoles, en envisageant une réduction des charges et en effectuant une recherche de financement (appel aux dons, demande de sponsoring…).
Bon à savoir
Si l’association demande des subventions, un budget prévisionnel excédentaire peut réduire ses chances d’obtenir le financement souhaité auprès de l’institution sollicitée.
